2.2. Выбор стратегии автоматизации.

Стратегия автоматизации включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие компоненты:

• цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой они будут автоматизированы,

• способ автоматизации - по участкам, направлениям, комплексная автоматизация,

• долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стандартов, которых придерживаются на предприятии: типы стандартов на оборудование и программное обеспечение. Перечень поставщиков и производителей базовых аппаратно-программных средств, на использование продукции которых ориентировано предприятие, перечень продуктов и линий продуктов, которые используются или которые предполагается использовать в области автоматизации,

• ограничения: финансовые, временные и т.п.,

• условия, при которых производится ревизия плана,

• процедура и управление изменением плана.

Стратегия автоматизации, в первую очередь, должна соответствовать приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса предприятия. Автоматизация – это один из способов достижения стратегических бизнес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Стратегия автоматизации должна быть согласована по срокам и целям со стратегией организации в целом (миссией, направлениями и моделью бизнеса).

Различают следующие способы автоматизации.

1. Кусочная («лоскутная») автоматизация. Она определяется сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. Например автоматизация выписки накладных на складе или расчета заработной платы в бухгалтерии.

С одной стороны, кусочная автоматизация имеет несомненные преимущества, поскольку нормализуется работа предприятия, большинство рутинных операций начинает выполняться автоматически, появляется возможность не только учитывать, но и прогнозировать, смотреть вперед. Кроме того, кусочная автоматизация проводится в кратчайшие сроки и не требует больших единовременных финансовых затрат. Вместе с тем, после ее проведения можно столкнуться с ситуацией, когда в бухгалтерии стоит одна программа, на складе - другая, а менеджеры выписывают счета и накладные покупателям с использованием третьей. Некоторые участки уже автоматизированы, а на других работа ведется вручную. При этом одну и ту же информацию нередко приходится заводить в компьютер и обрабатывать несколько раз, часто данные не стыкуются, и требуется время для их проверки.

2. Автоматизация по участкам. Производится автоматизация отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку, например работы бухгалтерии предприятия. Этот подход используется в следующих случаях:

• инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задач автоматизации в полном объеме,

• существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например, за счет сокращения численности персонала,

• технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем.

3. Автоматизация по направлениям. Принципиальное отличие от предыдущих подходов состоит в участии в процессе автоматизации всех подразделений предприятия, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Например, автоматизация управления финансами предприятия, управления сбытом. Этот подход может использоваться как первый шаг в направлении создания комплексной автоматизированной системы управления предприятием.

4. Комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия

При таком подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники складов, кладовщики, кадровые службы и прочие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия.

Основными преимуществами комплексной автоматизации являются следующие:

• оптимизация бизнес процессов предприятия

• автоматизация документооборота предприятия,

• ликвидация внутрифирменных барьеров,

К недостаткам комплексных систем относятся:

• чрезвычайно высокая стоимость;

• сложность и большой срок внедрения;

• необходимость переобучения значительной части персонала;

• потребность в постоянном присутствии квалифицированных специалистов в области информационных технологий для обеспечения бесперебойной ра­боты системы, а следовательно, и всего предприятия.

В табл. 4 приведен сравнительный анализ последствий внедрения комплексной интегрированной автоматизированной системы.

Целесообразность выбора одного из названных возможных путей проведения автоматизации - «по частям» или «все сразу» зависит от конкретных условий. Такими факторами обычно являются:

• степень внутренней готовности предприятия к внедрению новых методов работы и его финансовые возможности. При всех их достоинствах комплексные информационные системы обходятся довольно дорого. Стоимость таких программ составляет от 1000 долларов за каждое рабочее место, и это еще без учета затрат на внедрение,

• даже если соответствующие финансовые возможности и имеются, для руководителя экономическая целесообразность таких больших затрат может оказаться неочевидной,

• внедрение комплексной системы - довольно продолжительный процесс, а результаты зачастую требуются немедленно.

Если предприятие не может сразу внедрить комплексную систему автоматизации финансово-хозяйственной деятельности или ее использование признано нецелесообразным, можно и нужно автоматизировать отдельные участки. Однако следует иметь в виду, что очень желательно сразу выбрать правильную для предприятия стратегию и потом последовательно ее придерживаться.

К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации, являются следующие:

• финансовые - величина инвестиций, которые предприятию необходимо сделать в развитие автоматизации,

• временные – связанные со сменой технологий основного производства, ры-

ночной стратегией предприятия, государственным регулированием экономики,

• связанные с влиянием человеческого фактора – корпоративная культура, выраженная в отношении персонала к автоматизации, особенности рынка труда например. отсутствие необходимых специалистов), трудового законодательства (например, проблемы увольнения персонала, высвобождающегося в процессе автоматизации),

• технические – реальные возможности предприятия, например, отсутствие помещений для размещения техники, ограничения на использование определенного вида оборудования и т.п.

Разрабатывая стратегию автоматизации, следует определиться, какими силами она будет осуществляться – собственными силами или путем привлечения внешних разработчиков. Основные преимущества внешнего разработчика состоят в следующем:

• профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих "живых" систем, которые ему пришлось автоматизировать.

• реализм. Разработчик должен отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и времени на нереализуемые проекты.

• ответственность. Внешний разработчик несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме (в отличие от собственного разработчика).

• экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические наработки. На ос­нащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств. Поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и разовом ее характере на данном предприятии разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным.

Таблица 4.

Сравнительная характеристика достоинств и недостатков комплексной автоматизации

	Эффект	Затраты и потери
Прямой эффект	повышение точности финансовой и оперативной отчетности (улучшение управления предприятием) уменьшение потерь вследствие улучшения оперативного учета уменьшение бухгалтерского персонала и, следовательно, снижение фонда зарплаты снижение затрат на проведение аудита	стоимость программы стоимость проекта внедрения стоимость гарантийного обслуживания стоимость текущих консультаций стоимость обучения сотрудников стоимость нового компьютерного оборудования, его установки и поддержки зарплата специалистов, которые будут поддерживать систему
Косвенный эффект	оптимизация технологических процессов оптимизация товарно-материальных потоков оптимизация информационных потоков оптимизация финансовых решений	некоторая потеря менеджерами способности принимать решения в условиях недостаточности оперативной информации снижение значение опыта и интуиции менеджера в принятии управленческих решений увеличение затрат на проекты расширения и реструктуризацию в связи с необходимой модернизации АИС
Временной фактор	экономится время на получение информации, необходимой для анализа бизнеса уменьшается время, необходимое для обработки некоторых документов уменьшение затрат времени на обмен учетной информацией внутри компании	проект внедрения системы занимает продолжительное время (от месяца до года), в течение которого на бухгалтерию компании ложится значительная дополнительная нагрузка обработка мелкой стандартной документации в целом станет занимать немного больше времени, чем при оформлении вручную

Итак, у предприятия есть выбор из шести основных вариантов решений, как информатизировать свою деятельность с помощью средств и услуг, предлагаемых рынком информатизации:

• разработка информационной системы силами сотрудников предприятия, для чего необходимо наличие собственных квалифицированных специалистов или целых подразделений;

• приобретение отдельных модулей программно-аппаратных средств на рынке средств информатизации, самостоятельное построение и внедрение информационной системы;

• обращение к предприятиям – системным интеграторам, которые консультируют заказчика по выбору средств информатизации, приобретение отдельных модулей программно-аппаратных средств и самостоятельное построение информационной системы необходимой конфигурации;

• обращение к консалтинговым (консультационным) компаниям, которые при создании больших комплексных проектов, осуществляемых несколькими или многими исполнителями - системными интеграторами, консультируют выполнение законченного проекта, приобретение и освоение программно-аппаратных средств и построение информационной системы необходимой конфигурации; ответственность за проект обычно принимает на себя предприятие - системный интегратор;

• возможен вариант сотрудничества, при котором предприятие - системный интегратор не только создает систему, но и берет на себя настоящий сервис: устраняет все неприятности критических ситуаций в течение согласованного с заказчиком времени;

• выполнение проектов информационных пакетов и предоставление услуг по обслуживанию программно-аппаратных средств специализированными комплексными независимыми организациями и персонами, наиболее эффективно решающими общие и частные информационные проблемы.

Последний подход получил специальное название аутсорсинг (откачка средств). Содержательно термин аутсорсинг определяет такую методологию работы, когда предприятие все заботы по аппаратно-программному комплексу возлагает на внешнюю организацию, а само только пользуется информацией этого комплекса. По договору и заданиям предприятия внешняя организация устраняет любые неполадки и при необходимости проводит модернизацию.

Основными критериями выбора системы являются следующие:

• функциональные возможности - соответствие автоматизированной системы тем основным бизнес-операциям, которые существуют или планируются к внедрению в организации,

• совокупная стоимость владения или ТСО (Total Cost of Onership) –сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла системы,

• перспективы развития, поддержки и интеграции – они определяются поставщиком системы и тем комплексом стандартов, которые заложены в систему,

• технические характеристики – архитектура системы, масштабируемость, надежность, способность к восстановлению при сбоях оборудования, наличие средств архивации и резервного копирования, средства защиты от преднамеренных и непреднамеренных технических нападений, поддерживаемые интерфейсы для интеграции с внешними системами и т.п.

В табл.5 приведены примеры современных АИС, которые разбиты на четыре группы. К группе локальных систем отнесены системы, которые предполагают локальное использование (на отдельном компьютере), либо использование в небольшой сети. Системы малого и среднего класса отличает глубина и широта охвата. Это, как правило, учетные системы, позволяющие вести учет по многим или некоторым направлениям: финансы, логистика, персонал, сбыт. Они нуждаются в настройке и в обучении пользователей. Системы высшего класса отличаются высоким уровнем детализации хозяйственной деятельности предприятий. Они обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами предприятия. При внедрении этих систем производится моделирование существующих бизнес-процессов и настройка параметров системы под требования бизнеса.

Таблица 5.

Примеры автоматизированных информационных систем

Локальные системы	Малые Интегрированные системы	Средние Интегрированные системы	Крупные Интегрированные системы
1-C БЭСТ Инотек ИНФИН Инсофт Супер-Менеджер Турбо-Бухгалтер Инфо-Бухалтер	Concord Exact NS-2000 Platinum PRO/MIS Scala SunSystem БОСС-Корпорация Галактика Парус Ресурс Эталон	JD Edwards (Robertson & Blums) MFG-Pro (QAD/BMS) SystLine (COKAП/SYMIX)	SAP/R3 (SAP AG) Baan (Baan) BPCS (ITS/SSA) Oracle Applications (Oracle)

Сопоставительные сведения относительно характеристик различных типов систем приведены в табл. 6.

Таблица 6.

Характеристика различных типов информационных систем

	Локальные Системы	Малые итегрированные системы	Средние итегрированные системы	Крупные Итегрированные системы
Внедрение	Простое, коробочный вариант	Поэтапное или коробочный вариант Более 4-х месяцев	Только поэтапное, более 6-9 месяцев	Поэтапное, сложное, более 9-12 месяцев
Функциональная полнота	Учетные системы (по направлениям)	Комплексный учет и управление финансами	Комплексное управление: учет, управление, производство
Соотношение затрат: Лицения/ Внедрение/ Оборудование	1/0,5/2	1/1/1	1/2/1	1/1-5/1
Ориентирововочная стоимость	1-50 тысяч долларов США	50-300 тысяч долларов СЩА	200-500 тысяч долларов США	500 тысяч и более миллиона долларов США

В заключении следует отметить, что конкретные решения для каждого предприятия должны вырабатываться с учетом целей, поставленных его руководством, размера предприятия, отраслевой специфики, традиций и финансовых возможностей. Главное, что подготовку нужно начинать до выбора и тем более, до начала внедрения программного продукта. Только хорошо подготовленная и тщательно спланированная автоматизация позволяет полностью достичь ожидаемых результатов.