- •В. П. Козоріз, н.І. Лапицька загальне і кадрове діловодство
- •Загальні вимоги
- •Вимоги до документів,
- •Вимоги до бланків
- •1.2.1. Організаційно – правові документи.
- •1.2.2. Розпорядчі документи.
- •Протоколи
- •Договори (контракти)
- •1.Предмет договору
- •Обовязки рекламіста
- •Обовязки рекламодавця
- •4.Порядок оплати роботи рекламіста
- •5.Термін дії договору
- •6.Відповідальність сторін
- •7.Юридичні адреси, банківські реквізити сторін
- •1.2.6. Сучасний діловий лист
- •02042, М. Київ, вул.. Глазунова, 2/4, тел. :261-17-21, 295-40-57
- •1.2.7. Факс
- •1.2.8. Телефонограми
- •1.2.9 Доповідна записка
- •1.2.11. Доручення
- •1.2.12. Резюме
- •1.3.1 Прийняття та попередній розгляд
- •1.3.2. Порядок оброблення та надсилання
- •1.3.3. Реєстрація документів
- •Обов’язкових реквізитів для заповнення реєстраційно-контрольної картки
- •Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою
- •1.3.4. Організація контролю
- •1.3.5. Строки виконання документів
- •Перелік документів Із зазначенням строків виконання
- •1.3.6. Здійснення контролю
- •Про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю за станом
- •Контрольні питання
- •1.4.1 Номенклатура справ
- •1.4.2. Формування та оформлення справ
- •1.4.3. Зберігання документів
- •1.4.4. Підготовка справ до зберігання
- •Контрольні питання
- •Частина 2 кадрове діловодство
- •Загальні положення
- •Підготовка й оформлення наказів
- •Наказ про припинення трудового договору
- •Довідка про нездані мойново-матеріальні та інші цінності
- •Типова форма контракту з працівником
- •Загальні положення
- •Обов’язкові сторони
- •Робочий час
- •Оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника
- •Відповідальність сторін, вирішення спорів
- •Зміни, припинення та розірвання контракту
- •Термін дії та інші умови контракту
- •Адреси сторін
- •2.1.3. Порядок оформлення наказів
- •Графік надання щорічних відпусток працівникам санаторію «Трускавець»
- •2.1.4 Підготовка та оформлення наказів
- •Контрольні питання
- •2.2.1. Загальні положення
- •2.2.2. Оформлення і ведення
- •Особова картка №________ і. Загальні відомості
- •Іі. Відомості про військовий облік
- •2.2.3. Оформлення та ведення
- •V Дисциплінарна відповідальність
- •Vі. Заохочення, нагороди, почесні звання
- •Vіі. Зарахування до кадрового резерву
- •Vііі. Підвищення кваліфікації
- •Оформлення та ведення
- •V. Дисциплінарна відповідальність
- •Vі. Заохочення, нагороди, почесні звання
- •Vіі. Зарахування до кадрового резерву
- •2.2.4.1. Заповнення особового листка
- •2.2.4.2. Порядок складання автобіографії
- •1. Прізвище__________________________________________________
- •2. Стать_____________ 3. Рік, число і місяць народження___________________________________
- •4. Місце народження_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- •10. Перебування за кордоном (робота, службове відрядження тощо)
- •14. Домашня адреса____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
- •15. Паспорт: серія_________________№____________виданий_____________________________
- •2.3.1 Загальні положення
- •2.3.2. Заповнення трудової книжки
- •2.3.3. Оформлення вкладиша
- •2.3.4. Оформлення і видача дубліката
- •2.3.5. Облік та зберігання трудових книжок
- •2.3.6. Заповнення та видача трудової книжки
- •Контрольні питання
- •2.4.1. Загальні положення
- •2.4.2. Документи,
- •Розписка
- •2.4.3. Форма і порядок заповнення
- •Форма і порядок заповнення
- •Контрольні питання
1.4.2. Формування та оформлення справ
Формування та оформлення справ – це групування документів у справі відповідно до номенклатури справ.
Справа – це перелік документів, сформованих за будь-якою ознакою за відповідними правилами. Правильне формування справ допомагає оперативному пошуку документів, забезпечує їх збереження, встановлює порядок в організації діловодства.
Формування справ в установі, як правило, проводить канцелярія або секретар.
Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
групувати у справи тільки оригінали ( за їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справи чорнових, особистих, дублетних документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи в установі;
групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка установи, документи постійного й тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом ділового року в одну справу. Після закінчення ділового року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою: в одній – справи постійного, в іншій – тимчасового строку зберігання:
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативи, а потім інші документи в логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;
документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
Документи розпорядчої групи групуються у справі разом з додатками за характером та хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх групують в окремі справи.
Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань групуються в різні справи.
Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку й за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів: всередині групи документів, що стосується одного протоколу, - за порядком денним.
Доручення органів вищого рівня й документи, пов’язані з їх виконання, групуються у справи за напрямами діяльності установи. Якщо таких документів багато, вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.
Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності:
внутрішній опис документів, включених до справи;
заява про прийняття на роботу;
направлення або подання;
особовий листок обліку кадрів;
автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення,звільнення;
доповнення до особового листка обліку кадрів;
доповнення до особового листка про заохочення;
довідки та інші документи.
Документи з місця проживання, довідки про стан здоров’я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв’язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.
Особисті рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку. Контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією або секретарем.