Тема 13. Автоматизація обліку на підприємстві

Великий обсяг економічної інформації, який постійно збільшується, потребує подальшого вдосконалення облікової і контрольно-аналітичної роботи. В умовах ручної обробки знижується якість інформації, продовжуються терміни її опрацювання, а зростання затрат праці призводить до різкого збільшення управлінського персоналу. На сучасному етапі удосконаленню управління і поліпшенню якості економічної інформації сприяє використання засобів обчислювальної техніки для обліку, аналізу господарської діяльності і планування виробництва.

На досліджуємому підприємстві ТОВ „Михайлівське” використовується ручна форма організації й ведення бухгалтерського обліку. При такому способі обєктом організації є праця людей, що передбачає великі затрати праці, а також залучення додаткових працівників. Крім того, маршрут деяких документів є досить складним і передбачає „жорсткий” характер , тобто рух документів чітко визначений і користувачі не мають права його змінювати.

Компютеризація документообігу, на нашу думку, дасть змогу усунути ці проблеми. Зменшення трудомісткості досягається переведенням ручного способу оформлення документування на компютерезований. Значно скорочується процес облікової реєстрації. Облікова реєстрація при такому способі оформлення документів передбачає стадії: одержання (приймання) первинних документів та видача інформації облікових регістрів для складання звітності, забезпечення потреб управління. Інші стадії облікової реєстрації відбуваються всередині компютера відповідно до алгоритмів програмного забезпечення, а контроль за ними здійснюється через інтерфейс користувача. Також подіпшується оперативність документообігу :

• Збільшуються варіанти маршруту документа. Зявляються можливості оперативно змінити шлях проходження документа, збільшити чисельність осіб, якими одночасно він може надходити на обробку, а також є можливість встановлювати термін актуальності документа та ступінь конфіденційності.

• Час руху документа від компютера до компютера майже миттєвий і обмежується лише пропускною швидкістю ліній звязку або мережі.

Крім того, компютеризація документообігу дасть змогу оптимізувати роботу працівників підприємства, що виявляється в оперативності пошуку необхідної інформації, в легшому пристосуванні до виконання малознайомої роботи, в значному скороченні виробничих помилок. Для керівників підприємства – це можливість проведення обєктивного аналізу ділових процесів, швидке вироблення управлінських рішень щодо їх оптимізації, контроль і коригування завантаженості працівників підприємства, відстеження ходу виконання завдань тощо.

Можливість використання програмних продуктів фірми „1С” , як можливої інформаційної системи, надає широкі можливості ведення автоматизованого обліку на підприємстві, дозволяє організувати ефективний бухгалтерський, кадровий, оперативний торговий, складський і виробничий облік, а також розрахунок заробітньої плати. „1С: Підприємство” являє собою систему прикладних рішень, побудованих за єдиними принципами і на єдиній технологічній платформі. Головною перевагою використання програмних продуктів „1С” являється їх розповсюдженість і знання користувачами інтерфейсу та процедур роботи з ними, що виключає витрати на закупку нового – спеціалізованого програмного забезпечення та навчання персоналу.