- •Навчальний посібник
- •Навчальний посібник Допущено Міністерством культури і мистецтв України як навчальний посібник для вищих навчальних закладів культури і мистецтв
- •1. Управлінське документознавство як наукова дисципліна
- •1.1. Управлінська інформація та її потоки
- •1.2. Основні періоди розвитку управлінського документознавства як наукової дисципліни
- •1.3. Теоретичні основи управлінського документознавства
- •1.3.1. Основні поняття управлінського документознавства
- •1.3.2. Об'єкт і предмет управлінського документознавства
- •1.3.3 Завдання управлінського документознавства. Головні напрями наукових досліджень
- •1.3.4. Зв'язки з іншими галузями знань
- •Література Основна
- •Додаткова
- •Питання для самоконтролю знань
- •2. Класифікації управлінських документів
- •2.1. Диференціація управлінських документів в установі
- •2.2. Класифікації систем документації
- •2.3. Державний класифікатор управлінської документації 2.3.1. Призначення та структура дкуд
- •2.3.2. Ведення дкуд
- •Додаткова
- •Питання для самоконтролю знань
- •3. Уніфікація та стандартизація управлінської документації
- •3.1. Зміст уніфікації та стандартизації службових документів
- •3.2 Історичні витоки уніфікації документів
- •3.3. Регламентація процесів уніфікації управлінської документації
- •3.3.1. Основні напрями уніфікації управлінської документації
- •3.3.2. Уніфікація структури документа та методів контролю інформації в документах. Формуляр-зразок
- •3.3.3. Уніфікація організації тексту
- •3.3.4 Бланки документів
- •3.3.5 Державні уніфіковані системи документації
- •Література Основна
- •Додаткова
- •Питання для самоконтролю знань
- •4. Управління документацією за кордоном
- •4.1 Міжнародні організації
- •4.2. Ico 15489-2001 "Інформація та документація. Управління документацією"
- •4.3 Управління документацією в різних країнах
- •Література Основна
- •Додаткова
- •Питання для самоконтролю знань
- •Уніфікована форма довідки з місця роботи працівника архівної установи
- •Уніфікована форма інструкції і діловодства архівної установи
- •Уніфікована форма номенклатури справ архівної установи
- •8. Проектування та реалізація документальних систем
- •9. Процеси та контроль (регулювання) уд
- •10. Моніторинг та контроль (організації уд) 11. Навчання (у сфері уд)
- •Сфера (застосування)
- •4. Процеси (уд) та контроль (регулювання уд)
- •5.Моніторинг та контроль (процесів уд)
1.3. Теоретичні основи управлінського документознавства
1.3.1. Основні поняття управлінського документознавства
Як і кожна наукова дисципліна, управлінське документознавство оперує комплексом понять, що складають його терміносистему. Вони позначають об'єкти, процеси та явища, що досліджуються ним. Як вже зазначалося, управлінське документознавство зосереджує увагу на створенні та обігу в установі документів, що містять управлінську інформацію. Процес створення документів називається документуванням. Звідси документування управлінської інформації (в установі) - це створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.
7
А службовим документом, як правило, називають документ, який установа створила або отримала в процесі діяльності. Однак, серед отриманих документів слід вважати службовими тільки ті, що були в цій установі зареєстровані. Відповідно до загально-документознавчого поділу документів як засобів комунікації, службові документи, по-перше, на відміну від зовнішньо-обігових є внутрішньо-обіговими документами, тобто такими, що створюються і функціонують тільки в установі (навіть у разі пересилання документа, наприклад листа, однією установою іншій). По-друге, вони відносяться також до неопублікованих документів, тобто документів, що на відміну від опублікованих, не є виданнями чи їхніми частинами.
Службові документи належать до певного жанру чи номіналу. Жанри - це функціональні та структурно-композиційні ознаки певного твору літератури чи мистецтва (звіт про науково-дослідну роботу, монографія, хронікально-документальний фільм тощо). Номінальну характеристику мають, як правило, документи управлінські. Номінал управлінського документа - це функціональні та структурно-композиційні ознаки певного виду документованої управлінської інформації (наказ, акт, протокол тощо).
У результаті діяльності установи в ній нагромаджується певна сукупність службових документів. Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу називається документацією. Звідси словосполучення - "управлінська документація", "будівельна документація", "документація такої-то установи", "документація такого-то підрозділу (відділу, лабораторії, сектора)".
Втім, документація установи - це загальна назва сукупності всіх її службових документів. В результаті упорядкування та формування службових документів у справи в підрозділах установи організується її документаційний фонд. Цей термін можна визначити як фонд службових документів, який установа нагромадиш внаслідок діяльності, і склад та процес формування якого визначають нормативні документи. Склад та процес формування документаційного фонду в установі визначають такі нормативні документи: інструкція з діловодства, номенклатура справ, перелік документів зі строками зберігання. Це вже поняття іншої галузі знань – діловодства.
Більша частина або навіть весь документаційний фонд установи складає її управлінська документація, тобто система документації,
8
що забезпечує виконання функції управління. Під системою документації розуміють сукупність взаємопов’язаних службових документів, що застосовується у певній сфері діяльності чи галузі. У свою чергу управлінська документація установи складається зі службових документів, що належать до різних класів управлінської документації - організаційно-розпорядчих, первннно-облікових, фінансових, планових, банківських, звітно-облікових тощо Особливу увагу управлінське документознавство приділяє організаційно-розпорядчій документації, що є підсистемою управлінської документації, яка забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління.
Виконання документами, що належать до управлінської документації, функції управління, забезпечується їхньою юридичною силою. її можна і рак тукати як надану чинним законодавством властивість службового документа бути підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання та/чи управлінські функції (організаційні, розпорядчі, планування тощо). Законами та підзаконннми актами встановлюється склад ознак, за яких документ набуває юридичної сили, зокрема наявність у ньому певних реквізитів - підпису, відбитку печатки, елементів бланка тощо.
В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін "управління документацією", який можна визначити як комплекс заходів, спрямованих на реалізацію процесів створення та функціонування службових документів.
Значна частина термінів управлінського документознавства, що пов'язана з класифікуванням, уніфікацією та стандартизацією документів, наведена у наступних частинах посібника.
Всі вищезазначені терміни та їх визначення входять також у термінологію діловодства, що є сферою практичного застосування результатів досліджень у галузі управлінського документознавства. Тому вони включені до змісту проекту Державного стандарту України "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення", що розроблений на заміну ДСТУ 2732-94 з аналогічною назвою.