Питання до самоконтролю:

1. Класифікація документів за спеціалізацією та призначенням.

2. Класифікація документів за походженням, формою, секретністю та терміном виконання.

3. Особливості класифікації за стадіями створення та строками зберігання.

4. Дата як реквізит.

5. Особливості запису індексу як реквізиту.

6. Адресат як реквізит.

7. Гриф затвердження.

8. Резолюція та віза як реквізит.

9. Підпис, особливості оформлення та написання.

Тема: Акт та накладна як документи План

1. Накладна як документ.

2. Акт як документ.

3. Поділ актів на законодавчі та адміністративні.

4. Частини акта.

5. Зразок акта про результати ревізії каси.

6. Зразок акта про списання малоцінного інвентаря.

7. Зразок акта передачі матеріальних цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій.

Література: Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 1997р.

Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2001р.

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери – К.: А.С.К., 2001р.

Студенти повинні знати: вимоги до оформлення актів та накладних.

Студенти повинні вміти: грамотно складати і оформлювати акти, накладні, використовуючи термінологічну лексику.

Накладна як документ

Накладна – це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.

У накладній повинні бути такі реквізити:

1. назва: Накладна №... від ... (дата);

2. підстава, на основі якої видано накладну;

3. кому видано (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові приватної особи);

4. від кого (назва установи або штамп установи, адреса її, телефон, поточний рахунок);

5. позначення кожної графи, що передбачене змістом накладної;

6. підпис керівника установи й бухгалтера;

7. дата;

8. хто видав;

9. хто одержав;

10. печатка або штамп установи;

Затверджую

------------------------------

(підпис керівника установи)

Накладна № 17

20.02.2000

Підстава: отримання телевізора “Томсон” для кабінету №32

Вітровою Марією Петрівною

через Василенко Ніну Іванівну

на підставі наказу №19 ректора Національної медичної академії ім. О.Богомольця від 18.02.1999р.

№ п/п	Сорт	Одиниця виміру	Номенклатурний №	Кількість	Вартість	Сума
1.	новий	шт.	№ 753271	один	625 грн	625 грн

В

(підпис)

идав___________

Отримав____________

(підпис)

Акти

Акт - це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з учасниками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладаються після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Розукомплектовування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та експертна оцінка матеріальних цінностей - ревізія.

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7. Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідним керівником закладу, установи, акт є документом сурової звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості:

Вступна частина

1. Автор документа - підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства (ліворуч, якщо є п. 2, в іншому разі - посередині).

1. Затвердження - посада, підпис, розшифрування підпису, дата (праворуч).

2. Дата за актування факту чи події (якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

2. Місце укладання (праворуч).

3. Назва документа (посередині з великої літери) та номер.

4. Заголовок (“про...”).