3.2 Этапы работы с базами данных
К основным этапам работы с СУБД можно отнести:
создание структуры таблиц БД;
ввод и редактирование данных в таблицах (с использованием формы или без использования формы);
обработка данных, содержащихся в таблицах (на основании запросов или на основании программы);
вывод информации из БД (с использованием отчётов или без использования отчётов).
3.2.1 Создание структуры таблиц БД
Процесс создания структуры таблиц включает в себя определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов данных и размеров полей. Рассмотрим последовательность действий при создании структуры таблиц.
На первом этапе составляется генеральный список полей, который может содержать десятки позиций.
На втором этапе определяют тип данных для каждого поля: текстовой (символьный), числовой, календарный, логический.
На третьем этапе поля списка распределяют по базовым таблицам по функциональному признаку. Цель этого этапа – обеспечить ввод данных в одну таблицу на одном рабочем месте. При этом намечается создание несколько таблиц.
На четвертом этапе в каждой из взаимосвязанных таблиц намечают ключевое поле. Если в списке полей таблицы нет такого поля, его можно сделать искусственно, путем ввода дополнительного поля типа Счетчик. С помощью полей будут организованы связи.
На последнем этапе с помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами 1:М или 1:1. На рис. 3.1 показана схема данных взаимосвязи группы таблиц, входящие в студенческую БД.
Рис. 3.1. Схема данных и межтабличные связи
3.2.2 Ввод и редактирование данных
СУБД позволяют вводить и корректировать данные двумя способами:
с помощью стандартной формы в виде таблицы;
с
помощью экранных форм, специально
созданных для этого пользователем.
Форма (рис 3.2) – это средство для ввода данных в таблицу и их просмотра на экране. В форме также можно при необходимости разместить элементы управления.
Рис. 3.2. Форма «Сессия»
3.2.3 Обработка данных, содержащихся в таблицах
Таблицы хранят как структуру базы, так и все данные базы. Но сточки зрения удобства (быстродействия) и соображений безопасности обработку данных производят не в таблицах, а в запросах.
Запрос – это средство, служащее для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.
С помощью запросов можно выполнить следующие операции:
отбор данных;
сортировку и фильтрацию данных;
преобразования данных по заданному алгоритму;
создания новых таблиц;
автоматического наполнения таблиц данными, импортированными из других источников;
простейшего вычисления в таблицах.
Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. При работе с таблицами мы имеем дело с жестким диском (медленным устройством), а при работе с запросом мы имеем дело уже с электронной таблицей – образом отобранных полей и записей. Работа с «образом» происходит быстрее и эффективнее.
Кроме того, все записи в основные таблицы вносятся в естественном порядке по мере их поступления. При внесении новых записей в таблицу нарушается упорядоченность. Если же пользователю надо видеть данные, отсортированные или отфильтрованные по какому-либо принципу, он использует соответствующий запрос (рис. 3.3).
Рис. 3.3. Бланк запроса «Результаты сессии»
С помощью запроса можно не только отсортировать или отфильтровать по тому или иному принципу. На его основе можно построить отчёт или форму. Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных.
3.2.4 Вывод информации из базы данных
О
При создании отчётов преду-смотрены дополнительные возмож-ности вывода данных, а именно:
включать в отчёт выборочную информацию из таблиц БД;
добавлять информацию, не содержащуюся в БД;
выдавать итоговые данные на основе информации БД;
располагать в отчёте информацию в любом, удобном для пользователя виде;
включать в отчёт информацию из разных связанных таблиц БД.
Рис. 3.4. Отчет «Итоги сессии»