2.3. Поняття, зміст і основні принципи організаційно-функціонального управління

Основою управління комерційною діяльністю, яка в подальшому буде розглядатися через торгівлю є інформація. Саме управління представляє собою процес перетворення інформації в дію, тобто в кінцевому підсумку - процес прийняття рішень.

Отже, якість управління і його успіх перш за все, зале- жить від того, яка інформація відібрана і на скільки повно, і як виконано її перетворення, а потім вже від того, як ця інформація використовується, оскільки рішення базу­ється на вивчені станів керованого об'єкта.

Організація комп'ютерної обробки економічної інформації на стадії вивчення керованого об'єкта досить трудомістка, але особливої склад­ності не представляє. Виключно важкий процес формалізації і подальшої реалізації (навіть з допомогою комп'ютерної техніки) правил, пов'язаних з прийняттям комерційних рішень є переважно привілегію людини: функціонального спеціаліста (менеджера з поставки, реалізації, бухгал­тера). Воно полягає в співставленні бажаного і дійсного, в результаті чого інтуїтивно приймаються досить прості, які здавалось би логічні рішення, хоча вони, можуть бути, і не являються кращими. Однак в даний час на чисто інтуїтивні міркування навіть умілого керівника уже неможливо опиратися. Сучасні торговельні підприємства представляють собою складні динамічні інформаційні системи із зворотнім зв'язком, які включають в себе множину змінних величин. Люди не можуть Достатньо точно розрахувати динаміку поведінки таких систем, оскільки в міру обмежених можливостей використовують значно менший обсяг інформації порівняно з тим, який є або може бути в їх розпорядженні. В розв'язанні цієї проблеми і міститься ключ до створення відповідних автоматизованих інформаційних систем.

За сучасною теорією менеджменту основними принципами ефектив­ного управління висуваються такі: оптимальності\ кібернетичного Моделювання, "чорного ящика" і зовнішнього доповнення.

42 ЧАСТИНА 1

• Принцип опппшальності планово-економічнихрішень є осново^ ефективного управління. Він полягає у виборі найкращого варіант рішення на основі критерію оптимальності з використанням матема. тичних моделей і ЕОМ. Наприклад, оптимізація планування роздрібного товарообороту припускає: виявлення умов, які визначають його багатоваріантний розвиток; встановлення обмежень, в межах яких можливе варіювання; визначення цілевої функції і критеріїв оптимальності планування показників товарообороту.

• Принцип кібернетичного моделювання ґрунтується на відобра­женні в моделях тих інформаційних процесів, які протікають в складних динамічних системах. Моделювання здійснюється, зокрема, з допомогою математичного апарату і ЕОМ. Моделі можуть мати різний вид в залежності від об'єкта (від сітьового графіку - при плануванні ремонтно-будівельних робіт в торговельному підприємстві до моделі масового обслуговування - при оптимізації купівельних потоків в магазинах тощо). Моделі можуть дати необхідну інформацію для вивчення системи при значно менших затратах, ніж при спостереженні за реальною системою, і, головне, в значно коротші терміни.

• Принцип "чорного ящики " полягає в тому, що кібернетичнії система зі складною внутрішньою структурою, якою є будь-які пі економічний об'єкт (в нашому розгляді - торговельне підприємство), подається у виді інфологічної моделі, яка містить вхідні і вихідні дані і правила їх обробки. Вже тільки на основі вивчення і аналізу сукупності супроводжувальних даних можна зробити низку важливих висновків про керовану систему. В торгівлі цей метод застосовується в випадках, коли не вдається скористатися інформацією про внутрішню структуру якого-небудь керованого процесу або об'єкту і про принципи його формування внаслідок недоступності відповідної інформації при даному рівні знань або надмірності затрат на її отримання. Таким процесом в даний час, наприклад, є визначення обсягів попиту населення на товари широкого вжитку. На вході цієї моделі є дані про платоспроможність і статевовікову структуру населення, про обсяг, асортимент і ціни на пропоновані товари і т.ін. На виході зведення про фактично реалізовані і не продані товари, про незадоволений попит. Сам механізм попиту вданому випадку є "чорним ящиком".

• Принцип зовнішнього доповнення вимагає доповнювати розгляд будь-якого процесу (об'єкта) управління вивченням його взаємозв'язків

43

зовнішнім середовищем. Згідно з цим принципом торговельне підприємство розглядається в двох аспектах:

як відносно самостійна складна інформаційна система;

_ як регіональний елемент системи (або навіть національної економіки).

При великій складності об'єкта управління, яким виступають торговельні підприємства, моделювання і прогнозування його "поведінки" формалізованими методами здійснюється лише приблизно. В зв'язку з цим необхідний змістовний контроль формалізованої системи управління, який виражається в прийнятті рішень, які коригують раніше вироблені такими методами керуючі дії і прогнози. Сукупність процедур коригу­вання формалізовано отриманого керуючого рішення, а також включення екзогенних (тобто зовнішнього походження) параметрів в модель управління називають зовнішнім доповненням. Прикладом використання даного методу слугує коригування планових завдань по розподілу товарообороту в торговельному об'єднанні з врахуванням виявлених резервів між окремими магазинами.

На вище названих узагальнюючих принципах базується автоматизація управління комерційною діяльністю - процес освоєння органами еконо­мічного управління методів і техніки автоматизованої переробки даних для отримання необхідної інформації і вироблення на її основі оптимальних управлінських рішень з доведенням їх до безпосередніх виконавців. При цьому вироблення оперативних управлінських рішень здійснюється з допомогою розрахунків за економіко-математичними моделями на основі інформації, яка безперервно поступає в систему управління. її отримують найбільш раціональним шляхом завдяки оптимальної технології переробки первинних даних і сучасних архітектурних рішень розміщення технічних засобів.

Питання для самоперевірки-

1. Що розуміють сьогодні під інформаційною технологією? 2. Що представляє собою інформатика як наука?

3. Якими чинниками зумовлюються утворення великих обсягів інформації?

4. Що розуміється під поняттям "інформатизація"? Розкрийте сутність поняття "інформатизація".