Правила заполнения трудовых книжек

Какие-либо сокращения в записях не допускаются, в том числе «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и др. Более того, в разд. 5 Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)» приводятся примеры записей, из которых видно, что слова «пункт», «статья» «Трудовой кодекс» нужно писать полностью. Не допускается также сокращать название нашей страны «РФ». Следует писать «Российская Федерация».

Запись даты осуществляется цифровым восьмизначным способом: два знака на день, два знака на месяц и четыре знака на год, в последовательности день, месяц, год: дд.мм.гггг.

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполняется ее титульный лист. На титульном листе записываются следующие сведения о сотруднике:

• фамилия, имя, отчество;

• дата рождения (число, месяц, год);

• образование, профессия, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью записывается и дата рождения (рекомендуемый способ – словесно-цифровой). Записи делаются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета).

Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносятся на основании диплома, аттестата и т. д.

Варианты записи об образовании (п. 2.1. разд. 2 Инструкции):

• основное общее (если сотрудник окончил девять классов);

• среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);

• начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);

• среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);

• высшее профессиональное (университет, институт, академия);

• послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

• возможна запись о неоконченном образовании — на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п., также надлежащим образом заверенных

Если сотрудник еще учится, в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например, неоконченное высшее). Для этого сотрудник должен принести студенческий билет, зачетную книжку или справку из образовательного учреждения (п. 9 Правил и п. 2.1 Инструкции).

Форма трудовой книжки приведена в Приложении А.

Пример заполнения титульного листа приведен в Приложении Б.

После заполнения титульного листа указывается дата заполнения трудовой книжки (не позднее недельного срока со дня приема на работу), и сотрудник расписывается на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.) (запись должна быть разборчива), с приложением печати организации.

Все записи на последующих страницах в разделе Сведения о работе трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказами о движении кадров (о приеме, переводе или увольнении). Запись о воинской или иной службе в этом же разделе делается (п. 2.1 Правил), если сотрудник перед тем, как устроиться на работу, служил в армии, в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ или таможенных органах. Если на момент оформления книжки не предъявлен документ о воинской службе, то внесение записи производится по факту предъявления документа.

Возможные записи в графе Сведения о работе:

1. О приеме на работу после службы в армии.

2. О приеме на работу после окончания школы, колледжа, вуза.

3. О переводе в другое структурное подразделение.

4. О переводе на другую должность.

5. Об обучении.

6. О присвоении работнику нового разряда.

7. Об установлении второй и последующих профессий, специальностей или иной квалификации.

8. О работе по совместительству в текущем периоде.

9. О работе по совместительству в предшествующий период.

10. Внесение записей в случае, когда работа по совместительству становится для работника основной.

11. О переименовании организации.

12. Об увольнении по собственному желанию.

13. Об увольнении при истечении срока срочного трудового договора.

14. Об увольнении и приеме на работу в порядке перевода.

15. О прекращении трудового договора в связи со смертью работника.

16. Об исправлении ошибок, допущенных при оформлении трудовой книжки (наименование организации, должность, время приёма на работу, № приказа и др.)

17. О награждении, поощрении.

Запись о приеме на работу производится следующим образом:

В виде заголовка в графе 3 раздела Сведения о работе указывается полное и сокращенное название фирмы (строка при этом не нумеруется). Далее данные записываются в следующем порядке:

Графа 1 «№ записи»

Указывается порядковый номер записи, вносимой в раздел «Сведения о работе». Согласно п.11 Правил все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Графа 2 «Дата число/месяц/год»

Указывается дата приема на работу. Согласно п. 1.1 Инструкции записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначным числом, год - четырехзначным). Каждый элемент даты (число, месяц и год) записывается в отдельной подграфе графы 2.

Графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на дру­гую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)»

Делается запись о приёме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профес­сии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответст­вии со штатным расписанием. В случае если в соответствии с феде­ральными законами с выполнением работ по определенным должнос­тям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специа­льностей или профессий и квалификационные требования к ним долж­ны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (п. 3.1 Инструк­ции).

Графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись»

Указывается наименование документа, на основании которого внесена запись (при­каз, распоряжение или иное решение работодателя, согласно которому работник принят на работу), его дата и номер. Записи производятся без каких-либо сокращений (п. 11 Правил), не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение».

В записи об увольнении (прекращении трудового договора) указывается причина прекращения трудового договора по основаниям: инициатива работника, инициатива работодателя, обстоятельства, не зависящие от воли сторон. Затем ставится подпись руководителя фирмы или сотрудника кадровой службы; при этом должность нужно записывать полностью: не «мен. о/к», а «менеджер отдела кадров» и т.п.

Примеры записей об увольнении:

Инициатива работника (собственное желание)

Уволен(а) по собственному желанию, пункт 3 части первой ста­тьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Инициатива работника (собственное желание) по уважительной причине (в случаях, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ)

Уволен(а) по собственному желанию в связи с переводом жены (мужа) на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен(а) по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен(а) по собственному желанию в связи зачислением в высшее учебное заведение, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Соглашение сторон

Уволен(а) по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Истечение срока трудового договора

Уволен(а) в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Или:

Трудовой разговор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Перевод работника по его прось­бе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность)

Уволен(а) в порядке перевода по просьбе работника в (указыва­ется полное наименование нового работодателя), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен(а) в порядке перевода с согласия работника в (указыва­ется полное наименование нового работодателя), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен(а) в связи с переходом на выборную должность в (указы­вается полное наименование нового работодателя), пункт 5 час­ти первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя:

– ликвидация организации либо пре­кращения деятельности индивидуа­льным предпринимателем

Уволен(а) в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

– сокращение численности или штата работников организации, индивиду­ального предпринимателя

Уволен(а) в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

– несоответствие работника занимае­мой должности или выполняемой ра­боте вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной ре­зультатами аттестации

Уволен(а) в связи с несоответствием выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

– смена собственника имущества организации

Уволен(а) в связи со сменой собственника имущества органи­зации, пункт 4 части первой статьи 81 Трудового кодекса Рос­сийской Федерации

– неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание

Уволен(а) в связи с неоднократным неисполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

– однократное грубое нарушение рабо­тником трудовых обязанностей: прогул (отсутствие на рабочем ме­сте без уважительных причин в тече­ние всего рабочего дня (смены)

Уволен(а) за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой ста­тьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

– появление работника на работе в состо­янии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения

Уволен(а) за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт «б» пункта 6 части первой статьи 81 Тру­дового кодекса Российской Федерации

– разглашение охраняемой законом тайны

Уволен(а) за разглашение охраняемой законом служебной тай­ны, подпункт «в» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

– совершение по месту работы хи­щения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в закон­ную силу приговором суда

Уволен(а) в связи с совершением по месту работы хищения чу­жого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подпункт «г» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

– нарушение работником требова­ний охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия

Уволен(а) в связи нарушением требований охраны труда, по­влекшее несчастный случай на производстве, подпункт «д» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Россий­ской Федерации

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон: Призыв работника на военную служ­бу или направление его на заменяю­щую ее альтернативную граждан­скую службу

Уволен(а) в связи с призывом на военную службу, пункт 1 час­ти первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспек­ции труда или суда

Уволен(а) в связи с восстановлением на работе по решению суда другого работника, ранее выполнявшего эту работу, пункт 2 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Феде­рации

Неизбрание на должность

Уволен(а) в связи с неизбранием на должность, пункт 3 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Смерть работника

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

При увольнении в связи с переводом сотрудника к другому работодателю (ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации) в трудовой книжке указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. В этом случае решающую роль играет формулировка в заявлении работника. В заявлении может быть написано: «прошу оформить мое увольнение в порядке перевода в такую-то организацию» либо: «согласен на увольнение в порядке перевода в такую-то организацию». В зависимости от этого и в приказе об увольнении, и в трудовой книжке будет указано, что работник уволен в порядке перевода либо по просьбе работника, либо с согласия работника. В записи о приеме на новое место работы делается указание о том, что работник принят в порядке перевода.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) кадровик обязан ознакомить его со всеми произведенными за время работы в данной организации записями и получить подпись работника под ними в трудовой книжке. Причем достаточно только самой подписи и ее расшифровки.

В разд. 3 Инструкции описывается порядок внесения записи о невключении в непрерывный трудовой стаж времени работы в период отбывания наказания и о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа (например, в тех случаях, когда в период между увольнением и поступлением на работу в организацию работник стоял на учете в центре занятости, что подтверждается соответствующей справкой, либо был болен, что подтверждается справкой, выданной лечебным учреждением, с подписями лечащего и главного врачей, удостоверенными печатью, либо служил в армии, что подтверждается военным билетом).

Внесение сведений о работе на должности руководителя имеет некоторые особенности:

Руководитель акционерного общества (ЗАО, ОАО) назначается на должность собранием акционеров, решение которого фиксируется в протоколе. Также и руководитель общества с ограниченной ответственностью (ООО) назначается на должность собранием учредителей, решение которого фиксируется в протоколе. Вступая в должность, руководитель издаёт приказ о начале исполнения им трудовых обязанностей. Поэтому в трудовой книжке указываются ссылки на оба этих документа.

Приказ о назначении руководителя государственного унитарного предприятия (ГУП, ФГУП, МУП) издаёт вышестоящая организация.

Перевод на должность руководителя акционерного общества работника, ранее принятого в эту организацию осуществляется на основании решения акционеров о назначении на должность руководителя.

Примеры внесения сведений о работе приведены в Приложении В

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке формы Т-2. В ней повторяется запись, внесенная в ТрКн. Форма личной карточки утверждается Госкомстатом России.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ТК РФ). Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.

Для заверения записей можно порекомендовать использовать штампы (штамп для заверения исправлений на титульном листе, штамп с реквизитами подписи (должность и расшифровка, а для автографа оставлено место) и т.п.