Тема 3. Облік розрахунків.

План

1. Розрахунки, їх види та причини їх виникнення у процесі виконання кошторисів бюджетних установ. Задачі обліку розрахунків.

2. Розрахунки з робітниками та службовцями по заробітній платі. Синтетичний та аналітичний обік розрахунків з робітниками та службовцями (нарахування, утримання, виплата).

3. Облік розрахунків із стипендіатами та аспірантами.

4. Облік розрахунків з депонентами.

5. Облік розрахунків з бюджетом.

6. Розрахункі з соціального страхування. Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з органами соціального страхування.

7. Розрахункі з Пенсійним фондом.

8. Розрахункі з іншими дебіторами та кредиторами, розрахункі у порядку планових платежів, розрахункі за спеціальними видами платежів: розрахунки з батьками за утримання дітей у дітячих дошкільних заходах. Облік цих розрахунків.

9. Розрахунки з підзвітними особами.

10. Правила оплати видатків зі службових відряджень

У процесі виконання кошторисів бюджетних установ виникають розрахунки з робітниками та службовцями по заробітній платі, стипендіатами, депонентами, бюджетом, Пенсійним фондом, фондами соціального страхування, дебіторами та кредиторами, у порядку планових платежів, з батьками за утримання дітей у дитячих дошкільних закладах, з підзвітними особами.

Облік праці та розрахунків щодо зарплати є однією з найважливіших ділянок облікової роботи в бюджетних установах. Його завдання такі:

• контроль за дотриманням штатної дисципліни і використанням фонду заробітної плати;

• правильне обчислення витрат робочого часу та контроль за його раціональним використанням;

• своєчасне і достовірне нарахування заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю;

• здійснення своєчасних і достовірних розрахунків щодо заробітної плати;

• контроль за використанням виділених на зарплату коштів загального і спеціального фондів.

Виконання цих завдань можливе лише при раціональній організації всього облікового процесу і постійному контролі за ним з боку керівника, головного бухгалтера установи та органів державного казначейства, які видають дозвіл на отримання коштів на зарплату в межах кошторису.

Для обліку розрахунків з працівниками за всіма видами заробітної плати і допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю призначено пасивний субрахунок №661 „Розрахунки із заробітної плати”. За кредитом відображаються нараховані суми, а за дебетом – утримання, вирахування, виплати, суми депонованої заробітної плати.

Нарахування заробітної плати і допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю здійснюється один раз на місяць і відображається в останній день місяця. Заробітна плата , нарахована працівникам за відпрацьований час або за виконану роботу , для бюджетних установ є фактичними видатками. На суми нарахованої зарплати кредитується субрахунок № 661 і дебетуються рахунки № 80, 81, 82 залежно від того, яким працівникам і за рахунок яких коштів здійснюється нарахування.

Суми, утримані і вираховані із заробітної плати, відображаються за дебетом субрахунка № 661, при цьому кредитуються різні субрахунки залежно від виду утримань:

• субрахунок № 641 «Розрахунки за платежами і податками до бюджету» — на суму податків, належних до перерахування до бюджету;

• субрахунок № 641 «Розрахунки з пенсійного забезпечення» — на суму утриманих внесків до Пенсійного фонду;

• субрахунок № 652 «Розрахунки із соціального страхування» — на суму внесків до Фонду страхування з тимчасової втрати працездатності;

• субрахунок № 653 «Розрахунки зі страхування на випадок безробіття» — на суму внесків до фонду соціального страхування на випадок безробіття;

• субрахунок № 663 «Розрахунки з працівниками за товари, продані у кредит» — на суми утримань із заробітної плати за дорученнями-зобов’язаннями працівників;

• субрахунок № 664 «Розрахунки з працівниками за безготівковими перерахуваннями на рахунки із вкладів у банках» — на суми, які утримано з заробітної плати на підставі письмової заяви кожного окремого працівника й належить перерахувати на рахунки за вкладами. У разі перерахування сум до установ банків цей субрахунок дебетується;

• субрахунок № 665 «Розрахунки з працівниками за безготівковими перерахуваннями внесків за договорами добровільного страхування» — на суми страхових внесків, утриманих із заробіт­ної плати на підставі списків і доручень, переданих до бухгалтерії страховим агентом. У разі перерахування сум на рахунок органів державного страхування цей субрахунок дебетується;

• субрахунок № 666 «Розрахунки із членами профспілки безготівковими перерахуваннями сум членських профспілкових внесків» — на суми утриманих із заробітної плати профспілкових внесків. Безготівкові розрахунки за профспілковими внесками здійснюються за наявності письмових заяв членів профспілки або тоді, коли таку умову передбачено колективним договором. У разі перерахування членських внесків галузевій профспілці цей субрахунок дебетується;

• субрахунок № 667 «Розрахунки з працівниками за позиками банків» — на суми, утримані з заробітної плати працівників за зобов’язаннями індивідуального позикодержателя на погашення позики, одержаної в установі банку згідно з чинним законодавством. У разі перерахування сум з поточних (реєстраційних) рахунків цей субрахунок дебетується;

• субрахунок № 668 «Розрахунки за виконавчими документами та інші утримання» — на суми, утримані з заробітної плати за виконавчими листами та іншими документами. У разі перерахування сум отримувачам цей субрахунок дебетується;

субрахунок № 671 «Розрахунки з депонентами» — на суми депонованої заробітної плати.

Стипендія – це грошове забезпечення, яке регулярно надається особам, що вчаться на денних відділеннях вищих навчальних і середніх спеціальних навчальних закладах на бюджетний основі, а також особам, які проходять підготовку на стаціонарі в аспірантурі та докторантурі.

Основним нормативним документом, що регулює питання стипендіального забезпечення, є Постанова КМУ від 12.07.2004 р. №882 Порядок призначення і виплати стипендій» (зі змінами) та Постанова КМУ від 08.03.2008 р. №165 «Про деякі питання стипендіального забезпечення».

Стипендія — це грошове забезпечення, яке призначається з загального фонду державного бюджету:

1. особам, які навчаються в межах обсягів підготовки кадрів за державним замовленням, а саме:

• учням денних відділень професійно-технічних навчальних закладів;

• студентам денних відділень вищих навчальних закладів І—ІІ рівнів акредитації;

• студентам денних відділень вищих навчальних закладів ІІІ—ІV рівнів акредитації;

• курсантам денних відділень (факультетів вищих навчальних закладів цивільної авіації, морського та річкового транспорту, а також Севастопольського інституту ядерної енергії та промисловості);

• клінічним ординаторам, аспірантам і докторантам вищих на­вчальних закладів, наукових установ, що фінансуються з загального фонду державного бюджету;

2. учням середніх спеціальних музичних шкіл-інтернатів і середніх художніх шкіл, які навчаються у VІІІ—ХІІ класах, учням І і ІІ курсів училищ фізичної культури;

3. слухачам підготовчих відділень консерваторій та студій підготовки акторських кадрів.

Стипендія забезпечує умови реалізації гарантій держави щодо здобуття освіти і матеріальне стимулювання якісного навчання.

Вищі навчальні заклади самі вирішують питання про призначення стипендій, забезпечуючи їх виплату передусім:

1) студентам, курсантам з числа дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування;

2) студентам, курсантам з числа осіб, що згідно з Законом України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» мають пільги на призначення стипендії;

3) студентам, курсантам з малозабезпечених сімей (за умови отримання відповідної допомоги згідно з законодавством);

4) студентам-інвалідам І і ІІ груп;

5) студентам, курсантам з числа осіб, які мають сім’ї з дітьми;

6) студентам, які за результатами сесії мають середній бал успішності 4—4,99 за п’ятибальною або 7—9,99 за дванадцятибальною шкалою, та студентам, зазначеним у пунктах «1—5», які за результатами сесії мають середній бал успішності нижчий від 4 за п’ятибальною або нижчий від 7 за дванадцятибальною шкалою, стипендія призначається в мінімальному розмірі, який становить:

• для студентів вищих навчальних закладів І—ІІ рівнів акредитації, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «молодший спеціаліст» або «бакалавр», — 2,2 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян на місяць, а для студентів з малозабез­печених сімей і студентів-інвалідів І і ІІ груп — 2,4 неоподатковуваного мінімуму громадян на місяць;

• для студентів вищих навчальних закладів ІІІ—ІV рівнів акредитації, які навчаються за освітньо-кваліфікаційним рівнем «бакалавр, спеціаліст» або «магістр» — 2,75 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян на місяць, а для студентів з малозабезпечених сімей і студентів-інвалідів І і ІІ груп — 3 неоподатковуваних мінімуми громадян на місяць.

Згідно з Законом України «Про статус та соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» на підвищену стипендію в розмірі 100 % мають право:

• постраждалі громадяни категорії І (ст. 20, п. 26);

• постраждалі громадяни категорії ІІ (ст. 21, п. 11);

• постраждалі громадяни категорії ІІІ (ст. 22, п. 6);

• постраждалі громадяни категорії ІV (ст. 23, п. 1);

• діти, яким встановлено інвалідність, пов’язану з Чорнобильською катастрофою (ст. 30, ч. 3, п. 4);

• діти, які до вступу в державні вищі заклади освіти, про- фесійно-технічні заклади мали підстави для отримання кате- горії ІV та студенти з числа цих дітей віком до 23 років (ст. 30, ч. 5).

Не мають права на отримання підвищеної на 100 % стипендії за кошти Чорнобильського фонду учні та студенти, які до досягнення повноліття мають статус постраждалих:

• за дозою опромінення щитовидної залози;

• народжені після 26 квітня 1986 року від батька або матері, що мають статус постраждалих категорій І, ІІ або ІІІ.

Учням професійно-технічних навчальних закладів, студентам, курсантам, які за результатами сесії мають середній бал успішності 5 за п’ятибальною або 10—12 за дванадцятибальною шкалою, мінімальний розмір стипендії збільшується на 25 %.

Студентам із числа дітей-сиріт або дітей, позбавлених батьківського піклування, розмір стипендії збільшується на 55 %. Постановою № 950 визначено інші випадки, коли розмір стипендії може бути збільшений порівняно з призначеним за результатами здачі сесії.

Стипендія призначається за результатами сесії з першого числа місяця, що настає за місяцем, в якому закінчилася сесія згідно з навчальним планом. До першої сесії стипендія призначається в мінімальному розмірі.

З метою розв’язання питань призначення та позбавлення стипендії, надання матеріальної допомоги учням, студентам, курсантам, заохочення найкращих із них за успіхи в навчанні, участь у громадській, спортивній та науковій діяльності навчальні заклади створюють комісії, до складу яких входять декани (завідувачі відділеннями), представники профспілкових організацій, бухгалтерії.

Стипендія клінічним ординаторам і аспірантам вищих навчаль­них закладів, наукових установ, що отримують кошти з загального фонду державного бюджету, установлюється в розмірі серед­ньої місячної заробітної плати за останнім основним місцем роботи на відповідних посадах, але не нижче за 60 % і не вище за посадовий оклад викладача-стажиста (оклад без акредитації — 253 грн).

Для розрахунків по стипендіях призначено пасивний субрахунок 662 «Розрахунки зі стипендіатами», який за своєю побудовою близький до субрахунка № 661 «Розрахунки із заробітної плати». Нарахована стипендія для бюджетної установи являє собою фактичні видатки й відображається за дебетом рахунка № 80 «Видатки загального фонду», КЕКВ 1342 «Стипендії». За кредитом відображаються суми нарахованих стипендій, за дебетом – суми виданих, не отриманих в строк стипендій, а також утримання з них.

Останнім часом практикується виплата стипендій через банкомати.

Розрахунки зі стипендіатами є однією з найбільш трудомістких ділянок обліку, а тому здебільшого вони здійснюються на ПК. Локальні системи автоматизації обліку стипендій розроблені з урахуванням чинних нормативних документів і забезпечують виконання таких завдань:

• нарахування стипендій;

• нарахування надбавок до стипендій, премій;

• індексацію стипендій (за потребою);

• розрахунок різних видів утримань (прибуткового податку, профспілкових внесків, плати за проживання в гуртожитку, аліментів і т. ін.);

• отримання необхідних даних для складання звітності;

• достовірне і своєчасне відображення різних операцій за розрахунками зі стипендіатами на рахунках бухгалтерського обліку.

Суми заробітної плати і стипендій, які не одержані працівниками та студентами в установлений термін, депонуються і обліковуються на субрахунку 671 «Розрахунки з депонентами» пасивному. У кредит 671 рахунку записуються депоновані суми, в дебет – суми виданої депонованої зарплати і стипендій, а також суми депонентської заборгованості, строк позитивної давності яких минув, підлягає списанню на «Результати виконання кошторису».

Права працівників на матеріальне забезпечення у старості,а також у разі хвороби і втрати працездатності закріплене Конституцією України і забезпечується широким розвитком мережі соціального страхування за рахунок держави. Основами законодавства України про загальнообов’язкове державне соціаль­не страхування визначено принципи, а також правові, фінансові й організаційні основи загальнообов’язкового державного соціального страхування громадян в Україні. Згідно з основами законодавства страхувальниками за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням є роботодавці, тобто бюджетні установи, і застраховані особи — наймані працівники бюджетних установ, а страховиками виступають цільові фонди:

• з пенсійного страхування;

• медичного страхування;

• страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням і похованням;

• страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань;

• страхування на випадок безробіття.

Об’єктом загальнообов’язкового державного соціального страхування є страховий випадок — подія, з настанням якої виникає право застрахованої особи на отримання матеріального забезпечення або соціальних послуг, передбачених наведеними далі законами України з окремих видів загальнообов’язкового державного соціального страхування (ЗДСС).

1. Закон України від 18.01.2001 № 2240-ІІІ «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням і похованням» (зі змінами й доповненнями).

2. Закон України від 02.03.2000 № 1533-ІІІ «Про загальнообов’язкове державне страхування на випадок безробіття» (зі змінами й доповненнями).

3. Закон України від 23.09.99 № 1105-ХІV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» (зі змінами й доповненнями).

Ставку збору до Пенсійного фонду встановлено в розмірі 1 % сукупного оподатковуваного доходу, якщо він не перевищує 150 грн, і 2 % — якщо сукупний оподатковуваний дохід перевищує 150 грн.

Для працівників, які мають статус державного службовця чи обіймають посади, робота на яких зараховується до трудового стажу, який дає право на отримання більш високих пенсій (науково-педагогічних працівників, народних депутатів України, працівників митниць, прокурорів та ін.) передбачено диференційовані ставки утримань збору до Пенсійного фонду:

• 1 % суми доходу, що не перевищує 150 грн;

• 2 % частини доходу в межах від 151 до 250 грн;

• 3 % частини доходу в межах від 251 до 350 грн;

• 4 % частини доходу в межах від 351 до 500 грн;

• 5 % суми доходу, що перевищує 501 грн.

Крім того, бюджетні установи є платниками збору на обов’язкове пенсійне страхування в разі здійснення операцій з купівлі-продажу іноземної валюти, відчуження легкових автомобілів, користування послугами стільникового мобільного зв’язку.

Матеріальне забезпечення працівників бюджетних установ та надання їм соціальних послуг через бухгалтерію за рахунок коштів фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням і похованням, здійснюється у вигляді:

• допомоги з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною);

• допомоги з вагітності та пологів;

• допомоги в разі народження дитини;

• допомоги з догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

• допомоги на поховання;

• забезпечення оздоровчих заходів.

Залежно від страхового стажу допомога з тимчасової непрацездатності виплачується в таких розмірах:

• 60 % середньої заробітної плати — застрахованим особам, які мають страховий стаж до п’яти років;

• 80 % середньої заробітної плати — застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;

• 100 % середньої заробітної плати — застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років; застрахованим особам, віднесеним до І—ІV категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни та особам, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту».

Для обліку розрахунків із соціального страхування призначений пасивний рахунок № 65 „Розрахунки із страхування” та його субрахунки:

• субрахунок № 651 «Розрахунки з пенсійного забезпечення»;

• субрахунок № 652 «Розрахунки із соціального страхування»;

• субрахунок № 653 «Розрахунки зі страхування на випадок безробіття»;

• субрахунок № 654 «Розрахунки з інших видів страхування».

Бюджетні установи як страхувальники й платники внесків зобов’язані зареєструватися в органах відповідних фондів і в установленні термінами подавати звітність.

Суми відрахувань на соціальне страхування щомісячно включаються у видатки бюджетних установ такими бухгалтерскими записами:

Дебет рахунків № 80,81, 82.

Кредит рахунка № 65 та його субрахунків.

Отже, суми відрахувань на соціальне страхування і забезпечення відносяться на ті самі рахунки, на які віднесено нараховану заробітну плату, тільки за іншим кодом економічної класифікації видатків — код 1120 «Нарахування на заробітну плату». Одночасно на рахунку № 65 показується збільшення кредиторської заборгованості перед соціальними фондами.

Утримання із заробітної плати працівників сум обов’язкових страхових внесків у Пенсійний фонд і фонди соціального страхування фіксуються бухгалтерскою проводкою:

Дебет субрахунка №661 Кредит субрахунків № 651,652, 653.

Нарахування допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю відображаеться кореспонденцією:

Дебет рахунків № 80, 81 Кредит субрахунка № 661 – перші 5 днів та

Дебет субрахунка № 652 Кредит субрахунка № 661 – наступні дні .

Перерахування установою страхових внесків відображається записом:

Дебет субрахунків № 651, 652, 653,654

Кредит субрахунків № 321,323.

Аналітичний облік розрахунків зі страхування ведеться на багатографних картках ф. №283 у розрізі фондів.

Бюджетні установи як страхувальники та платники внесків (зборів) зобов’язані зареєструватися в органах відповідних фондів і щоквартально подавати перелічені далі документи.

1. Звіт про нарахування страхових внесків, інших надходжень і витрачання коштів Пенсійного фонду (не пізніш як 10 квітня, 10 липня, 10 жовтня та 15 січня наступного року).

2. Звіт про нарахування внесків і витрати, пов’язані з загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою непрацездатності (12 числа місяця, наступного за звітним періодом, яким є квартал).

3. Розрахункову відомість про нарахування й перерахування страхових внесків до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування України на випадок безробіття (10 квітня, 10 липня, 10 жовтня, 15 січня наступного року).

4. Розрахункову відомість про нарахування й перерахування страхових внесків та витрачання коштів фонду загальнообов’яз­кового державного соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України (попередні терміни).

Для обліку розрахунків з різними дебіторами призначені активний субрахунок 364 «Розрахунки з іншими дебіторами», а з різними кредиторами – пасивний субрахунок 675 «Розрахунки з іншими кредиторами». Поділ різних підприємств, установ та організацій на дебіторів і кредиторів носить умовний характер і визначається бюджетною установою самостійно, виходячи зі змісту першої операції або переважності дебетового чи кредитового сальдо.

Крім того, на субрахунку 364 обліковують розрахунки за претензіями і боргами, переданими на розгляд судових органів, розрахунки зі студентами та учнями навчальних закладів за користування гуртожитком і постільними речами, з орендарями за передані в оренду приміщення, квартиронаймачами за квартирну плату, за виконані роботи і послуги на сторону (в тому числі і розрахунки з оплати за навчання в вищих навчальних закладах) та ін.

За дебетом 364 субрахунку відображається виникнення та збільшення дебіторської заборгованості, а за кредитом – її погашення. Відповідно за кредитом субрахунку 675 відображається виникнення та збільшення кредиторської заборгованості, а за дебетом – її погашення.

Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з різними дебіторами поєднується в накопичувальній відомості – меморіальному ордері № 4, а з різними кредиторами – у накопичувальній відомості – меморіальному ордері № 6.

Облік розрахунків ведеться позиційним способом, сальдо виводиться з кожного випадку отримання товарів (послуг) та їх оплати. Аналітичний облік розрахунків зі студентами за користування гуртожитком, квартиронаймачами, за квартирну плату і комунальні послуги ведуть у спеціальних оборотних відомостях, підсумки яких переносять до меморіального ордера № 4. Загальне сальдо розрахунків з дебіторами (субрахунок 364) і кредиторами (субрахунок 675) може бути розгорнутим (у дебіті і кредиті). У такому ж вигляді загальне сальдо переноситься до книги «Журнал – Головна» і до балансу.

Розрахунки у порядку планових платежів застосовуються бюджетними установами за наявності постійних господарських зв’язків з різними установами і організаціями, що постачають матеріальні цінності (продукти харчування, медикаменти, навчальні та канцелярські товари) або надають послуги. Важливою умовою таких розрахунків є систематичний характер отримання бюджетною установою відповідних цінностей та послуг та неможливість точного прогнозування обсягу цих товарів або послуг.

Розрахунки з постачальниками у порядку планових платежів здійснюються не за кожною окремою постановою (послугою), а шляхом періодичного перерахування постачальникові коштів з реєстраційних рахунків у терміни і в розмірах, попередньо обумовлених сторонами у відповідній угоді. Такі перерахування можуть здійснюватися періодично за фактично поставлені цінності, надані послуги.

Щомісячно постачальник і платник (бюджетна установа) звіряють стан розрахунків, результати якого оформляють спеціальним актом, на підставі якого здійснюють регулювання стану розрахунків. Це запобігає порушенням платіжної і фінансової дисципліни.

Облік розрахунків у порядку планових платежів ведеться на активно-пасивному субрахунку 361 «Розрахунки у порядку планових платежів». За дебетом записують суми перерахованих платежів, а за кредитом – вартість отриманих матеріальних цінностей, виконаних робіт та послуг. Аналітичний облік розрахунків у порядку планових платежів ведуть у накопичувальній відомості – меморіальному ордері № 7, в якій для кожного постачальника відводиться декілька рядків для відображення операцій протягом місяця. Записи у меморіальному ордері здійснюють за кожним документом зокрема у міру їх надходження в бухгалтерію, а залишок на кінець місяця виводять за кожним постачальником та за субрахунком у цілому. Підсумки оборотів і сальдо з накопичувальної відомості – меморіального ордера № 7 переносять у книгу «Журнал – головна».

Розрахунки з батьками за утримання дітей в дитячих дошкільних закладах; за навчання дітей в школах естетичного виховання, інтернатах; з працівниками за формений одяг; за харчування дітей в інтернатах здійснюються на субрахунку 674 «Розрахунки за спеціальними видами платежів». На суму отриманих коштів кредитується субрахунок 674, нарахування сум здійснюється за дебетом субрахунку 674.

Підзвітними особами є працівники даної установи, яким видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, а також на відрядження і наукові експедиції.

Готівка видається під звіт з каси установи за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.

Розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа зобов’язана відзвітувати за отримані кошти не пізніше наступного робочого дня після їх отримання.

На службові відрядження аванс видається з розрахунку витрат, необхідних відрядженому на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових та наймання житла.

Порядок оплати службових відряджень регулюється постановою КМУ від 23.04.1999 р. № 663 (із змінами) «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов’язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.

Значна частина готівкових коштів у бюджетних установах видається через підзвітних осіб.

Підзвітні особи — це працівники установи, що отримують грошові кошти під звіт на майбутні витрати.

Підзвітні суми в бюджетних установах видаються у вигляді авансу на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження й наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

Аванс — це розрахункова сума коштів на передбачені витрати. Аванс може бути виданий готівкою з каси установи, чеком з рахунків у банківських установах, а також грошовим переказом через органи зв’язку, якщо відрядженій особі продовжуєть­ся термін відрядження.

Видача авансу на господарські потреби розраховується на основі даних інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей. Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється кошторисними призначеннями бюджетної установи, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 19.02.2001 № 72.

Готівка з каси на господарські потреби установи видається за відсутності заборгованості за авансовими сумами конкретної підзвітної особи, отриманими раніше. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов’язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки:

• на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

• на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо працівник установи придбав за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використав ці кошти у відрядженні для потреб установи, він звітує за витрачені кошти в зазначеному щойно порядку.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження — це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий характер і включаються до видатків за загальним та спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв’я­зок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Установа, відправляючи працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. У разі відрядження за кордон зазначаються умови перебування за кордоном (коли йдеться про поїздку за запрошенням, додається копія ос­таннього з перекладом), складається кошторис витрат. Далі працівникові оформлюється посвідчення про відрядження форму якого затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260, в яке вносяться позначки про вибуття і прибуття до місць призначення. Це посвідчення реєструється в журналі реєстрації посвідчень про відрядження (форму журналу встановлено інструкцією про відрядження). Позначки про відрядження в межах України (дати прибуття й вибуття), що їх проставляє посадова особа, призначена наказом керівника, скріплюються підписом і печаткою. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками в посвідченні. При цьому днем вибуття відрядженого вважається день відправлення, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до постійного місця роботи.

У разі відрядження за кордон з повним прикордонним контролем день прибуття й вибуття визначається за позначками в закордонному паспорті (або документі, що його замінює), проставленими в контрольно-пропускних пунктах прикордонних військ.

Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом 362 субрахунку обліковується суми, видані підзвітним особам, а також суми перевитрат, що відшкодовують підзвітній особі, за кредитом – витрати суми авансу і повернені залишки підзвітних сум.

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформлюються такими бухгалтерськими проведеннями:

Видача авансу підзвітній особі:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302

Списання на видатки установи затвердженої суми витрат згідно з поданим авансовим звітом:

Дебет субрахунків № 801, 811 Кредит субрахунка № 362

Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться у накопичувальній відомості по розрахунках із підзвітними особами ф. 386 – меморіальному ордері № 8, записи в якому здійснюють позиційним способом.

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 розраховується як загальний, так і окремо за кожною підзвітною особою за кодами економічної класифікації видатків. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок вказує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не подано звіти, кредитовий відбиває розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отриманими під звіт.

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов’язань установи.