2.3.2. Підготовка даних

Ця операція виконується в традиційних централізованих технологіях. Вона полягає в ручному переносі даних з документів (не обов'язково паперових, приклад - збір даних по телефону з безпосереднім вводом у ЕОМ) на машинні носії або з касових терміналів (як це робиться в АІС

440 частина ₃

ТП). Як правило, вона виконується на обчислювальному центрі, або в мережі АРМів торговельного підприємства.

В першому випадку, документи поступають у відділ прийому і контролю в пачках з супроводжуючими ярликами. У відділі переві­ряється повнота, чіткість заповнення, відповідність кількості документів що вказано в ярлику, відповідність контрольних сум за документами контрольній сумі, що вказано в ярлику. Після перевірки відбувається реєстрація пачки в спеціальному журналі. Дані переносяться на машинний носій. Контроль переносу здійснюється двома способами: верифікації і розрахунковим методом.

Метод верифікації полягає в повторному вводі даних з наступним порівнянням файлів. Розрахунковий метод (таксування) полягає у порівнянні контрольних сум по рядках, стовпчиках, документах, розра­хованих вручну з використанням простих засобів типу калькулятора, з сума­ми, розрахованими на ЕОМ після вводу у файл за тим самим алгоритмом.

В іншому випадку, наприклад, в АІС торговельного підприємства це робиться засобами максимальної автоматизації: через касові термінали, вводом вже машинних носіїв, отриманих від постачальників, транспорт­них організацій і т. ін., формуванням спеціальними засобами первинних документів (див. розділ 2.7).

Операція підготовки даних є трудомісткою, але можна реєстрацію первинних даних сумістити з переносом даних на машинний носій і одночасно з реєстрацією виконувати передачу інформації в ЕОМ. Тоді сумарна трудомісткість обох операцій зменшиться. Таке суміщення характерне для децентралізованих технологій, які використовуються в АІС супер і - інтермаркетів, торговельно-оптових підприємств.

2.3.3. Ввід даних

При виконанні цієї операції формуються автономні або добазові (Р°" бочі) файли. Вони створюються на основі вимог послідовної обробки-Добазові файли, як правило, є проміжними, з їх допомогою створююТ^ьСЯ або коректуються файли баз даних (БД). Тому добазові файли фор^мУ" ються відповідно до вимог конкретної системи керування базами дани* (СКБД).

Достовірність вводу даних забезпечується комплексом заходе ³ використанням технічних і програмних засобів. На цьому етапі голові^,,,м

є програмно-логічний контроль. Він забезпечує перевірку логічних співвідношень і обмежень, зокрема:

• діапазон представлення даних;

• типи введених да них;

• структуру і логічний взаємозв'язок між даними;

• контроль по модулю для закодованих даних.

Важливо, що зміна поколінь обчислювальної техніки, використання сучасних програмних продуктів приводять до суміщення всіх початкових операцій: реєстрації, підготовки, вводу, контролю і компоновки даних. Крім цього, якщо традиційно в централізованих технологіях вказані операції виконували працівники обчислювального центру, то зараз таку роботу виконують функціональні працівники, які прекрасно розуміють зміст даних, якими вони користується, і є безпосередньо зацікавленими особами в швидкому отриманні правильного результату.