6. Функция контроля в управлении организацией, в эффективном достижении целей

Контроль как функция менеджмента – это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия мер при отклонениях (П. Шеметов).

А. Файоль: «На предприятии контроль заключается в том, чтобы проверить, все ли выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель – выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допустить повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия».

Контроль как функция управления является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения решений.

Причины, обуславливающие необходимость контроля:

• необходимость наблюдать за тем, чем заняты люди, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать; совокупный эффект небольших ошибок через некоторое время может воздействовать на снижение потенциала организации;

• непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются; динамичность внутреннего и внешнего окружения фирмы усиливает важность связи между планированием и контролем;

• возрастающая сложность организаций вследствие роста их размеров и масштабов производства.

Управленческий контроль, в общем, осуществляется на двух уровнях: оперативном и стратегическом. Оперативный контроль осуществляется на уровне операций, где менеджеры сталкиваются с использованием ресурсов для достижения организационных целей. При осуществлении стратегического контроля высшие менеджеры собирают информацию о конкурентах, поставщиках, технологии и др. и стремятся наблюдать за явлениями, которые могут воздействовать на планы компании, чтобы своевременно отреагировать на них.

По времени осуществления в организациях выделяются предварительный, текущий и заключительный (обратный или итоговый) контроль.

Предварительный контроль – это такой подход к контролю, который использует ресурсы в системе организационной деятельности как средства контролирования выполнения организационных целей. Он позволяет проверить готовность организации к началу работы. Эта проверка осуществляется в трех основных направлениях: управленческие решения, персонал, материальные и финансовые ресурсы. На стратегическом уровне предварительный контроль вводится для того, чтобы нацелить менеджеров на ключевые изменения в окружении, которые могут повлиять на осуществление долгосрочных организационных целей.

Текущий контроль – такой подход к контролю, который основан на его применении в процессе выполнения работы и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. На оперативном уровне текущий контроль стремиться обеспечить выполнение всех работ и развитие событий в соответствии с планом. На стратегическом уровне менеджеры, выполняющие текущий контроль, обычно сосредотачивают внимание на квартальных результатах и на ключевых моментах для того, чтобы наблюдать организационный процесс и вносить необходимые коррективы.

Заключительный контроль – это подход к контролю, который сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения производственного процесса. На оперативном уровне заключительный контроль играет три основных роли: обеспечивает информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность организационной деятельности, за которую они ответственны; используется как база для оценки и вознаграждения рабочих; настраивает менеджеров, ответственных за обеспечение или проведение производственного процесса, на то, чтобы они наладили свою деятельность должным образом.

Кроме того, часто выделяют общий (контроль деятельности всей организации в целом), функциональный (контроль деятельности отдельной функции, подразделения, участка предприятия) и выборочный (контроль, позволяющий сделать вывод о качестве продуктов, услуг и работ на основе оценивания части партии изделий или отдельных видов работ, сотрудников) контроль.

В зависимости от субъекта контроль подразделяют на внутренний (осуществляемый субъектами самой организации) и внешний (осуществляемый внешними по отношению к организации субъектами управления).

По форме контроль может быть открытым (система оценивания и учета деятельности, которая закреплена в соответствующих регламентах), наглядным (результаты оформляются в виде диаграмм, графиков и др.) и скрытым (осуществляется без оповещения контролируемых лиц).

Процесс контроля включает четыре основных фазы.

1. Создание стандартов. Стандарт – это желаемый результат или ожидаемое событие, с которым менеджеры могут сравнить последующую деятельность, исполнение и изменение. Стандарты должны определяться целями организации. Поскольку цели обычно фокусируются на результатах деятельности, то они могут быть использованы в создании стандартов, которые также фокусируются на результатах.

2. Наблюдение изменений, прогресса или результатов в сравнении с установленными стандартами. Такое наблюдение требует, во-первых, определения соответствующих изменений или указателей для наблюдения, во-вторых, систематичности.

3. Сравнение исполнения со стандартами. Результаты могут совпадать со стандартом, а могут быть ниже или выше него. Задача менеджера состоит в том, чтобы решить, в какой степени отклонение от стандарта допустимо.

4. Проведение корректирующих действий и регулирование процесса. Эти действия обычно принимают одну из трех форм:

• поддержание текущего статуса, когда результаты совместимы со стандартами;

• осуществление регулирования – когда результаты отклоняются от стандартов, обычно необходима корректировка того, что было сделано и как было сделано; регулирование также может применяться в тех случаях, когда стандарты слишком завышены;

• изменение стандартов – другой способ корректировки в случае значительного отклонения результатов от стандартов.

Эффективным можно назвать контроль, который представляет собой середину между тотальным контролем и полной бесконтрольностью.

Рекомендации по организации эффективного контроля:

• сотрудники должны знать и разделять цели и ценности организации; причины и характер системы контроля должны быть понятны исполнителям;

• должны устанавливаться адекватные, понятные работникам стандарты и нормы;

• отказ от чрезмерно сложного и частого контроля;

• соблюдение принципа справедливого вознаграждения лучших сотрудников по результатам контроля и принципа обязательных последующих мер по отношению к лицам, допустившим существенные нарушения.