3. Порядок и методика выполнения практической работы

Практическая работа выполняется в 3 этапа:

1-й этап - формирование показателей, необходимых для построения диаграммы

структуры и план-графиков расходов на развертывание бизнес-проекта;

2-й этап - построение диаграммы структуры расходов на развертывание

бизнес-проекта;

3-й этап - построение календарных план-графиков расходов, необходимых для

организации рационального и своевременного финансирования

процесса развертывания бизнес-проекта.

1-й этап - формирование показателей, необходимых для построения диаграммы структуры и план-графиков расходов на развертывание бизнес-проекта, осуществляется на основе данных, полученных при выполнении ПР-4 «Планирование развертывания бизнес-проекта с помощью графиков Гантта».

Исходные данные, полученные при выполнении ПР-4 и используемые в данной практической работе, содержатся непосредственно в план-графике Гантта, а также в Таблице 2 «Смета расходов на выполнение ОТМ по развертыванию бизнес-проекта».

В план-графике Гантта в столбце «Затраты» приводятся суммы расходов, необходимые для выполнения каждого ОТМ, а на календарном поле графика указывается «разбивка» этих сумм относительно каждого календарного периода. Общие суммы расходов в каждом календарном периоде, необходимые для выполнения ОТМ в течение данного периода, приводятся в нижней строке план-графика: - «Итого затраты».

При выполнении 1-го этапа РГЗ осуществляются следующие действия: -

1. Используя Таблицу 2 «Смета расходов на выполнение ОТМ по развертыванию бизнес-проекта», полученную при выполнении ПР-4, подготавливаются данные для построения диаграммы структуры расходов путем выделения основных статей расходов, т.е. тех статей, суммы по которым превышают ~ 3-5%% от общей суммы. Статьи, не включаемые в перечень основных (суммы по которым не превышают ~ 3-5%% от общей суммы расходов), суммируются в статью «Прочие расходы». По выделенным основным статьям расходов рассчитывается их удельный вес в общих расходах и результаты отражаются в таблице. Ниже, в Таблице 1 представлены результаты таких действий применительно к примеру, приведенному в ПР-4.

Таблица 1 - Основные статьи расходов на развертывание бизнес-проекта

№ п/п	Статьи расходов	Сумма расходов тыс.грн.	Удельный вес в общей сумме (%)
Р1	Оплата персонала (ФОТ)	60,2	20,1
Р4	Оплата проектных организаций	17,0	5,7
Р5	Оплата аренды помещения (на период развертывания проекта)	37,0	12,4
Р7	Оплата подрядных организаций	50,0	16,8
Р8	Оплата рекламных мероприятий и мероприятий по запуску проекта	28,0	9,4
Р9	Закупка оборудования, материалов, оснащения	52,0	17,4
Р10	Непредвиденные расходы (13 % от общей суммы)	39,0	13,1
Р11	Прочие расходы (Р2 + Р3 + Р6)	15,3	5,1
	Итого:	298,5	100

2. В целях ранжирования видов расходов по мере убывания значений их сумм, Таблица 1 преобразуется в Таблицу 2. Ниже, в Таблице 2 представлены результаты таких действий применительно к примеру, приведенному в ПР-4.

Таблица 2 -Ранжирование основных статей расходов на развертывание проекта

№ п/п	Статьи расходов	Сумма расходов тыс.грн.	Удельный вес в общей сумме (%)
Р1	Оплата персонала (ФОТ)	60,2	20,1
Р9	Закупка оборудования, материалов, оснащения	52,0	17,4
Р7	Оплата подрядных организаций	50,0	16,8
Р10	Непредвиденные расходы (13 % от общей суммы)	39,0	13,1
Р5	Оплата аренды помещения (на период развертывания проекта)	37,0	12,4
Р8	Оплата рекламных мероприятий и мероприятий по запуску проекта	28,0	9,4
Р4	Оплата проектных организаций	17,0	5,7
Р11	Прочие расходы (Р2 + Р3 + Р6)	15,3	5,1
	Итого:	298,5	100

3. Используя данные строки «Итого затраты» план-графика Гантта, рассчитываются кумулятивные («накопительные») суммы расходов для каждого планового периода план-графика развертывания проекта. Результаты сводятся в Таблицу 3. Ниже, в Таблице 3 представлены результаты таких действий применительно к примеру, приведенному в ПР-4.

Таблица 3-Динамика общих расходов на развертывание бизнес-проекта относительно плановых периодов (для фрагмента план-графика, приведенного в ПР-4)

Итого расходы	Общ. сумма (т. грн)	1-й месяц				2-й месяц				3-й месяц
		1-я нед.	2-я нед.	3-я нед.	4-я нед.	1-я нед.	2-я нед.	3-я нед.	4-я нед.	1-я нед.	2-я нед.	3-я нед.	4-я нед.
На период	-	0,0	1,5	1,0	3,0	10,0	18,0	3,5	31,0	42,0	45,5	69,5	34,5
Накопит.	259,0	-	1,5	2,5	5,5	15,5	33,5	37,0	68,0	110,0	155,5	224,5	259,5

Для наиболее емких/значимых статей расходов (3-4-х основных статей расходов) выделяются (по каждому ОТМ, включенному в выделенные статьи расходов) и подсчитываются попериодные, а затем и кумулятивные («накопительные») суммы расходов для каждого планового периода план-графика развертывания проекта. Эти действия осуществляются с использованием данных, указанных на календарном поле план-графика Гантта (для ОТМ, отнесенных к выделенным статьям расходов), а также данных расчета общих сумм затрат по выделенным статьям расходов. Результаты действий описываются в тексте данной работы и сводятся в Таблицу 4. Ниже, в Таблице 4 представлены результаты таких действий применительно к примеру, приведенному в ПР-4, для которого выделены следующие 3 наиболее емкие/значимые статьи расходов (составляют более половины всех расходов):

1. Р1 «Оплата персонала (Фонд Оплаты Труда /ФОТ)» - во всех 12-ти периодах:

Р1 =1,0 + 2,0 + 0,5 + 3,0 + 0,2 + 6,0 + 6,5 + 7,0 + 6,0 + 7,5 + 20,0 + 0,5 = 60,2 тыс. грн.

2. Р9 «Закупка оборудования, материалов, оснащения»: -

Р9 = 22,0 + 20,0 +1,5+1,5+1,5+5,5 = 52,0 тыс. грн.

3. Р7 «Оплата подрядных организаций»: -

Р7 = = 35,0+6,0 + 6,0 + 3,0 = 50,0 тыс. грн.

Таблица 4 Динамика расходов на развертывание бизнес-проекта по основным статьям относительно плановых периодов (для фрагмента план-графика, приведенного в ПР-4)

Затраты по статье

Общ. сумма (т. грн)

1-й месяц

2-й месяц

3-й месяц

1-я нед.

2-я нед.

3-я нед.

4-я нед.

1-я нед.

2-я нед.

3-я нед.

4-я нед.

1-я нед.

2-я нед.

3-я нед.

4-я нед.

Р1

На период

–

1,0

2,0

0,5

3,0

0,2

6,0

6,5

7,0

6,0

7,5

20,0

0,5

Накопи-тельно

60,2

–

3,0

3,5

6,5

6,7

12,7

19,2

26,2

32,2

39,7

59,7

60,2

Р9

На период

–

–

–

–

–

–

–

–

22,0

20,0

3,0

5,5

1,5

Накопи-тельно

–

–

–

–

–

–

–

–

22,0

42,0

45,0

50,5

52,0

Р7

На период

–

–

–

–

–

–

–

–

–

–

41,0

6,0

3,0

Накопи-тельно

–

–

–

–

–

–

–

–

–

–

41,0

47,0

50,0

Этап 2. Строится круговая диаграмма, отражающая наглядно структуру основных расходов на развертывание проекта, - по данным Таблицы 2 «Ранжирование основных статей расходов на развертывание проекта». Ниже, представлена диаграмма применительно к данным примера, приведенного в ПР-4.

Рисунок 1 – Структура затрат на развертывание бизнес-проекта

Этап 3. Построение календарных план-графиков, отражающих динамику (денежные потоки) расходов на развертывание бизнес-проекта.

1. – Строятся план-графики, необходимые для управления движением денежных средств (общих расходов) в процессе развертывания бизнес-проекта, отображаемые в двух измерителях (двумя «кривыми»):

- измеряемые общими суммами средств, необходимых в каждом периоде;

- измеряемые кумулятивными (накопительными) общими суммами средств

для каждого периода.

Данные две «кривые» (два план-графика) строятся на одном календарном поле по показателям, обобщенным в Таблице 3. Ниже представлены указанные план-графики, построенные применительно к показателям примера, приведенного в ПР-4.

Рисунок 2 – Динамика общих расходов на развертывание бизнес-проекта в тыс. грн.

2. – Строятся план-графики, необходимые для управления в процессе развертывания бизнес-проекта движением денежных средств в рамках основных статей расходов. Эти графики отображаются также в двух измерителях:

- по суммам средств, необходимых в каждом периоде для каждого вида

выделенных основных расходов;

- по кумулятивным (накопительным) суммам средств относительно

каждого периода для каждого вида выделенных основных расходов.

При построении данных графиков необходимо соблюдать единый масштаб и

параметры оформления для обеспечения наглядной сопоставимости графиков.

План-графики движения денежных средств в рамках основных статей расходов строятся для каждого вида (статьи) расходов (по две «кривые» на одном календарном поле) на основе показателей, обобщенных в Таблице 4.

Ниже представлены указанные план-графики, построенные применительно к данным примера, приведенного в ПР-4.

Рисунок 2 – Динамика расходов на развертывание бизнес-проекта по статье Р1 в тыс. грн.

Рисунок 4 – Динамика расходов на развертывание бизнес-проекта по статье Р7 в тыс. грн.

Формирование и анализ план-графиков необходимого движения денежных средств при развертывании бизнес-проекта позволяет ранжировать по значимости виды и статьи расходов, выявлять и устранять «узкие» места в процессе реализации проекта, своевременно и рационально решать вопросы финансирования.

Например, анализ план-графика, приведенного в качестве примера и отражающего заложенную при формировании в рамках ПР-4 графика Гантта, динамику расходов по статье Р1 «Фонд оплаты труда (ФОТ» выявляет проблемный участок плана развертывания бизнес-проекта в периоды 3-й и 4-й недель 3-го месяца. В эти периоды наблюдаются резкие колебания необходимого ФОТ (отражающего трудоемкость работ), который в конце 2-го и начале 3-го месяцев достигает определенного, относительно стабильного, уровня (6,5 – 7,5 тыс. грн в неделю). Выявленное «узкое» место в реализации графика развертывания бизнес-проекта требует принятия необходимых организационных мер (например, набора и «подключения» к работам по развертыванию в 3-й неделе 3-го месяца персонала, необходимого для последующей операционной бизнес-деятельности).

Таким образом, построение рассмотренных в данной ПР диаграммы структуры и план-графиков расходов позволяют выделить основные, требующие особого внимания статьи/виды расходов, показывают динамику расходов, необходимых для развертывания проекта (динамику вложения инвестиций/кредитования проекта) и могут использоваться как для согласования графика инвестирования или кредитования бизнес-проекта, так и для эффективного управления движением денежных средств и организации рационального финансирования и всего процесса развертывания бизнеса.