Створення звітів на основі даних таблиць

Призначення та робота зі звітами

Звіт (Report) - це кінцевий результат виконання багатьох задач системи управління базою даних. У звіті дані можна подати

у будь-якому вигляді (форматі), з різними рівнями деталізації, залежно від поставленого завдання та потреб користувача.

Звіти використовують для наочного представлення даних таблиці та для відображення зведеної інформації, яка отримана в

результаті певних обчислень. Причому інформація може відображатися як у текстовому варіанті, так і за допомогою діаграм.

Програма Access 2000 дозволяє створювати окремі об'єкти - звіти, які використовуються лише для відображення результатів

аналізу даних. Звичайно, цю функцію в Access 2000 можна виконувати і за допомогою запитів, проте звіти мають більші можливості

для візуалізації та видруку інформації.

Щоб детально проаналізувати числові дані та відповісти на непередбачені питання щодо них, використайте звіт зведеної таблиці або зведеної діаграми.

Додаткові відомості, демонстрації та навчальні матеріали можна знайти за посиланнями в розділі «Див. також».

Виберіть дію

Створення звіту зведеної таблиці або зведеної діаграмиСтворення звіту зведеної діаграми на основі наявного звіту зведеної таблиціПеретворення звіту зведеної діаграми на статичну діаграмуСтворення статичної діаграми на основі даних зі звіту зведеної таблиціВидалення звіту зведеної таблиці або зведеної діаграми

Створення звіту зведеної таблиці або зведеної діаграми

Щоб створити звіт зведеної таблиці або зведеної діаграми, потрібно підключитися до джерела даних і вказати розташування звіту.

Виберіть клітинку в діапазоні клітинок або помістіть курсор у таблиці Microsoft Office Excel.

Переконайтесь, що діапазон клітинок містить заголовки стовпців.

Виберіть тип звіту, для чого виконайте одну з таких дій.

Щоб створити звіт зведеної таблиці, на вкладці Вставлення у групі Таблиці виберіть елемент Зведена таблиця, а потім — пункт Зведена таблиця.

Відкриється діалогове вікно Створення зведеної таблиці.

Щоб створити звіт зведеної таблиці та зведеної діаграми, на вкладці Вставлення у групі Таблиці виберіть елемент Зведена таблиця, а потім — пункт Зведена діаграма.

Відкриється діалогове вікно Створити зведену таблиці зі зведеною діаграмою.

Виберіть джерело даних, для чого виконайте одну з таких дій.

Виберіть дані, які слід проаналізувати

Виберіть пункт Виберіть таблицю або діапазон.

Введіть посилання на діапазон клітинок або ім'я таблиці, наприклад =КвартальніПрибутки, у полі Таблиця/Діапазон.

Якщо вибрано клітинку в діапазоні клітинок або курсор містився в таблиці до початку роботи майстра, посилання на діапазон клітинок або ім'я таблиці відображається в полі Таблиця/Діапазон.

Щоб вибрати діапазон клітинок або таблицю, можна також натиснути кнопку Згорнути , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, вибрати діапазон на аркуші та натиснути кнопку Розгорнути вікно .

Порада Доцільно використати замість діапазону клітинок посилання на ім'я таблиці, оскільки рядки, додані до таблиці, автоматично долучаються до звіту зведеної таблиці після оновлення даних.

Примітка Якщо діапазон міститься на іншому аркуші у тій самій книзі або іншій, введіть ім’я книги та аркуша, використовуючи такий синтаксис: ([ім’я_робочої_книги]ім’я_аркуша!діапазон).

Використання зовнішніх даних

Виберіть пункт Використовувати зовнішнє джерело даних.

Натисніть кнопку Вибрати підключення.

Відкриється діалогове вікно Наявні підключення.

У списку Показати вгорі діалогового вікна виберіть категорію підключень, до якої належить потрібне підключення, або виберіть пункт Усі підключення (вибраний за промовчанням).

Виберіть підключення у вікні Виберіть підключення та натисніть кнопку Відкрити.

Примітка Якщо вибрати підключення з категорії Підключення в цій книзі, то повторно використовуватиметься наявне підключення або до нього буде надано спільний доступ. Якщо вибрати підключення з категорії Файли підключень у мережі або Файли підключень на цьому комп’ютері, файл підключення буде скопійовано до книги як нове підключення книги, а потім використано як нове підключення для звіту зведеної таблиці.

Для отримання додаткових відомостей див.Керування підключеннями до даних у книзі

Укажіть розташування, для чого виконайте одну з таких дій.

Щоб розташувати звіт зведеної таблиці в новому аркуші, починаючи із клітинки A1, виберіть пункт Новий аркуш.

Щоб помістити звіт зведеної таблиці на наявний аркуш, виберіть перемикач наявний аркуш і введіть адресу першої клітинки діапазону, в якому має розташуватися звіт зведеної таблиці.

Також можна натиснути кнопку Згорнути . Діалогове вікно буде тимчасово приховано. Виділіть на аркуші початкову клітинку для звіту й натисніть кнопку Розгорнути .

Натисніть кнопку ОК.

Пустий звіт зведеної таблиці буде додано в указаному розташуванні й відображено список полів зведеної таблиці, завдяки чому можна буде додати поля, створити макет і настроїти звіт зведеної таблиці.

Додаткові відомості див. у статті Створення та змінення розмітки полів у звіті зведеної таблиці.

У разі створення звіту зведеної діаграми також створюється зв'язаний звіт зведеної таблиці, розташований безпосередньо під ним.

Звіт зведеної діаграми та зв'язаний звіт зведеної таблиці завжди мають перебувати в одній книзі.