1. Что такое Access?

Система управления базами данных СУБД Access входит в стандартный набор прикладных программ пакета Microsoft Office. Назначение данной системы это введение и обработка баз данных. Access предполагает большие возможности по работе с хранящимися базами данных, их обработке и совместном использовании, например, сортировка данных, вычисление итоговых значений, отбор данных по признаку.

Созданная база данных хранится в виде файла с расширением mbd. При запуске СУБД Access появляется меню для работы с компонентами базы данных: таблицы, формы, запросы, отчеты, о них будет рассказано далее. Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не заводить заново.

Допускается обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows, такими как рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

Лабораторная работа 6 Создание базы данных и ее редактирование

Задание 1. Запуск Microsoft Access

1. Включить компьютер и дождаться завершения загрузки Windows.

2. На панели задач Windows нажать кнопку Пуск.

3. Установить курсор на строке Программы.

4. Выбрать команду Microsoft Access.

Если Microsoft Access отсутствует в меню Программы, нажать кнопку Пуск, указать на команду Программы, затем папку Microsoft Office и выбирать команду Microsoft Access.

Задание 2. Создать базы данных

1.Запустить программу Microsoft Access.

2. В открывшемся окне диалога Создание базы данных включить переключатель Новая база данных и нажать ОК.

3. В окне Файл новой базы данных ввести имя своего файла и выбать папку для его хранения. По умолчанию файл запишется в папку Мои документы, под именем db1.mbd.

В отличии от других программ пакета Microsoft Office в Microsoft Access есть возможность создать новую папку с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов непосредственно при сохранении созданной базы данных, не обращаясь в Проводник.

4. Нажать кнопку Создать.

Задание 3. Создать таблицу в режиме - Конструктор

Таблицы - основа вашей базы данных. Именно в них хранится информация, организованная определенным образом. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Допустимое количество полей – 255, записей зависит от емкости жесткого диска.

И спользовать кнопки:

Сохранить базу данных, или ее компоненты

1. В окне базы данных выбирать тип создаваемого документа. Нажмите закладку Таблица, затем Создать.

2. В следующем окне Новая таблица предлагается режим для открытия Таблицы, выбрать Конструктор и щелкнуть по кнопке ОК.

3. В окне Конструктора ввести имена полей (т.е. заголовки вашей таблицы). Имя первого поля – Фамилия, нажать Enter, или Tab, или просто перейти мышью в окно Тип данных. Тип выбрать с помощью ниспадающего меню, по умолчанию задается Текстовый. Фамилии должны иметь текстовый тип.

4. Заполнить следующие поля

Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Дата рождения	Дата\время
Адрес	Текстовый
Телефон	Числовой

При необходимости или в случае ошибки поля можно менять местами, для этого достаточно выделить строку, и нажав кнопку мыши, перетащить ее. Для выделения строки достаточно щелкнуть по серому квадратику (области маркировки записи) расположенному слева от имени поля.

Для удаления, аналогично выделить строку и нажать клавишу Del.

5. Сохранить таблицу с помощью команд меню Файл\Сохранить, или соответствующей кнопке пиктографического меню. В окне набрать имя таблицы, например, Записная книжка и нажать ОК. На запрос на создание ключевого поля, ответить Да.

Ключевое поле – это поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам. В данной таблице в качестве ключей будут появляться номера записей.