Тема 6. Требования к оформлению документов, состав и правила

оформления реквизитов, требования к бланкам

Контрольные вопросы:

1. Документирование управленческой деятельности таможенных органов.

2. Требования к бланкам документов.

3. Оформление реквизитов документов.

4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов.

5. Особенности оформления и передачи телеграмм, телетайпограмм, факсограмм и телефонограмм таможенных органов.

6. Особенности автоматизации процесса документирования в таможенных органах.

Задание для практической работы:

1. Составить перечень документов, не подлежащих регистрации отделом документационного обеспечения и передаваемых в структурные подразделения по реестру; оформить образец реестра учета документов.

2. Составить примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и службой делопроизводства других структурных подразделений.

3. Оформить образцы следующих документов:

• общего бланка таможенного органа;

• бланка заказа на машинописные работы;

• бланка заказа на размножение документов;

• телетайпограммы;

• телефонограммы.

Тема 7. Организация документооборота,

контроль исполнения документов

Контрольные вопросы:

1. Особенности организации документооборота в таможенных органах.

2. Контроль исполнения документов.

3. Работа исполнителей с документами.

4. Оперативное хранение дел и документов.

Задание для практической работы:

1. Составить перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения.

2. Заполнить следующие документы:

• форму примерной сводки о документообороте таможенного органа;

• примерную форму справки о состоянии исполнения документов.

Тема 8. Организация работы ведомственного архива,

экспертиза ценности документов

Контрольные вопросы:

1. Передача дел на архивное хранение.

2. Задачи и функции архивов таможенных органов.

3. Особенности организации работы архива таможенных органов.

4. Порядок передачи архивами таможенных органов документов на государственное хранение.

5. Экспертиза ценности документов.

Темы докладов:

1. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

2. Примерное положение об архиве таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

3. Примерная должностная инструкция инспектора, ответственного за архив, отдела документационного обеспечения таможенного органа.

Задание для практической работы:

1. Оформить образцы следующих документов:

• карточки архивного фонда;

• годового плана работы архива;

• акта приема-передачи документов на государственное хранение;

• акта проверки наличия и состояния дел фонда.

Тема 9. Автоматизированные системы делопроизводства

Контрольные вопросы:

1. Особенности автоматизации делопроизводства в России.

2. Программы, входящие в состав пакета автоматизации делопроизводства Microsoft Office.

3. Файлы и документы.

4. Основные правила оптимальной организации работы с электронными документами.

Задание для практической работы:

1. По данному типу расширения файла определите к какому типу относится конкретный документ и охарактеризуйте его функциональное назначение.

2. Опишите 4 способа переключения между программами Microsoft Office.