1.6. Типы данных ms Access

 

1. Текстовый. Алфавитно-цифровые данные (до 255 символов) 

2. Поле Mеmо.  Алфавитно-цифровые данные - предложения, абзацы, тексты ( до 64 000 символов)

3. Числовой.  Различные числовые данные (имеет несколько форматов). 

4. Дата\Время. Дата или время в одном из предлагаемых Access форматов. 

5. Денежный.  Денежные суммы, хранящиеся с 8 знаками  в десятичной части. В целой части каждые три разряда разделяются запятой. 

6. Счетчик.  Уникальное длинное целое, создаваемое Access для каждой новой записи 

7. Логический.  Логические данные, имеющие значения Истина или Ложь 

8. Поле объекта OLE.  Картинки, диаграммы и другие объекты OLE из приложений Windows 

9. Гиперссылка.  В полях этого типа хранятся гиперссылки, которые представляют собой путь к файлу на жестком диске, либо адрес в Интернете. 

Кроме вышеперечисленных типов данных в списке есть элемент Мастер подстановок, который позволяет представить значения полей в виде простого или комбинированного списка. Дополнительные свойства такого поля представлены на вкладке Подстановка окна конструктора таблиц. 

 

1.7. Определение ключевых полей

 

При создании многотабличной базы данных важно правильно определить связи между таблицами и задать ключи.

Создавая таблицы с помощью Конструктора, Access может автоматически создать первичный ключ, поставив перед первым указанным в структуре полем  поле Код и задав для него тип Счетчик. Для этого при сохранении таблицы в запросе на автоматическое определение ключа нужно ответить Да.

Но далеко не всегда такой автоматически определенный ключ бывает корректен. В большинстве случаев  ключи должен определять сам разработчик БД. Для того, чтобы определить какое-либо поле таблицы ключевым, нужно установить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку Определить ключ на панели инструментов или ввести команду Правка\Ключевое поле. После этого в строке  рядом с именем этого поля появится изображение ключа.

 

1.8. Определение связи таблиц

 

При  реализации  отношений  “один-ко-многим” и “много-ко-многим” данные  разбиваются на несколько таблиц,  определяются ключевые поля, обеспечивающие связь таблиц.  После определения структуры таблиц БД нужно указать  Access  способ, которым эти таблицы связаны.

Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис\Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных. После этого Access откроет  окно Схема данных   и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.

В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей.  Имена общих полей выделены полужирным шрифтом.  Нужно  выделить ключевое поле ключевой таблицы, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Связи.

В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы. Чтобы в связанных таблицах не нарушалась целостность данных, нужно щелкнуть по флажку Обеспечение целостности данных.  После этого Access  сделает невозможным запись в неключевую таблицу  такого значения общего поля, которого нет в таблице ключевой.

После установления целостности данных Access  включает  две дополнительные опции: Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Если выбрать  первую опцию, то при изменении какого-либо значения ключевого поля в ключевой таблице Access автоматически обновит  значения этого поля для соответствующих записей во всех связанных таблицах. Например, если у одного из студентов изменился номер зачетки в таблице Студенты, то он автоматически должен поменяться и в таблице Экзамены.

Выбор второй опции  при удалении одной из записей в ключевой таблице приведет к удалению тех записей  в таблице со стороны "много", которые имеют такое же значение ключа. Например, если из таблицы Студенты удалить запись об одном из студентов, то записи о результатах сданных им экзаменов будут удалены автоматически.

Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать.