1.2. Предприятие как единое информационное пространство

Имеющаяся на предприятии информация хранится в разных информационных системах и на разных носителях: как электронных, так и бумажных. Термин «единое информационное пространство» используется для обозначения такого порядка представления, хранения информации и доступа к ней, при котором любые сведения, имеющиеся на предприятии, могут быть получены по запросу в различных срезах и сочетаниях.

Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач:

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме – эффективный бизнес, в государственном предприятии – решение социальных и экономических задач.

2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. Производство качественной и систематизированной информации.

Построение информационной системы должно начинаться с анализа структуры управления организацией. Она традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический (см. рис.3).

К высшему (стратегическому) уровню относятся высшая администрация фирмы, руководство отделений, главные специалисты предприятия. Они определяют кратковременные и долговременные цели компании, материальные, трудовые и финансовые ресурсы, необходимые для достижения целей, тактику и стратегию, позволяющие наилучшим образом использовать эти ресурсы. Основная задача работников данного уровня состоит в стратегическом планировании деятельности фирмы на рынке и координации внутрифирменной тактики управления.

К среднему уровню управления относятся начальники служб, отделов, цехов, начальники смен и участков, научные сотрудники и т.п. Они должны получить необходимые ресурсы и поставить их под контроль с тем, чтобы выполнить сформулированные задачи, т.е. их основная задача состоит в тактическом управлении фирмой при реализации основных функций в заданной сфере деятельности.

К нижнему (операционному) уровню относятся исполнители и менеджеры низшего звена (мастера, бригадиры, инженеры, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.) Они осуществляют конкретные виды деятельности, т.е. непосредственно отвечают за производство продукции, выпуск товаров и оказание услуг. Их основная задача состоит в оперативном реагировании на изменение ситуации.

У РОВНИ УПРАВЛЕНИЯ

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ

СТРАТЕГИЯ

ПЛАНЫ

БЮДЖЕТЫ

ЗАДАЧИ

ДОХОДЫ

ИЗДЕРЖКИ

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ (ТАКТИЧЕСКИЙ)

ПРИБЫЛЬ

ГРАФИКИ

СТАНДАРТЫ

Т

ОПЕРАТИВНЫЙ (ОПЕРАЦИОННЫЙ)

ОВАРЫ

УСЛУГИ

ВЫПОЛНЕНИЕ

Рис.3. Основные задачи трех уровней управления

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные. Структурированная задача - задача, в которой известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. Неструктурированная задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимаются человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными.

В табл.2 представлены характерные различия между уровнями управления, которые приводят к необходимости использования разной по своим характеристикам информации (см. рис.4), и как следствие - различных по своим свойствам информационных систем.

На низшем уровне менеджеры оперируют с точной информацией - состав работающих на предприятии, объем выпущенной продукции, процент износа конкретного станка и т.п. На высшем уровне информация как правило неточная - общая численность работающих в будущем квартале, объем поставок продукции на следующий год, курс доллара в следующем месяце на дату проведения расчетов в валюте. Приведенные примеры также характеризуют информацию как обращенную в будущее на высшем уровне и информацию из прошлого, регистрирующую свершившиеся факты производственной деятельности предприятия.

На низшем уровне менеджеры пользуются информацией из некоторой ограниченной области - работники отдела кадров - о кадрах, работники материальной группы бухгалтерии - о товарно-материальных ценностях, отдела труда и заработной платы - начислении заработной платы и т.п. На высшем уровне менеджеры оперируют неограниченной информацией обо всех аспектах производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Причем вся информация, необходимая для решения задач низшего уровня может быть получена на самом предприятия, информация для высшего руководства как правило черпается из внешних источников - ситуация на рынке, налоговая политика, потенциальные поставщики и покупатели продукции.

На низшем уровне информация является запрограммированной, то есть заранее известно какие сведения необходимы для решения той или иной задачи (начисления заработной платы, расчета амортизации основных средств, составления счета-фактуры и т.п.) В силу особенностей решаемых задач на высшем уровне невозможно заранее перечислить все данные, необходимые для их решения.

На низшем уровне информация детализированная, например, поименный состав работающих, инвентарные номера оборудования, расчетные счета поставщиков. Для решения стратегических задач высшего руководства информация должна быть обобщенной - общая численность работающих, структура основных средств, наименование основных поставщиков.

Таблица 2

Особенности трех уровней управления

Характеристика	Стратегический	Функциональный	Операционный
1. Планирование	Очень большое место	Меньшее место	Незначительное место
2. Контроль	Умеренное место	Большое место	Большое место
3. Временная перспектива	От года до пяти лет	До года	Конкретные задачи на ближайшее время
4. Сфера деятельности	Крайне обширная	Основные функциональные сферы	Отдельные подфункции или части задания
5 Уровень сложности	Очень сложный, со многими переменными	Менее сложный, с переменными, поддающимися определению	Простой
6. Результаты деятельности	Планы, методы, Стратегия	Графики и стандарты	Конечный продукт
7. Характер решаемых задач	Неформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации	Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты	Хорошо структурированные задачи, подлежащие точному описанию
8. Тип деятельности	Творческий подход, изобретательность, способность принимать решения в условиях неопределенности	Ответственность, способность убеждать, находить стимулы, побуждающие к выполнению работы	Работоспособность, эффективные методы, направленные на завершение дела
9. Число лиц, причастных к управлению	Незначительное	Умеренное	Большое

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ УРОВЕНЬ

неточная

неограниченная

незапрограммированая

внешняя

обобщенная

обращенная в будущее

точная

ограниченная

запрограммированая

внутренняя

детализированная

относящаяся

к прошлому

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ УРОВЕНЬ

ОПЕРАЦИОННЫЙ УРОВЕНЬ

Рис.4. Особенности информации для трех уровней управления

Информационная система создается для конкретного объекта. Эффективная информационная система принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и предоставляет каждому уровню управления только ту информацию, которая ему необходима для эффективной реализации функций управления.

Чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы, и ее роль в принятии менеджером решений.