Форми відображення інформації в середовищі Excel_х

Часто виникає потреба впорядкувати дані: відобразити прізвища в алфавітному порядку, поставити числа в порядку зростання. Як правильно це зробити, ми вивчатимемо на сьогоднішньому уроці.

1)Сортування даних

Сортування – це зміна положення даних у списку відповідно до значення або типу даних.Якщо виникає потреба розташувати в алфавітному порядку дані, поставити в порядку зростання, то для цього на панелі інструментів є кнопки або . Також можна використати команду меню Дані → Сортування. Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на якому відбувається сортування (виділяємо комірки).

Правила сортування:

1)порожні комірки завжди вміщуються у кінець відсортованого списку;

2)числові типи даних сортуються від найменшого від'ємного до найбільшого додатного;

3)текстові типи даних сортуються познаково зліва направо;

4)текстові дані сортуються за таким порядком: спочатку цифри, потім пробіл та символи цифрових клавіш верхнього регістра, і тільки після цього літери у алфавітному порядку;

5)під час сортування логічних значень значення ЛОЖЬ ставиться перед значенням ИСТИНА.

Якщо задано заголовки полів, то як позначення використовуються саме вони, якщо заголовки відсутні, то як заголовки використовуються позначення стовпців. Сортування може відбуватися за трьома режимами: первинне, вторинне, третинне. На кожному з полів сортування може виконуватися порядку зростання. Перше з вибраних полів визначає режим первинного сортування. Якщо за збігу значень у цьому полі існують додаткові критерії, то можна також задати поля для вторинного і третинного сортування.

Фільтрація даних

В Excel ми можемо поміщати величезне число записів (максимальне число рядків робочого аркуша –65536). Однак не завжди треба відображати всі ці записи. Фільтрацією називається виділення підмножини набору записів.

В Excel виділяють такі способи фільтрації: автофільтр і розширений фільтр. Включення режиму фільтрації здійснюється командою Дані → Фільтр → Автофільтр.

При цьому для кожного поля даних автоматично створюється набір стандартних фільтрів у списках, що розкриваються.

За замовчуванням використовується варіант Усі, який вказує, що записи бази даних відображаються без фільтрації.

Варіант Перші 10 дозволяє відібрати визначене число записів за певним критерієм. Варіант Умова дозволяє задати спеціальну умову фільтрації. Крім того, можна вибрати запис, що має конкретне значення.

Розширений фільтр вибираємо командою Дані → Фільтр → Розширений фільтр.

За допомогою розширеного фільтра можна виконувати пошук даних за складних умов, при цьому в окремому діапазоні відображаються на екрані умови, відповідно до яких слід виконати пошук та відображення даних.

Умови можуть бути такими:

1) кілька умов для одного стовпчика даних;

2) одна умова для кількох стовпчиків даних;

3) одна умова для одного стовпчика та інша для іншого;

4) набір умов для кількох стовпчиків;

5) пошук за умовою у вигляді формули.

За допомогою розширеного фільтра можна виконати фільтрацію на місці чи витягти відфільтровані записи і помістити їх на окремий аркуш.