Заголовок до тексту

Цей реквізит відображає головну ідею документа; має бути лаконічним, точним, але якнайповніше розкривати зміст тексту. Розміщують заголовок під назвою документа (посередині або зліва). Найчастіше він починається з прийменника “про...” (малими літерами).

Адресат

Кожен елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви посади адресата.

у Н. відмінку Міністерство у справах захисту населення

від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС

Відділ розселення потерпілих

у Д. Відмінку п. Корнієнку В.К.

У документах (циркулярних листах), адресованим декільком однорідним організаціям чи службовим особам, які обіймають однакові посади, можна написати узагальнене значення.

у Д. відмінку мн. Інспекторам у справах неповнолітніх

у Р. відмінку Тернопільської обл..

Якщо до складу реквізиту “адресат” входить і поштова адреса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції).

у Д. відмінку директорові

у Р. відмінку Харківської СШ № 14

у Д. відмінку п. Зеленцеві Ярославу Юрійовичу

у Н. відмінку вул. Космічна, 194

61049, Харків-49

Але поштову адресу не зазначають у документах, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.

у Н. відмінку Вищий арбітражний суд

Відділ листів

у Д. відмінку п. Зеленку Я.О.

Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верхньому куті конверта:

1. Тимошенко Вадим Олегович у Н. відмінку

вул. Грінченка, 14-а у Р. відмінку

Донецької області

М. Макіївка-19 у Н. відмінку

86019

Адресу одержувача (адресата) – у правому нижньому куті конверта:

2. у Д. відмінку Козлову Василеві Назаровичу

у Н. відмінку с. Санюки

Єльський район

Мозирська область

Білорусь

Обидва варіанти 1) і 2) – рівнозначно нормативні.

Гриф затвердження

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв’язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчого документа.

Якщо затвердження документа відбувається посадовою особою , гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор фабрики (підпис) В.Б. Корольов 22.03.2004

Якщо документ затверджується спеціально для цього виданим документом, то гриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора Харківського тракторного заводу № 41-в від 22.04.2004

Як у першому, так і у другому випадках гриф затвердження розміщується у верхній правій частині документа. Цей реквізит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.