2. Разместить черновик проекта в «Системе 4i»

Порядок размещения информации о проекте описан в Приложении 3 к данным рекомендациям «Памятка по вводу предложения».

Важно! Сначала в «Системе 4i» создается черновик проекта, который до публикации: доступен для редактирования только автору проекта; не виден другим пользователям. После публикации проект станет доступен для просмотра всем пользователям системы, но автор не сможет изменить информацию в полях «Проблема», «Решение», «Результат» из раздела «Суть».

• Как заполнить раздел «Суть»?

Раздел «Суть» (Аннотация проекта) - это краткое, но емкое описание проекта, из которого читающий может получить достаточный объем информации, чтобы сформировать свое понимание предложенного. В данном разделе необходимо заполнить следующие блоки:

• Проблема (Обоснование необходимости проекта)

На что направлен проект? Зачем его необходимо реализовать?

1. Описание предпроектной ситуации: область приложения проектной деятельности, современное состояние в данной области (анализ рынка, имеющиеся аналоги, конкуренты, иные факторы, конкретная ситуация (на производстве, в коллективе, в местном сообществе и пр.).

2. Формулирование проблемы: проблемная ситуация, проявления (симптомы проблем), результат анализа проблемной ситуации (состав проблем, корневая проблема, причины проблем).

3. Востребованность проекта: характер и масштаб проекта.

• Решение (Основные запланированные изменения)

Что и как будет сделано? Характер и масштаб проекта. Основная технологическая или управленческая новация.

• Результат

Основные конкретные результаты и предполагаемый эффект в долгосрочной перспективе от реализации проекта.

• Как заполнить раздел «Рубрика»

В данном разделе автору необходимо указать сферу реализации проекта (Приложение 4), географическую принадлежность, а также выбрать один из предложенных типов проекта: «Производственно-технические проекты», «Организационные проекты», «Управление персоналом и социальное развитие», «Корпоративные коммуникации».

В Приложении 4 приведен список сфер реализации проекта, доступных в «Системе 4i» в виде рубрикатора.

В разделе «Географическая принадлежность» необходимо указать регион происхождения команды исходя из географической принадлежности предприятия к одной из 17 дорог - филиалов ОАО «РЖД», либо к центральному аппарату.

ПРИМЕР:

Команде из числа сотрудников Ростовского ИВЦ необходимо выбрать строку «Северо-Кавказская железная дорога». Команде, представляющей Главный вычислительный центр, в представленном рубрикаторе необходимо выбрать строку «Центральный аппарат».

ТИПЫ ПРОЕКТОВ:

«Производственно-технические проекты»

Проекты, направленные на модернизацию и оптимизацию производства или внедрение новых технических решений.

«Организационные проекты»

Проекты по внедрению новых управленческих технологий, современных методов принятия управленческих решений.

«Управление персоналом и социальное развитие»

Проекты, направленные на развитие персонала компании и улучшение социального положения работников на базе имеющихся ресурсов.

«Корпоративные коммуникации»

Проекты, направленные на построение и организацию эффективных внутренних и внешних каналов и форм коммуникаций.

ПРИМЕР:

Проект, предлагающий разработать новый стандарт приемки локомотивов после капитальных и средних видов ремонта, относится к типу проекта «Организационные проекты», сфера реализации «Локомотивное хозяйство».

Для проекта, направленного на создание нового типа радиатора для охлаждения оборудования локомотива, следует указать тип «Производственно-технические проекты», сфера реализации «Локомотивное хозяйство».

Важно! Раздел является обязательным для заполнения. Правильное заполнение раздела «Рубрика» играет ключевую роль в последующей доработке проекта и его оценке экспертами. Чтобы сделать поля раздела «Рубрика» активными (доступными для заполнения), необходимо нажать значок «Редактировать», расположенный на панели инструментов.

• Как заполнить раздел «Устав»

Раздел «Устав» - это подробное, развернутое описание проекта, из которого можно получить полное представление о проекте, порядке и сроках его реализации, стоимости и содержания работ и т.д. Данный раздел включает в себя следующие блоки:

• Цели и задачи

• Функциональный заказчик проекта

• Общий срок реализации проекта (в месяцах)

• Сумма расходов по проекту (в тысячах рублей)

• План реализации проекта

План реализации проекта по вехам целесообразно оформить в табличной форме (диаграмма Ганта) и приложить к проекту отдельным файлом.

• Основные проектные решения

В данном разделе приводится описание основных технологических, организационных и других решений, определяющих продукт проекта или его отдельные элементы.

• Структурная схема реализации проекта

• Место пилотной реализации проекта

Важно! Возможности «Системы 4i» позволяют автору проекта приложить к нему необходимые дополнительные документы в виде различных файлов (Word, Excel, Pdf, Jpeg и т.д.). Целесообразно в названии приложенного файла указывать блок проекта, который он поясняет (План реализации проекта.doc). Также можно дать в тексте ссылку на приложенный файл. В этом случае в тексте прописывается: «Подробная схема приведена в Приложении №1». Соответственно, к проекту прикладывается файл: Приложение №1.jpeg.

• Как оценить рентабельность проекта?

«Рентабельность» - параметр проекта, отражающий норму прибыли на единицу разовых затрат/инвестиций на реализацию идеи и создание результата.

Оценка параметра «Рентабельности» проекта осуществляется на основе сопоставления расходов на реализацию и создание результата (продукции, услуг, сокращение издержек и т.п.) и предполагаемых доходов от многократного использования результата.

Оценка рентабельности производится с учетом пригодности и реализуемости идеи проекта.

• Как оценить пригодность проекта?

«Пригодность» - параметр проекта, интегрально отражающий пригодность идеи проекта и результата ее реализации для деятельности компании.

Оценка параметра «Пригодность» производится на основе аккумуляции в единый количественный показатель набора формализованных ответов на вопросы, имеющие отношение к обоснованности идеи, получению уникальных выгод, возможностям охраны коммерческого потенциала, предполагаемым масштабам использования/тиражирования и т.д.

• Как оценить реализуемость проекта?

«Реализуемость» - параметр проекта, интегрально отражающий уровень обеспеченности различными ресурсами процесса создания результата.

Оценка реализуемости идеи проекта производится на основе аккумуляции в единый количественный показатель набора формализованных ответов на вопросы, имеющие отношение к уровню обеспеченности проекта различными ресурсами: человеческими, финансовыми, материальными и т.д.

Подробные рекомендации по заполнению разделов «Рентабельность», «Пригодность», «Реализуемость» будут размещены 10 марта в разделе «Справка» в «Системе 4i».

• Как заполнить раздел «Авторы»?

Важно! К участию в конкурсе не принимаются проекты от анонимных авторов. Раздел «Авторы» необходимо заполнять на каждого члена команды с указанием должности и места работы. Полное заполнение раздела является гарантией своевременного получения вами информации о ходе проведения конкурса и является необходимым условием для поддержания связи с Рабочей группой и экспертами.

Участников проектной команды необходимо указать в разделе «Авторы». Для этого нужно открыть раздел «Авторы», нажать «Редактировать», затем «Добавить» (вы можете добавить требуемое число окошек по числу человек в команде). После этого необходимо нажать активную строку «Новая запись» в каждом из появившихся окошек и вносите данные.

Важно! Необходимо указать соответствующую роль в команде на каждого участника проекта. Роли, доступные для участников конкурса: - руководитель проекта; - участник проекта. Если у команды есть куратор, то сведения о нем также размещаются в разделе «Авторы» с указанием роли «Куратор проекта».