13. Официально-деловой стиль речи: отличительные черты, характерные языковые средства (на примере одного из типов документов, деловых писем – по выбору студента).

Функциональные стили языка – это исторически сложившиеся и социально осознанные системы речевых средств, используемых в той или иной сфере общения и соотносимых с той или иной сферой профессиональной деятельности. Функциональные стили языка получили такое название потому, что они выполняют важнейшие функции, являясь средством общения, сообщения определённой информации и воздействия на слушателя или читателя. В современном русском литературном языке выделяются книжные функциональные стили: научный, публицистический, официально-деловой, которые выступают преимущественно в письменной форме речи, и разговорный, которому свойственна главным образом устная форма речи. Каждый функциональный стиль представляет собой сложную систему, охватывающую все языковые уровни.

Официально-деловой стиль: Этот стиль используется в сфере управления обществом, в заявлениях доверенностях, деловых письмах, приказах и законах. Служит для передачи информации в сфере управления обществом на всех его уровнях, то есть обмен деловой информацией. Языковые особенности:

1) лексические. Характерно широкое использование тематически обусловленных специальных слов и терминов. Используется множество обревиатур, сложносокращённых наименований учреждений. Отличается употреблением слов, не принятых в иных стилях.

2) грамматические. Существует преобладание существительных над глаголом, высокая частотность отглагольных существительных и отыменных предлогов, глаголы употребляются в неопределённой форме.

3) синтаксические. Большое количество уточняющих оборотов, однородных членов предложения, страдательных, неопределённо-личных, безличных и инфинитивных конструкций.

Официально-деловой стиль отличается устойчивостью и замкнутостью. В нем в большей степени распространены клиширование, штампованность, усугубленная нормированность.

Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, деловых бумаг и т. д. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт. К ним относятся:

1) сжатость, компактность изложения;

2) стандартная форма расположения материала;

3) использование терминологии, номенклатуры, сложносокращенных слов, аббревиатур;

4) употребление отглагольных существительных, различных словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (по той причине, что…);

5) повествовательное изложение, использование предложений с перечислением;

6) преобладающий принцип его конструирования, прямой порядок слов в предложении;

7) преобладание сложных предложений;

8) отсутствие экспрессивной лексики;

9) индивидуализированности.

Есть две разновидности официально-делового стиля: официально-документальный стиль и обиходно-деловой.

Если первый – это преимущественно язык деловых документов, то второй употребляется для оформления деловых бумаг, писем и т. д.

Документы государственного, гражданского, уголовного права, различные кодексы оформлены по определенным правилам лексики и фразеологии.

В обиходно-деловом стиле различаются по содержанию, жанрам переписка между учреждениями и организациями, с одной стороны, и частные деловые бумаги – с другой стороны.

Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного, гражданского, уголовного права, различных кодексов, а также лексику и фразеологию, связанную с работой административных органов, служебной деятельностью граждан.

Язык дипломатии очень литературен и нормирован, стилистически прост, а фактически таит в себе довольно много различных настроений, подтекстов и т. д. Он подчиняется этикетным нормам языка. Ему присуща книжная, «высокая» лексика, используемая для создания известной торжественности и придания документу подчеркнутой значимости. В дипломатических материалах используются также выражения, связанные с этикетом и представляющие собой общепринятые формулы вежливости: Прошу Вас, господин Посол, принять...

Официально-деловой стиль употребляется в официально-деловой сфере – в переписке граждан с учреждениями, учреждений друг с другом и т. п. Задача стиля – сообщить точные сведения, имеющие практическое значение, дать точные рекомендации, указания.

Официально-деловой стиль располагает своими жанрами: устав, кодекс, закон, указ, приказ, доверенность, расписка, акт, протокол, инструкция, заявление, отчет.

Обычная форма реализации – диалог.

Среди книжных стилей языка официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Для официально-делового стиля характерно наличие в нем многочисленных речевых стандартов – клише.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала. Неслучайно в деловой практике часто используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке, это удобно и для пишущих, и для почтовых работников.

Пример

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ г. БЛАГОВЕЩЕНСКА

Муниципальное общеобразовательное учреждение

средняя общеобразовательная школа № 5

с углубленным изучением предметов гуманитарного цикла

ПРИКАЗ
26.12.2007	№ 99
г. Благовещенск
Об утверждении инструкции

В целях оптимизации документооборота в школе и повышения качества подготовки документов

приказываю:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.

2. Ввести в действие инструкцию по делопроизводству с 10.01.2008.

Директор С.А. Кажанов

3.2.13. Текст документа.

3.2.13.1. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

3.2.13.2. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в приказах – распорядительную). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которая печатается на следующей строке от границы левого поля, строчными буквами, в разрядку, полужирным шрифтом.

Например:

п р и к а з ы в а ю:

Преамбула в проектах приказов, как правило, заканчивается двоеточием.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае слово «приказываю» пишется с заглавной буквы.

3.2.13.3.Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

3.2.14. Правила оформления приложений.

3.2.14.1. При наличии приложений к распорядительному документу в тексте на них обязательно делается ссылка, например: согласно приложению № 1 или (приложение № 2).

3.2.14.2. Приложения к проектам распорядительных документов печатаются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, порядки, планы, перечни, образцы документов, схемы и т.д.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов распорядительных документов.

3.2.14.3. Листы приложения нумеруются отдельно от основного распорядительного документа, начиная со второго листа, валовым порядком.

3.2.14.4. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже, через 1 межстрочный интервал, дается ссылка на распоряжение или приказ. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8,8 см и ограничивается правым полем документа. Расстояние от слова «от» до знака «№» в данном реквизите должно быть не менее 2,5 см.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.