Сортування, фільтрування і пошук даних в таблицях

Найпростішим cпособом пошуку потрібних записів у таблицях є сортування даних. Упорядкованість записів дозволяє користувачам переглядати та знаходити потрібні дані, не переглядаючи всі дані.

Записи в таблиці, запиті, формі або звіті можна сортувати за одним або кількома полями. Вибір способу сортування записів у звіті або формі не потребує виконання складних дій зі структурою.

Сортування за декількома полями дозволяє пришвидчити процес пошуку потрібної інформації та її обробку. Збільшення кількості полів сортування має сенс лише до тих пір, поки дані в попередніх полях сортування не є унікальними, тобто повторюються.

Фільтр змінює дані, які відображаються у таблиці, формі або звіті, без змінення ії структури. Фільтр можна розглядати як критерій або правило, визначене для поля. Цей критерій визначає значення полів, які слід переглянути. У разі застосування фільтра відображаються лише ті записи, які містять потрібні значення. Решта записів приховується до видалення фільтра.

Типи фільтрів:

· загальні фільтри;

· фільтр на основі виділеного фрагмента;

· фільтрування за формою:

· розширені фільтри.

Загальні фільтри доступні як команди контекстного меню, тому не потрібно витрачати час на побудову правильних критеріїв фільтра. Щоб отримати доступ до цих команд, слід клацнути правою кнопкою миші поле, яке потрібно відфільтрувати.

Наприклад, створено базу даних із використанням одного з нових шаблонів, наданих у програмі Microsoft Office Access 2007 - Українська версія. Уявімо, що це база даних контактів і до неї імпортовано контактні дані із програми Microsoft Office Outlook 2007 - Українська версія. У певний момент ця база буде містити таку кількість даних, що для пошуку певного запису буде недостатньо просто переглянути її.

Існує чотири способи знайти певний запис:

Перехід Перехід — це переміщення серед записів, зазвичай по черзі, у таблиці або поданні.

Примітка Подання — це об’єкт бази даних, що відображає дані, які зберігаються в таблицях. Поданнями можуть бути форми, запити або звіти.

Пошук Пошук — це визначення критеріїв (умов пошуку) і операторів порівняння (таких як «дорівнює» або «містить») і перегляд записів, які відповідають указаним умовам. Записи, які відповідають умовам, виділяються, а дані, які не відповідають умовам, не виділяються.

Фільтрування Подібно до пошуку, фільтрування також передбачає визначення критеріїв і операторів порівняння. На відміну від пошуку, фільтрування лише визначає, які записи потрібно відображати. Фільтр можна увімкнути або вимкнути для простішого переключення між відфільтрованим і невідфільтрованим поданнями тих самих даних.

Запит Запити є дуже потужним і гнучким способом пошуку певних

записів. Запит дає змогу виконувати настроюваний пошук, застосовувати настроювані фільтри та сортувати записи. Запити можна зберігати та використовувати знову, їх можна використовувати для створення форм і

звітів.

Усі шаблони Office Access 2007 містять запити, які можна одразу використовувати. Можна побудувати власний запит для відображення лише потрібних записів і для відповіді на певні питання.

У цій статті описані методи переходу, пошуку та фільтрування даних. Ця стаття також надає приклад використання запиту для пошуку певних записів і містить посилання на інші статті довідки для отримання додаткових відомостей про використання запитів.