22 Форматирование элементов таблицы в Excel

При создании таблицы на рабочем листе Excel отображает стандартный набор элементов, включая заголовки, столбцы и строки. Вы можете выбрать все эти средства во вкладке Конструктор в группе Работа с таблицами, чтобы быстро отформатировать таблицу (new!). Благодаря таким средствам вы можете особым образом отформатировать строку заголовка, а также первый и последний столбцы. Вы также можете по-разному форматировать четные и нечетные строки и столбцы. Если вы хотите рассчитать итог в каком-либо столбце, отформатируйте нижнюю строку таблицы как строку итога. В случае необходимости вы можете скрыть те или иные элементы форматирования. Если вы скрыли строку заголовков, авто фильтры заголовков таблицы и примененные фильтры удаляются из таблицы.

Чтобы отобразить или скрыть элементы форматирования таблицы:

• Выделите ячейку или диапазон ячеек в таблице, которые вы хотите преобразовать.

• Нажмите на вкладку Конструктор в группе Работа с таблицами

• Отметьте какое-либо из перечисленных ниже окон, обозначающих элемент, который вы хотите показать или скрыть:

• Строка заголовка, чтобы отформатировать верхнюю строку таблицы:

• Строка итогов, чтобы отформатировать нижнюю строку таблицы:

• Чередующиеся строки, чтобы по-разному отформатировать четные и нечетные строки таблицы:

• Первый столбец, чтобы отформатировать первый столбец таблицы;

• Последний столбец, чтобы отформатировать последний столбец таблицы;

• Чередующиеся столбцы, чтобы по-разному отформатировать четные и нечетные столбцы таблицы.

23 Вывод и сохранение данных в электронных таблицах

Созданные и заполненные электронные таблицы используются в двух направлениях:

1. Как табличные документы самостоятельного значения, требующие оформления в виде твердой копии на бумаге и выполнения операции вывода на печать.

2. Как составные компоненты других документов, или способ оперативного хранения данных, что предполагает сохранение таблиц в виде файлов различного формата на соответствующих накопителях информации.

Подготовка табличных документов для вывода на печать включает в себя задание соответствующих параметров страничного оформления, которые содержат:

• ориентацию (размещение таблицы вдоль листа или поперек);

• масштаб изображения на листе (изменение размера изображения на бумаге относительно размера изображения на экране);

• размер листа бумаги (либо выбирается из предлагаемого множества стандартных размеров, либо указывается нестандартный размер);

• качество печати (для тех принтеров, у которых возможен выбор); размер отступов от края листа (верхнего, нижнего, правого, левого) и полей для верхнего и нижнего колонтитулов;

• содержание верхнего и нижнего колонтитулов;

• режимы центрирования таблицы относительно краев листа (по горизонтали и вертикали);

• строки и столбцы, используемые в качестве заголовков, т.е. повторяющиеся на каждой странице печатаемого документа;

• при необходимости — вывод на каждой странице имен столбцов и номеров строк; порядок вывода примечаний (либо по месту расположения, либо в конце документа).

Для правильной установки параметров страничного оформления табличный процессор предлагает режим предварительного просмотра, в котором на экране отображаются страницы, формируемые для вывода на печать. При реализации самой процедуры вывода на печать можно указать тип используемого устройства (принтера) и определить его свойства (с привлечением соответствующих средств операционной среды), задать диапазон выводимых страниц и число копий печатаемого документа. При отсутствии или неисправности печатающего устройства допускается сохранение табличного документа в виде файла соответствующего формата, содержимое которого может быть распечатано при появлении возможностей.

Сохранение электронных таблиц. Для сохранения подготовленных и заполненных электронных таблиц на накопителе информации следует установить следующие параметры:

• имя накопителя информации (имя накопителя на гибких магнитных дисках, имя логического устройства в рамках накопителя на жестких магнитных дисках, имя другого накопителя);

• имя каталога или папки файловой системы выбранного накопителя информации; имя файла, в котором сохраняется электронная таблица (точнее, книга или блокнот, в состав которого включена сохраняемая таблица);

• формат сохранения (документ данного табличного процессора, документ более ранних версий того же табличного процессора, документ другого табличного процессора, текстовый документ, документ формата базы данных, другие стандартизированные форматы обмена информацией); условия последующего доступа (пароль при открытии файла, режим внесения изменений). 24 Виды диаграмм

Диаграммы-линии или графики — это тип диаграмм, на которых полученные данные изображаются в виде точек, соединённых прямыми линиями. Точки могут быть как видимыми, так и невидимыми (ломаные линии). Также могут изображаться точки без линий (точечные диаграммы).

Диаграммы-области — это тип диаграмм, схожий с линейными диаграммами способом построения кривых линий. Отличается от них тем, что область под каждым графиком заполняется индивидуальным цветом или оттенком.

Классическими диаграммами являются столбчатые и линейные (полосовые) диаграммы. Также они называются гистограммами. Столбчатые диаграммы в основном используются для наглядного сравнения полученных статистических данных или для анализа их изменения за определённый промежуток времени. Построение столбчатой диаграммы заключается в изображении статистических данных в виде вертикальных прямоугольников или трёхмерных прямоугольных столбиков.

Разновидностями столбчатых диаграмм являются линейные (полосовые) диаграммы. Они отличаются горизонтальным расположением столбиков. Столбчатые и линейные диаграммы взаимозаменяемы, рассматриваемые в них статистические показатели могут быть представлены как вертикальными, так и горизонтальными столбиками.

Столбчатые диаграммы могут изображаться и группами (одновременно расположенными на одной горизонтальной оси с разной размерностью варьирующих признаков). Образующие поверхности столбчатых и линейных диаграмм могут представлять собой не только прямоугольники, но также квадраты, треугольники, трапеции и т. д.

Достаточно распространённым способом графического изображения структуры статистических совокупностей является секторная диаграмма, так как идея целого очень наглядно выражается кругом, который представляет всю совокупность. Относительная величина каждого значения изображается в виде сектора круга, площадь которого соответствует вкладу этого значения в сумму значений. Этот вид графиков удобно использовать, когда нужно показать долю каждой величины в общем объёме. Сектора могут изображаться как в общем круге, так и отдельно, расположенными на небольшом удалении друг от друга.

Круговая диаграмма сохраняет наглядность только в том случае, если количество частей совокупности диаграммы небольшое. Если частей диаграммы слишком много, её применение неэффективно по причине несущественного различия сравниваемых структур. Недостаток круговых диаграмм — малая ёмкость, невозможность отразить более широкий объём полезной информации^[4].