3.1. Ведення особової справи (файлу) сім'ї

Важливе місце в соціальній роботі відведено професійним записам, які роблять соціальні працівники у ході соціального су­проводу (ведення випадку), представництва інтересів, консуль­тування та інших стратегій втручання. Записи виконують такі функції як: нагадування, виділення важливого, забезпечення від­повідальності, свідчення про виконаний обсяг роботи, допомога у плануванні робочого часу, використання в дослідженнях із со­ціальної роботи.

Записи призначені для: спостереження та навчання; накопичення інформації; особистої оцінки; планування дослідження; фінансово­го контролю; оцінки роботи організації; ідентифікації особистості.

Письмове ведення справ має на меті детальний запис проведе­ної із клієнтом роботи. Воно також дає змогу відстежити всі ета­пи роботи, а при потребі з'ясувати, де було допущено помилку.

При веденні записів слід дотримуватись таких принципів:

• слід критично ставитися до того, про що сповіщає клієнт або інші люди;

• розуміти сенс та значення, які вкладають вони у свої висловлювання;

- вміти бачити справжні проблеми клієнта за їхніми

«масками»,

• клієнт має бути впевненим, що записи не потраплять до чу­жих рук;

• записи варто погоджувати з клієнтом. Відкритість їх пози­тивно впливає на взаєморозуміння та оптимізує співпрацю;

- діяти на користь клієнта (не завдавати шкоди). Намагатися не образити клієнта (якщо ніяково писати про щось — не пишіть);

- уникати суджень, оцінок, таврування;

- слід дотримуватися розповідної форми, описового стилю, уникати професійних термінів, жаргону.

Для фіксації інформації про сім'ю, яка знаходиться під со­ціальним супроводом, а також плану роботи і висновків співро­бітники ПБО «Надії і житло для дітей» в Україні розробили файл сім'ї (структура представлена у вставці 1.1). В основу цього фай­лу, окрім досвіду соціальних працівників, які працюють з такою категорією сімей, покладено також міжнародний досвід і практи­ку роботи у цій сфері. Файл відображає чітку послідовність дій роботи із сім'єю, зважає на різні сфери життя сім'ї (документи цього файлу наведено у Додатку В).

Вставка 1.1. Особова справа (файл) клієнта ПБО «Надії і житло для дітей» в Україні

Титульна сторінка «Інформація про сім'ю»

Розділ І. Загальні відомості про сім'ю.

1. Склад сім'ї.

2. Відомості про інших родичів та соціальне оточення сім'ї.

3. Доходи сім'ї.

1.4.Список залучених спеціалістів та служб.

1.5. Житлові умови сім'ї. Майнові права.

1.6. Попередня інформація про сім'ю.

Розділ 2. Оцінка ситуації в сім'ї.

1. Перший візит в сім'ю.

2. Оцінка потреб і ресурсів сім'ї.

Розділ 3. Планування роботи і реалізація плану.

1. План роботи із сім'єю на .

1. Протокол обговорення роботи із сім'єю з іншими спеціалістами.

Розділ 4. Завершення роботи із сім'єю

Договір про співпрацю.

Додаткова інформація про сім'ю (генограма, карта соціальних контактів, копії документів тощо).

Ведення файлу сім'ї розпочинається від моменту надходжен­ня інформації про сім'ю й заповнюється протягом всього періоду роботи із сім'єю. Його слід розглядати як потужний інструмент активізації сім'ї, адже переважна частина розділів заповнюється спільно з клієнтом і дає можливість:

- допомогти сім'ї усвідомити свої сильні сторони і потреби;

- навчити сім'ю висловлювати свої потреби;

- спільно із сім'єю знаходити шляхи для вирішення проблем.

Відповідно до Закону України «Про соціальні послуги», Етичного кодексу спеціалістів із соціальної роботи України со­ціальний працівник має пам'ятати, що інформація, яка міститься в особовій справі сім'ї, є конфіденційною. Доступ до документів має сім'я, яка перебуває під супроводом, соціальний працівник, що працює із сім'єю, спеціалісти, що працюють із сім'єю, і без­посередній керівник соціального працівника.

Соціальний працівник має право використовувати інформа­цію з особової справи при представництві інтересів та прав сім'ї і дітей у державних органах влади.

Соціальні працівники, які надають допомогу сім'ям, зазви­чай ведуть документацію, що віддзеркалює етапи роботи з клієн­том, - від первинного оцінювання потреб і ресурсів сім'ї до за­вершення роботи з нею.

Професійні записи є конфіденційними і слугують потужним інструментом активізації сім'ї.