Резолюція

У резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й наступні проставляються на будь–якому вільному місці лицьового боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату А6, наприклад:

Начальникові рекламного відділу Коваленку З.Б. Підготувати проект контракту до 29.04.2004 (підпис керівника) 07.02.2004

Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відповідальними за виконання документа є особа, прізвище якої зазначається в резолюції першою.

Загальні вказівки формулюються так: До виконання; До друку; До відома та под.

Віза

Віза – реквізит, близький за змістом і призначенням до грифа узгодження, підвищує якість внутрішнього документа шляхом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Віза може складатися з:

а). назви посади службової особи;

б). підпису та його розшифрування;

в). однозначного лаконічного рішення (позитивного, негативного);

г). дати візування, наприклад:

Керівник проекту (підпис) В.Д. Орєхов Зауважень немає. 19.04.2004 або Не заперечую. Головний інженер (підпис) Б.В. Горбань 20.04.2004

Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, має розгорнутий характер, воно викладається на окремому аркуші паперу, наприклад:

Інспектор з економічної та радіаційної безпеки (підпис) А.О. Пугач Зауваження додаються. 28.03.2004

У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх взується тільки екземпляр, що залишається в організації.

Підпис

Підпис – обов’язків реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найменування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається, назву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керівникові організації. У випадках його відсутності або за відсутності особи, підпис якої зазначено на проекті документа, право підпису належить особі, яка виконує її обов’язки. При цьому обов’язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в.о., зам.). У цих випадках не припускається підписання документа з прийменником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Директор коледжу, проф. Ю.І. Пономарьов В.о. директора, доц. (підпис) В.Д. Без’язичний

Підпис кількох службових осіб розташовуються одна під одною в послідовності ієрархії посад:

Ректор академії (підпис) С.О. Горобець Голов. бухгалтер (підпис) В.Б. Ванштейн Голова профкому (підпис) Л.А. Кудрич

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташовують на одному рівні:

Проректор з адміністративно - господарських питань (підпис) Я.В. Безбітко

Проректор із навчально–виховної роботи (підпис) С.Т. Лісникова

В актах, висновках та подібних документах, укладених групою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов’язків у конкретній комісії. Після підпису голови – за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:

Голова комісії (підпис) Б.О. Єрьомін Члени комісії: (підпис) З.Я.Всеволозький (підпис) Л.З. Луб’янова

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали керівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначаються без їхнього підпису:

Оригінал підписали: Голова Дробязкін В.Ю. Секретар Їзмаїлова П.С. З оригіналом згідно: Секретар-референт (підпис) О.П. Ілляшкевич