Користування автотекстом

Команда Автотекст дозволяє автоматизувати вставку в документи часто використовуваних слів, фраз або графічних елементів. Як елемент автотексту використовуються поштові адреси, стандартні пункти договору, найменування товарів, що відпускаються, або малюнки, адреси електронної пошти, список персональних даних з адресної книги Outlook. Кожен текстовий або графічний елемент, що зберігається у вигляді елементу автотексту, отримує своє унікальне ім'я. Введення імені елементу забезпечує вставку автотексту в документ.

Word пропонує як ім'я елементу перші слова виділеного фрагмента. Ви можете ввести інше ім'я елементу. Для збереження елементу разом з його форматуванням включите символ абзацу у виділений фрагмент.

Мал. 5.4 Діалогове вікно, використовуване для створення елементу автотексту

Word містить готовий набір елементів автотексту: що часто зустрічаються вделовой листуванню слова і вираження типа У відповідь на, довідкові відомості про відкритий файл: Дата створення, Ім'я файлу, Повне ім'я файлу і тому подібне Для вставки елементу автотексту введіть в документ декілька перших символів його імені. Висвітиться підказка з елементом автотексту. Натискуйте клавішу Enter або F3, аби прийняти пропозицію або продовжите введення.

Роботу з автотекстом полегшує панель інструментів Автотекст (AutoText) (мал. 5.6). Її можна відображувати наступними способами:

1. Вибрати в меню Вигляд (View) команди Панелі інструментів (Toolbars), Автотекст (AutoText).

2. Натискувати кнопку Панель (Show Toolbar) у діалоговому вікні Автозаміни (Autocorrect) на вкладці Автотекст (AutoText) (див. мал. 5.5).

Автотекст і автозаміна — дуже зручні засоби, які збережуть вам багато часу. Вони зв'язані між собою, але у них різні цілі.

• Автозаміна шукає помилки набору і правопису, що часто зустрічаються, у вашому документі і автоматично виправляє їх, як тільки вони з'являються. Наприклад, ви можете вказати, що слово вінегрет завжди потрібно замінювати на венігрет.

• Автотекст дозволяє визначити і зберегти текстові блоки, що часто використовуються, и/или графічні об'єкти і вставляти їх в документ у міру потреби. Наприклад, ви можете вказати як елемент автотексту своє повне ім'я і адресу і вставляти його в документ за допомогою всього лише декількох клавіш.

Визначення елементу автозаміни

Елемент автозаміна виконує дві основні функції. Одна з них виявляє помилки у використовуванні прописних букв (наприклад, ви, можливо, постійно забуваєте писати пропозицію з прописної букви). Друга функція пов'язана з виправленням орфографічних помилок і додаванням спеціальних символів. Таким чином, автозаміна може автоматично замінювати тект на текст і -> на символ стрілки. У Word є безліч елементів автозаміни, що використовуються за умовчанням, — ви можете доповнити цей список своїми елементами.

Текст автозаміни може бути звичним текстом, який відформатує так само, як і текст абзацу, в який він буде вставлений, або ж текстом, що зберігає власне форматування. Для того, щоб створити елемент автозаміни, виконайте наступне.

1. Якщо ви хочете зберегти параметри форматування разом з текстом, виділіть текст, що відформатує, в документі. Якщо ви хочете створити текст автозаміни у вигляді окремого абзацу, переконайтеся, що виділили спеціальний символ кінця абзацу. Якщо ж ви хочете створити елемент автозаміни у вигляді звичного тексту, виділяти його необов'язково.

2. Виберіть команду Сервіс -> Автозаміна для відкриття діалогового вікна Автозаміна (мал. 15. 1).

3. Введіть текст, який повинен бути замінений в полі Замінити. Це той текст, який буде замінений, якщо ви наберете його в документі.

4. Якщо ви виділили текст документа на першому кроці, він вже буде виведений в текстовому полі На. Інакше наберіть потрібний текст в полі На.

5. Виберіть перемикач Форматований текст, якщо хочете зберегти форматування замінюючого тексту, або Звичний текст для вставки тексту без форматування.

6. Клацніть на кнопці Додати. Якщо замінюючий текст, тільки що визначений вами, вже внесений в список, Word запитає, чи хочете ви замінити його. Якщо так — клацніть на кнопці Так, інакше — на кнопці Немає.

7. Клацніть на кнопці ОК.

В процесі редагування документа автозаміна вибирає тільки цілі слова. Наприклад, якщо ви набираєте документ. Word не замінить його словом документ до тих пір, поки ви не введете після нього пропуск, крапку або не натиснете яку-небудь іншу клавішу, вказуючу на кінець слова.

Мал. 15. 1. Діалогове вікно Автозаміна

Зміна параметрів автозаміни

Параметри автозаміни можна міняти так, щоб вони задовольняли вашим потребам. Для цього потрібно зробити наступне.

1. Виберіть команду Сервіс -> Автозаміна, щоб відкрити діалогове вікно Автозаміна (див. мал. 15. 1).

2. Виконайте що-небудь з нижчеперерахованого (залежно від того, що вам потрібно).

• Для зміни дій автозаміни по виправленню прописних букв встановіть або зніміть три верхні прапорця діалогового вікна.

• Щоб зробити можливою або, навпаки, недоступною автоматичну заміну тексту, встановіть або зніміть прапорець Замінювати при введенні.

• Для знищення елементу автозаміни виділите його в списку, відредагуйте текст в полі На і клацніть на кнопці Замінити.

• Для зміни тексту автозаміни виберіть його в списку і клацніть на кнопці Видалити.

3. Клацніть на кнопці ОК.

Word дозволяє набудувати такі функції автозаміни: Усувати дві прописні букви на початку слова і Робити перші букви пропозицій прописними.

• Звично ініціали і інші абревіатури складаються з двох прописних букв і більш, тому автозаміну можна відмінити в таких випадках.

• Word змінює на прописну першу букву пропозиції, виходячи з того, що попередня пропозиція закінчується крапкою або іншим символом кінця пропозиції. Проте може вийти, що пропозиція містить скорочення з крапкою (наприклад, див.), і ви зовсім не збираєтеся писати наступне слово з прописної букви. У Word є список абревіатур, які за умовчанням ігноруються, ви можете змінити його.

От як набудувати параметри виправлення прописних букв.

1. Виберіть команду Сервіс -> Автозаміна для відкриття діалогового вікна Автозаміна.

2. Клацніть на кнопці Виключення, щоб відкрити діалогове вікно Виключення при автозаміні.

3. Клацніть на корінці вкладки Дві Прописні, потім введіть абревіатуру, яку потрібно ігнорувати, в текстове поле не замінювати і клацніть на кнопці Додати. Виділіть невживане вами скорочення із списку і клацніть на кнопці Видалити, щоб видалити його із списку.

4. Клацніть на корінці вкладки Перша буква і введіть абревіатуру, яку слід ігнорувати, в текстове поле не замінювати прописною буквою після, потім клацніть на кнопці Додати. Виділіть абревіатуру в списку і клацніть на кнопці Видалити для видалення її із списку.

5. Клацніть на кнопці ОК, щоб повернутися в діалогове вікно Автозаміна.

Помітьте, що автозаміна працює тільки з текстом, який ви набираєте. При відкритті вже створеного документа автозаміна не виправляє помилки в ньому.

Створення елементу автотексту

Word дозволяє зберігати будь-який текст і малюнки у вигляді пойменованого елементу автотексту. Потім ви легко зможете вставити малюнок або текст в документ, набравши або виділивши ім'я відповідного йому елементу.