3. Характеристика документооборота на предприятии

Система документооборота в Сургутского управления технологического транспорта №3 реализована на базе системы управления предприятием «ИС ПРО» и с помощью нее решает следующие задачи:

- Обработка заявок на автотранспорт;

- Получение информации о текущем состоянии транспорта, о наличии свободных автомобилей;

- Распределение автотранспорта по полученным заявкам с автоматическим формированием путевых листов;

- Получение информации об объемах и себестоимости работ, выполненных за конкретный период, в разрезе заказов подразделений и шифров автотранспорта;

- Получение информации о плановом и фактическом расходе топлива, о времени работы автомобилей и водителей за конкретный период;

- Ведение электронной картотеки автотранспорта. Учет пробега и моторесурса техники. Планирование и учет замен шин, агрегатов и деталей автомобилей;

- Планирование и проведение технического обслуживания;

- Анализ деятельности подразделения и оперативное управление производственным процессом.

Основными первичными документами для подразделения являются заявки и путевые листы. Заявки вводятся в программу в виде заданий водителям, включающим все данные о предстоящей работе – наименование заказчика и номер заказа, вид работы, время и условия работы. Задания сгруппированы по датам и выдаются, в основном, на работы, запланированные на следующий день. По заданиям автоматически формируются путевые листы, в которые поступает вся информация из заданий. Путевые листы распечатываются по четырем формам – грузового, легкового автомобиля, автобуса, спецтехники. После заполнения заказчиками путевые листы таксируются - вводится пробег и вся выполненная работа с учетом конкретных условий (зима или лето, старая машина или новая, городской цикл или загородная трасса, работа с прицепом и т.д.). На основании введенных данных (пробег, тонно-километры, время работы спецоборудования, пробег с работающим спецоборудованием) и нормативных справочников рассчитывается расход топлива. По обработанным путевым листам формируются акты выполненных работ с бухгалтерскими проводками.

Для планирования работы транспорта используется режим «Учет работы автотранспорта», куда вносятся данные о ремонтах, ТО-1, ТО-2 , простоях. Используется возможность автоматического планирования сроков и продолжительности ТО.

Неотъемлемой частью системы документооборота на предприятии является учет производственных запасов. Он реализован в блоке «Логистика» системы «ИС-ПРО». В этом блоке осуществляется ввод приходных накладных, автоматически формируются складские ордера и приходные счета-фактуры. На основании лимитных карт формируются расходные складские ордера по выдаче на автомобили запчастей и других материалов, по которым формируются проводки, позволяющие распределить расходы по типам транспортных средств, по направлениям затрат.

Выдача топлива на автомобиль производится по ведомости либо со склада предприятия, либо от контрагента (АЗС). Расход топлива по путевому листу отражается в проводках в акте выполненных работ и относится на затраты по данному виду автотранспорта.

Документооборот на предприятии учитывает характерные особенности управления и учета на автотранспортном предприятии:

- разнообразие условий работы автотранспорта, влияющих на нормы расхода топлива, а именно, степень износа автомобиля, обкатка, учет тонно-километров, зима-лето, класс дороги, работа в тяжелых условиях, работа в карьере, частые остановки и т.д.

- разнообразие видов оплаты работы водителей;

- планирование загрузки транспорта и оперативное распределение техники по заказчикам в реальном масштабе времени;

- большое количество специфических отраслевых отчетов.

На основе обработанных путевых листов и складских система документооборота позволяет автоматически получить полную картину работы предприятия. В результате руководство видит данные о покупке, заправке и расходе ГСМ по автомобилю, группе автомобилей. Данные о пробеге автомобилей попадают в подсистему учета основных средств для использования в расчете амортизации. Данные о работе водителей используются при расчете заработной платы. Ведется учет выдачи аккумуляторов и шин, времени использования аккумуляторов и пробега шин. В результате работы получаем все данные об использовании техники (время в работе, простои, ремонт, ТО, а также невыходы, больничные и  отпуска водителей), электронную  лицевую карточку автомобиля, расчеты с дебиторами-кредиторами, учет, анализ и оптимизацию складских запасов. Система документооборота позволяет анализировать и планировать работу предприятия, позволяет понять и учесть влияние различных внешних и внутренних факторов и решений руководства на результаты работы.

Система документооборота позволяет на базе обработки первичных документов получать для каждого сотрудника информацию, необходимую для выполнения его функций, с распределением прав доступа. Данная система документооборота избавляет от многократного ввода информации, позволяет освободить персонал от рутинной работы.