85. Аудит расчетов с подотчетными лицами

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен убедиться в следующем (задачи проверки):

• соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;

• правильность оформления, своевременность представления аван­совых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нор­мативным требованиям;

• правильность оформления командировочных документов и воз­мещения командировочных расходов;

• соответствие установленному порядку операций, совершаемых с использованием платежных (корпоративных) карт;

• правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и от­ражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.

Организация может выдавать наличные денежные суммы подотче: своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. Разме: денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть опре­делены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче

Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в уста новленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сда­ли неизрасходованный остаток в кассу.

Источники информации:

• ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подот­четными лицами»;

• приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командиров­ку (форма Т-9), заявления о выдаче денег под отчет с разреши­тельной резолюцией руководства.

• Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос Характерные ошибки и нарушения:

• выдача подотчетных сумм без оснований (приказа или заявления с разрешительной подписью руководства), без определения сро­ка, на который выдана подотчетная сумма;

• выдача подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее по­лученные суммы;

• выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками: организации;

• систематическая выдача подотчетных сумм без производствен­ной необходимости с последующим возвратом их в кассу.

Правильность оформления, своевременность представления аван­совых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нор­мативным требованиям

Работники, получившие денежные суммы под отчет на хозрасходы обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по окон­чании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по возвращении из внутрирос-сийской командировки и в течение 10 дней по возвращении из загра­ничной командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток. Отчет работника об израсходовании полученных денежных сумм должен быть совершен путем составления авансового отчета уста­новленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет должен бытьподписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) н утвержден руководителем организации. К авансовому отчету дол­жны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплачен­ные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции, прочие опла­ченные документы строгой отчетности). Первичные документы дол­жны быть установленной формы, иметь все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату должны быть выписаны на подотчетное лицо.

Источники информации: авансовые отчеты (форма АО-1) с прило­женными к ним первичными документами.

Аудиторская процедура: просмотр документов.

Характерные ошибки и нарушения:

• списание подотчетных сумм по первичным документам неуста­новленной формы, неправильно оформленным;

• списание подотчетных сумм при отсутствии первичных доку­ментов;

• списание подотчетных сумм по первичным документам, выпи­санным на другое лицо.

Правильность оформления командировочных документов и воз­мещения командировочных расходов

Направление организацией своего работника в служебную команди­ровку¹ должно быть оформлено командировочным удостоверением уста­новленной формы (командировочное удостоверение может не выпи­сываться при однодневных командировках и при командировках за границу). Командируемому работнику должен быть выдан под отчет аванс в размере суммы предстоящих командировочных расходов. При заграничных командировках аванс должен быть выдан в валюте, кото­рую организация вправе купить для этих целей через уполномоченный банк с зачислением на специальный транзитный счет (приобретение организацией наличной иностранной валюты запрещено Централь­ным банком РФ).

Командировочные расходы, подлежащие возмещению организаци­ей работнику, включают в себя:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• суточные;

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ве­дома руководства.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов должнь: быть определены коллективным договором либо локальным норма­тивным актом организации (положением, приказом). Размеры возме­щения командировочных расходов не могут быть менее норм, установ­ленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

При заграничных командировках остаток неиспользованного аванса должен быть возвращен работником в кассу организации либо в валю­те, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Перерасход командировочных расходов в этом случае анало­гичным образом должен быть возмещен работнику в валюте либо в руб­лях по курсу ЦБ РФ на указанную дату.

Источники информации:

• авансовые отчеты (форма АО-1) с приложенными к ним коман­дировочными удостоверениями (форма Т-10) и иными подтверж­дающими документами;

• служебные задания на командирование и отчеты об их выполне­нии (форма Т-10А);

• локальные нормативные акты (положения, приказы), устанавлива­ющие порядок и размер возмещения командировочных расходов

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

Характерные ошибки и нарушения:

• отсутствие командировочных удостоверений;

• отсутствие в командировочных удостоверениях отметок «при­был» — «убыл»;

• несоответствие маршрута командирования, длительности, сроков пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении:

• возмещение командировочных расходов сверх установленных норм при отсутствии локального нормативного акта (положения, приказа).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет.

Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок, долж­ны быть списаны со счета 71 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 эти суммы подлежат списанию на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они будут удерживаться из оплаты труда) или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда и бу­дут взыскиваться иным образом).

Источники информации:

• карточка и ведомость аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

• бухгалтерская отчетность.

Аудиторские процедуры: просмотр и сравнение документов.