3.2. Характеристика информационного обеспечения.

Информационное обеспечение - это совокупность методов и средств по размещению и организации информации в АИС при ее функционировании.

Основное назначение информационного обеспечения - своевременно выдавать системе управления достоверную информацию, необходимую и достаточную для принятия управленческих решений.

Основные элементы информационного обеспечения представлены на рис.6.

ВНЕМАШИННОЕ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ВНЕМАШИННАЯ

ИНФОРМА-

ЦИОННАЯ

БАЗА

СРЕДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ ВНУТРИМАШИННОЙ

ИБ

ВНУТРИМАШИННАЯ

ИНФОРМА-ЦИОННАЯ

БАЗА

СОСТАВ ИНФОРМАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ

ВНУТРИМАШИННОЕ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ВНЕМАШИННАЯ

ИНФОРМА-

ЦИОННАЯ

БАЗА

Рис.6. Состав информационного обеспечения

Оперативная информация относится к классу условно-переменной информации и вводится всякий раз при очередном решении задачи. Она отражает значения параметров производства к моменту решения задачи и ее состав зависит как от особенностей системы учета, так и от специфики самих решаемых задач.

Экономическая информация имеет дискретный характер, то есть может быть структурирована и представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации.

Важнейшими видами структурных единиц информации являются:

• реквизит – простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику сущностей (объекта, процесса и т.п.) предметной области;

• составная единица информации – логически взаимосвязанная совокупность реквизитов;

• показатель – минимальная составная единица информации, сохраняющая информативность;

• документ – составная единица информации, которая представлена на бумажном носителе и имеет самостоятельное значение.

Реквизит-признак содержит качественную характеристику сущности, позволяющую выделить (идентифицировать) объект из множества различных объектов.

Реквизит-основание содержит количественную характеристику объекта, определяющего его состояние.

Реквизиты-основания имеют, как правило, числовое значение, а реквизиты-признаки – символьное представление (буквенно-цифровое).

Нормативно-справочная информация носит условно-постоянный характер и многократно используется при решении различных задач. Она заимствуется из нормативных документов и справочников. К ней относится информация:

• нормативная (нормы затрат материалов и трудовых ресурсов),

• планово-договорная (плановые показатели работы предприятий и их подразделений),

• справочно-табличная (справочные данные по персоналу, по характеру выполнения работ и т.д.),

• расценочная (цены на материалы, готовую продукцию, расценки и т.д.),

• регламентирующая (данные о правовых и должностных обязанностях персонала предприятия).

• постоянно-учетная (данные о фактическом состоянии отдельных ресурсов или элементов производственно-хозяйственной деятельности предприятия).

Унифицированные документы представляют собой набор форм:

• формы организационно-распорядительной информации в соответствии со стандартами. Эти формы включают в себя три типа документов: организационные (уставы, инструкции, правила), распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, решения), справочно-информационные (письма, справки, протоколы, акты);

• формы установленной отчетности, направляемой в вышестоящие организации (например, формы бухгалтерской отчетности),

• формы установленной отчетности, подготовленные для внутрисистемного использования ( например, формы отчетов для отдела труда и заработной платы).

Классификаторы информации служат для унификации применяемых наименований и обозначений с целью их однозначного толкования. В основе любого классификатора лежат признаки различия или сходства рассматриваемых объектов - основания классификации. Исходя из этих признаков, происходит разбиение совокупности на группы, т.е. осуществляется классификация. Совокупность правил распределения оснований классификации образует систему классификации. В результате применения некоторой системы классификации создается классификатор - систематизированный свод наименований или обозначений.

Система классификации должна обеспечивать:

• достаточную емкость, позволяющую вместить все множество классифицируемых объектов,

• гибкость, позволяющую расширять это множество без нарушения структуры этой классификации,

• глубину, позволяющую учитывать дополнительные признаки различия,

• возможность сопряжения с другими классификациями,

• простоту ручного и автоматизированного ведения классификатора.

Различают иерархическую, фасетную и дескрипторную системы классификации.

Иерархическая система классификации строится следующим образом:

• исходное множество элементов составляет 0-й уровень и делится в зависимости от выбранного квалификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень,

• каждый класс 1-го уровня в соответствии со своим характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень

• каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень, и т.д.

Количество уровней классификации, соответствующее числу признаков, выбранных в качестве основания деления, характеризует глубину классификации.

Примером иерархической системы является классификация видов информационного обеспечения, представленная на рис.9.

Достоинства иерархической системы классификации:

• простота построения,

• использование независимых классификационных признаки в различных ветвях иерархической структуры.

Недостатки иерархической системы классификации:

• жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки,

• невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков

Фасетная система классификации в отличие от иерархической позволяет выбрать признаки классификации независимо друг от друга. Признаки классификации называются фасетами. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Причем значения в фасете могут располагаться в произвольном порядке, хотя предпочтительнее их упорядочение.

Процедура классификации состоит в присвоении каждому объекту соответствующих значений из фасетов. При построении фасетной системы классификации необходимо, чтобы значения, используемые в различных фасетах, не повторялись. Фасетную систему классификации легко можно модифицировать, внося изменения в конкретные значения любого фасета.

Достоинства фасетной системы классификации:

• возможность создания большой емкости классификации, т.е. использования большого числа признаков классификации и их значений для создания группировок,

• возможность простой модификации всей системы классификации без изменения структуры существующих группировок.

Недостатком фасетной системы классификации является сложность ее построения, так как необходимо учитывать все многообразие классификационных признаков.

Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.

Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем:

• отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов,

• выбранные ключевые слова и словосочетания подвергаются нормализации, т.е. из совокупности синонимов выбирается один или несколько наиболее употребимых,

• создается словарь дескрипторов, т.е. ключевых слов и словосочетаний, отобранных в результате процедуры нормализации.

Между дескрипторами устанавливаются связи, которые позволяют расширить область поиска информации. Связи могут быть трех видов:

• синонимические, указывающие некоторую совокупность ключевых слов как синонимы,

• родо-видовые, отражающие включение некоторого класса объектов в более представительный класс,

• ассоциативные, соединяющие дескрипторы, обладающие общими свойствами.

Каждому объекту в классификаторе присваивается шифр в соответствии с принятой системой кодирования. Цель кодирования - представить идентификатор в более компактной и удобной форме, чем его полное наименование. Наиболее важными свойствами системы кодирования являются:

• полнота, позволяющая охватывать все множество рассматриваемых объектов,

• унифицированность, обеспечивающая единство шифров всех группировок,

• однозначность, сохраняющая уникальность идентификатора, представленного шифром,

• дешифруемость, позволяющая обрабатывать шифры независимо от их семантики,

• избыточность и гибкость, дающие возможность расширения изменений в наборе шифров без нарушения структуры классификации.

Кодирование учетных номенклатур для машинной обработки учетной информации необходимо в первую очередь потому, что ЭВМ гораздо производительнее и эффективнее оперирует сокращенными цифровыми и алфавитными или алфавитно-цифровыми обозначениями позиций учетных номенклатур. Поэтому при выборе системы кодирования желательно иметь шифры минимально возможной длины, в то же время сохраняя их информативность, то есть возможность достаточно простого сопоставления шифра с полным наименованием объекта.

Существует четыре основных системы кодирования (рис.7). Две из них относятся к классификационным системам, две - к регистрационным. Классификационные системы предполагают предварительное проведение классификации объектов. Иерархической системе классификации соответствует последовательная система кодирования. Такая система обладает хорошей информативностью, но шифры имеют большую длину и сложную структуру, в связи с чем ее используют в системах с небольшим изменениям шифров, например, в классификаторах отраслей народного хозяйства, органов государственного управления и т.д.

СИСТЕМЫ КОДИРОВАНИЯ

Классификационные

Регистрационные

Параллельная

Последовательная

Серийно-порядковая

Порядковая

Рис. 7. Основные системы кодирования

Параллельная система кодирования, называемая также разрядной или позиционной, соответствует фасетной системе классификации. В этом случае для кодирования отдельных признаков классификации выделяются определенные разряды кода. Эта система используется при кодировании материальных ценностей, готовой продукции и т.д.

Примером последовательной системы кодирования является кодирование статей государственного бюджета Российской Федерации. В основу системы кодирования положена иерархическая бюджетная классификация. Код статьи бюджета "Налоги на прибыль предприятий и организаций-нерезидентов" 1010101 означает, что эта статья относится к подгруппе "Налоги на прибыль предприятий и организаций" (1010100), группы "Налоги на прибыль, прирост капитала" (код 1010000), группы класса "Налоговые доходы" (код 1000000), которая в свою очередь, включена в раздел "Доходы бюджета".

Примером параллельной системы кодирования является формирование идентификационного номера предприятия, используемого предприятиями или физическими лицами, осуществляющими перемещение товаров через таможенную границу РФ и оформляющие с этой целью грузовую таможенную декларацию (ГТД). В этом случае идентификационный номер формируется по следующей схеме:

99 - 9999 / 99999999

__ ____ ________

Элемент N 1 2 3 , где

• элемент 1 - двухзначный цифровой код категории предприятия, организации учреждения или физического лица, который проставляется в соответствии со специальной кодировочной таблицей,

• элемент 2 - четырехзначный код автономной республики, края, области, района, входящих в РФ, которые приводятся в соответствии с Общероссийским классификатором (ОКАТО),

• элемент 3 - восьмизначный код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

Порядковая система кодирования относится к классу регистрационных систем и является наиболее простой. В этом случае объектам присваиваются последовательные номера. Шифры порядковой системы имеют малую длину, но не содержат никаких сведений об объекте. Ее используют при малом числе объектов и одном классификационном признаке, например, при кодировании категорий работников, видов норм времени и расценок, принадлежностей деталей и узлов. Примером такой системы является кодирование счетов бухгалтерского учета в Плане счетов.

Серийно-порядковая система также относится к регистрационным системам. Она используется при наличии двух и более классификационных признаков, например, при кодировании видов оплати удержаний, структурных подразделений, поставщиков и покупателей предприятия и т.д. В этом случае для кодирования каждого признака выделяется серия номеров, присваиваемых аналогично порядковой системе. Так, при кодировании статей баланса коды от 001 до 360 относятся к статьям, включенным в актив баланса предприятия, а начиная с 400 по 780 - к статьям пассива.

Разработка классификаторов для конкретной системы учета должна осуществляться на основе единых классификаторов, утвержденных как отраслевые или общесоюзные. Если по обоснованным причинам это неприемлемо, то разрабатывают локальные классификаторы.

Примерами общероссийских классификаторов являются:

• общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО),

• общероссийский классификатор органов государственного управления (ОКОГУ),

• общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления и населенных пунктов (ОКАТО),

• Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ),

• Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС),

• общероссийский классификатор продукции (ОКП),

• товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД),

• классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ЕСКД),

• общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг" (ОКВЭД) и другие.

Внутримашинное информационное обеспечение включает информационную базу на машинном носителе и средства ее ведения. К внутримашинной информационной базе относится база данных, структура которой отображает модель логически невзаимосвязанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинном носителе. данных конкретной предметной области, а также независимые информационные массивы. Независимыми массивами с файловой структурой могут быть первичные массивы, формируемые непосредственно с документов на этапе предпроектной обработке. Такие массивы после проверки их корректности и устранения ошибок далее могут быть загружены в базу данных.

Технологические инструкции предназначены для обеспечения процессов создания информационной базы на машинном носителе и ее эксплуатации. В них должна определяться технология всех необходимых процессов по созданию информационной базы и ее ведению на машинном носителе. Это могут быть инструкции по вводу и контролю данных с первичных документов, инструкции по загрузке базы данных и ее корректировке.

В зависимости от используемых программных средств информационная база и средства ее организации имеют свои особенности.