Тема 8. Табличные процессоры

8.1.НАЗНАЧЕНИЕ И ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРОВ

Практически в любой области деятельности человека, но в особенности в экономической, возникает необходимость в представлении данных в виде таблиц. При этом одна часть этих данных является независимой, исходной, а другая, наоборот, зависимой. Значения данных из 2-й части вычисляются по формулам на основании значений данных из 1-й части.

Любую таблицу можно оформить в текстовом процессоре, а значения зависимых данных рассчитать на калькуляторе. Однако при большом объеме таблицы работник устает и допускает ошибки. Более того, как правило, исходные данные меняются по объективным обстоятельствам, что приводит к необходимости повторения большой рутинной работы по перерасчету таблиц. Указанные проблемы снимаются при использовании табличных процессоров (ТБП).

Идея ТБП возникла у студента Гарвардского университета Дэна Бриклина в 1979 году. Результат – появление ТБП VisiСalc, а вскоре SuperCalc для компьютера типа Apple. В 1982 году фирма Lotus выпустила на рынок ТБП Lotus 1-2-3 для компьютеров типа IBM. Наконец, в 1987 году фирма Microsoft создает ТБП Excel, который в настоящее время занимает ведущее место.

8.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Э лектронная таблица (ЭТ) – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячей-ках) которой записаны дан-ные различных типов: тексты, даты, формулы и числа. Для создания и уп-равления ЭТ используется специальный пакет прог-рамм – табли-чный процессор. Рабочая область экрана при использовании ТБП состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена (заголовки). Имена строк – их порядковые номера. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита и их сочетания сначала от Aдо Z, затем от AA до AZ. В ТБП Excel 256 столбцов и более 65,5 тысяч строк. Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую уникальный адрес – сочетание имен столбца и строки. В электронной таблице существует понятие блока ячеек (диапазона, интервала). Блоком может быть ячейка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Блок, как и ячейка, имеет уникальный адрес, образованный адресами первой и последней его ячеек, разделенных двоеточием. Например, D4:F5 (см. рис.). Любая команда ЭТ требует указания блока ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена. Это указание осуществляется либо набором с клавиатуры адреса этого блока, либо выделением соответствующей части таблицы.

8.3. ИНТЕРФЕЙС И ОБЪЕКТЫ ТБП

При работе с ЭТ на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Последняя включает в себя: главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода.

Строка главного меню содержит имена основных режимов ТБП. Выбрав один из них пользователь получает доступы к ниспадающему меню команд.

В спомогательная область управления включает строку состояния, панели инструментов, вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки, ярлыки листов листания.

Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней (как и в ячейке) можно редактировать вводимые данные, наблюдать формулу или функцию, использованные в данных ячейках, а не результат вычислений. Текущей (активной) ячейкой называется ячейка, в которой в данный момент находится курсор. При этом адрес текущей ячейки и ее содержимое выводится в строке ввода. Перемещение курсора осуществляется клавишами управления курсором. В Excel можно работать с 4-мя основными типами объектов (документов):

• рабочая книга,

• рабочий лист (электронная таблица),

• диаграмма,

• макрос.

Рабочая книга представляет собой электронный документ, состоящий из рабочих листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана: Лист 1, Лист 2, … Число листов можно увеличить или уменьшить. Все листы рабочей книги хранятся в одном файле.

На рабочих листах могут размещаться таблицы, диаграммы и макросы.

Макрос – это объединенная в одну большую команду последовательность команд, которые приходится очень часто выполнять пользователю. ТБП Excel допускает одновременное открытие нескольких документов в разных окнах, организуя тем самым многооконный режим работы.

8.4. ДАННЫЕ, ХРАНИМЫЕ В ЯЧЕЙКАХ ЭТ

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих типов:

1. Текст – это любая последовательность символов, используемых для заголовков таблиц, строк, столбцов.

2. Число - это числовая константа. В рамках одной и той же таблицы могут использоваться разные числовые форматы:

• основной формат – обеспечивает запись числовых данных в том виде, как они вводятся или вычисляются,

• формат с фиксированным количеством десятичных знаков после запятой, (например, формат с 2-мя знаками: 123  123.00; 0.123  0.12),

• процентный формат (умножение на 100 числа, введенного в формате), например, 0.123  12.3%, 123  12300%,

• научный формат (экспоненциальная форма представления числа, при этом мантисса содержит один разряд слева от запятой), например, 123  123Е + 02 (1.23 * 10²).

3. Формула – это выражение, состоящее из чисел, ссылок на ячейки (адресов ячеек), функций, арифметических и логических операций. Различают арифметические и логические формулы. Результатом вычисления арифметической формулы является число. Логические формулы принимают значения "истинно" или "ложно". В арифметических формулах используются арифметические операторы: +,-,*,/,^, а также логические операторы сравнения: =, <>, <,>,<=,>=. Логические операторы необходимы, когда арифметическая формула содержит условие: y = ax+b, если x =>0, y=cx² в противном случае. Если x => 0 то y=ax+b иначе y=cx² . Логические формулы кроме операторов сравнения могут содержать специальные логические операторы: NOT - "не", AND - "и", OR - "или". Набор формулы начинается со знака = или +, например, =A1+B1*3; =(A1 > 0) OR (C3 > 1). Набор формулы осуществляется либо в строке ввода, либо в текущей ячейке. После нажатия ENTER набор заканчивается. При этом в строке ввода визуализируется введенная формула, а в текущей ячейке – результат вычисления по этой формуле.

4. Функция – это реализованная в ЭТ, запрограммирован-ная в ТБП формула, позволяющая производить часто встречаю-щиеся последовательности вычислений. В ЭТ представлены следующие виды функций:

• математические (тригонометрические, логарифмические),

• статистические (среднее значение, стандартное отклонение и т.п.),

• текстовые (вычисление длины строки, преобразование заглавных букв в строчные),

• логические (для построения логических выражений),

• финансовые (определение амортизационных отчислений),

• функции даты и времени.

Все функции имеют одинаковый формат записи, включающий имя функции и находящиеся в круглых скобках аргументы, например, SUM(B5:E5) – сумма чисел из ячеек блока B5:E5. Выбор подходящей функции осуществляется в ТБП Excel с помощью специальной программы – мастер функций.

5. Дата, которая может быть представлена в разных форматах и с которой можно выполнять различные арифметические и логические операции. Наиболее употребимы следующие форматы дат: а) дд-ммм-гг (04-янв.-95), б) ммм-дд-гг (янв.-04-95),

в) дд-ммм (04-янв.).

8.5. РЕЖИМЫ РАБОТЫ ТБП

Основными режимами работы ТБП являются режимы:

• готовности,

• ввода данных,

• командный,

• редактирования.

Р ежим готовности – где происходит выбор (выделение) ячейки или блока ячеек для последующего ввода данных или выполнения какой-либо команды. В этом режиме в ячейке нет текстового курсора, а есть выделение активной ячейки (блока ячеек) рамкой и цветом. Выделенная область всегда ограничена рамкой. Причем первая ячейка выделенной области (левая верхняя) цвет не изменяет, а остальные становятся негативными. В структуру выделенного фрагмента входит маркер выделения, который имеет специальное назначение.

Режим ввода данных. Сразу после начала ввода данных в текущую ячейку ТБП покидает режим готовности и переходит в режим ввода данных. При этом прежнее содержимое текущей ячейки теряется, и в ней появляется текстовый курсор в виде мигающей вертикальной черты. Режим заканчивается нажатием ENTER, после чего ТБП опять переходит в режим готовности.

Командный режим. Для выполнения любой команды в отношении выделенных ячеек необходимо перевести ТБП в командный режим, то есть обратиться к главному меню. Меню содержит следующие группы команд:

• ФАЙЛ – работа с файлами – ВИД.

• ПРАВКА – редактирование – ВСТАВКА.

• ФОРМАТ – форматирование – ОКНО.

• ДАННЫЕ –обработка данных – СПРАВКА – печать и т.д.

Режим редактирования. Для частичной коррекции, а не полного обновления содержимого текущей ячейки, используется режим редактирования. В него можно перейти, например, двойным щелчком по выбранной ячейке. В результате последней появится текстовый курсор при сохранении прежнего содержимого. Редактирование можно осуществлять непосредственно в строке ввода, для чего достаточно щелчка по строке ввода.

8.6. ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ И ВВОД ИСХОДНЫХ ДАННЫХ

Работа с ЭТ в общем случае предполагает 4 этапа:

1. Формирование структуры ЭТ и ввод исходных данных.

2. Работа с данными ЭТ.

3. Представление данных графически.

4. Печать.

Рассмотрим 1-й этап: в рабочий лист заносится заголовок таблицы, названия ее строк и столбцов; в ячейки таблицы вводятся исходные данные, функции, формулы; осуществляется обрамление и форматирование ячеек таблицы. Поясним это на примере: простейший квартальный отчет о доходах

О тчет состоит из двух столбцов, в 1-и из кото-рых размещено название месяца, во 2-м – размер дохода, в ячейке А1 – заголовок таблицы – "квартал 1". В ячейке В6 представлен суммарный доход за квартал (строка "всего"). В формуле используется встро-енная функция суммирования SUM. Если текущей ячейкой является В6, то в режиме готовности в строке ввода визуализируется соответствующая ей формула, а в самой ячейке – результат вычисления по этой формуле.

8.6.1. Копирование и перемещение информации.

Понятие абсолютной и относительной ссылок

Таблицы зачастую содержат большое количество однотипных, а иногда и одинаковых данных. В случае таблицы, выполненной на бумаге, такие данные пришлось бы многократно переписывать. В ЭТ для этого используются механизмы копирования и перемещения. При этом копировать и перемещать можно данные, форматы данных и формулы. Копируемая и перемещаемая информация может содержаться в отдельных ячейках, в группах ячеек, в целом рабочем листе. При копировании, в отличии от перемещения, информация в источнике сохраняется. При перемещении формул имеющиеся в ней ссылки на ячейки остаются неизменными. При копировании формулы содержащиеся в ней ссылки на другие ячейки могут либо оставаться неизменными, либо автоматически изменяться. Для описания этого механизма используют понятия абсолютной и относительной ссылок.

Абсолютной называется ссылка, не изменяющаяся при копировании содержащей ее формулы.

Относительной называется ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании содержащей ее формулы. Изменение происходит таким образом, что сохраняется расстояние по обеим частям адреса между ячейкой, на которую производится ссылка, и той ячейкой, откуда она производится. Записывается относительная ссылка как обычный адрес ячейки, состоящий из заголовков столбца и строки, например, А1. Запись абсолютной ссылки получается из записи относительной ссылки добавлением знака $ доллара как перед заголовком столбца, так и перед заголовком строки, например, $A$1.

Копирование формулы из А2 в В2.

Ссылка на ячейку может быть частично относительной, то есть относительной по одной части адреса и абсолютной по другой, например, $A1 или A$1.Тогда при копировании изменяется лишь относительная часть адреса.

8.6.2. Способы копирования и перемещения

1) Применение буфера обмена. Буфер обмена – это область оперативной памяти, предназначенная для временного хранения информации. Копируемая или перемещаемая информация помеща-ется в буфер обмена после ее выделения и применения к выде-ленному боку команд ПРАВКА  КОПИРОВАТЬ или соответст-венно ПРАВКА  ВЫРЕЗАТЬ. Из буфера обмена информация вставляется в помеченное место командой ПРАВКА  ВСТАВИТЬ.

2) Метод перетаскивания с помощью левой клавиши мыши. Курсор мыши наводится на рамку текущей ячейки и превращается из креста в стрелку. Удерживая нажатой левую клавишу, выделенная информация перетаскивается в нужное место. Для копирования этот шаг выполняется при нажатой клавише Ctrl.

Перетаскивание с помощью правой клавиши мыши. (обладает большими функциональными возможностями). Выполняются действия предыдущего варианта, только вместо левой удерживается нажатой правая клавиша. При отпускании клавиши мыши в месте вставки появляется спецменю, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию: копировать, переместить, копировать форматы и т.п. Если курсор мыши наводить не на рамку выделения, а на маркер заполнения, то переносимое содержимое будет заполнять не только последнюю ячейку, но и все промежуточные.

Пример. Квартальный отчет. В ранее рассмотренный

о тчет введем новую графу "вклад" отража-ющую долю месячного дохода в квартальном. Для января эта доля может быть вычислена по формуле =B3/B6. Все ссылки в этой фор-муле относительные. Поэтому при попытке скопировать эту формулу в ячейку С4 и тем более в С5 получим реакцию "Деление на нуль". Это произойдет из-за того, что обе ссылки будут изменены и для ячейки С4 получим: B4/B7. Ячейка В7 не заполнена. Чтобы сделать формулу пригодной для копирования, ссылка на В6 должна быть абсолютной.

8.7. РАБОТА С ДАННЫМИ