Робота з файлами в середовищі Excel_х

Работа с файлами

Файлы Excel имеют расширение .xls. Как и для других продуктов из Microsoft Office, разные версии одной программы имеют одно расширение для файлов, но несовместимы по формату данных. Более точно – старые версии файлов в более новых версиях корректно открываются, а вот обратно – не всегда.

После нажатия на команду «Файл» раскрывается командное меню.

Самая последняя команда «Выход» идентична красной кнопке с крестиков в верхнем правом углу. Над ней имеется список из последних открытых Excel файлов. Это очень удобно – для того, чтобы продолжить недавно прерванную работу, не нужно искать требуемый файл.

Команда «Создать» позволяет создать новый пустой файл. Excel дает возможность параллельно работать с несколькими открытыми файлами. Команда «Открыть» позволяет найти и открыть файл. Можно читать данные не только из файлов из Excel, но и из файлов большого количества других форматов. Для этого нужно нажать на кнопку и выбрать нужный формат.

При чтении файлов «неродных» форматов запускается мастер, который позволяет, просматривая содержимое и отвечая на вопросы, выбрать нужный вариант импорта данных. Однако чтение файлов других форматов – операция, не гарантирующая успех – далеко не всегда данные преобразуются корректно.

Расположенные сверху стандартные кнопки и окна навигации позволяют перемещаться между устройствами и папками и находить нужные файлы. Далее, как обычно, можно найти нужный файл, выбрать его щелчком левой кнопкой мыши и нажать кнопку «Открыть». Расположенная в правой части этой кнопки маленькая кнопка позволяет выбрать нестандартные режимы открытия файла:

Аналогичным образом, выполнив команду «Файл/Сохранить как» можно поменять имя и формат файла и папку, в которой он будет находиться.

Для сохранения файла без изменения атрибутов можно выполнить команды «Файл/Сохранить», но обычно можно сделать это быстрее, нажав на кнопку с изображением лупы на панели инструментов:

Сортування даних в середовищі Excel_х

Сортування і пошук даних. Електронні таблиці дозволяють здійснювати сортування даних. Дані в електронних таблицях сортуються за збільшенням або убуванню. При сортуванні дані шикуються в певному порядку. Можна проводити вкладені сортування, тобто сортувати дані по декількох стовпцях, при цьому призначається послідовність сортування стовпців.

У електронних таблицях можливий пошук даних відповідно до вказаних умов — фільтрів. Фільтри визначаються за допомогою умов пошуку (більше, менше, рівно і т. д.) і значень (100, 10 і т. д.). Наприклад, більше 100. В результаті пошуку будуть знайдені ті осередки, в яких містяться дані, що задовольняють заданому фільтру.

1)Сортування даних

Сортування – це зміна положення даних у списку відповідно до значення або типу даних.Якщо виникає потреба розташувати в алфавітному порядку дані, поставити в порядку зростання, то для цього на панелі інструментів є кнопки або . Також можна використати команду меню Дані → Сортування. Діалогове вікно Сортування діапазону призначене для вибору поля, на якому відбувається сортування (виділяємо комірки).

Правила сортування:

1)порожні комірки завжди вміщуються у кінець відсортованого списку;

2)числові типи даних сортуються від найменшого від'ємного до найбільшого додатного;

3)текстові типи даних сортуються познаково зліва направо;

4)текстові дані сортуються за таким порядком: спочатку цифри, потім пробіл та символи цифрових клавіш верхнього регістра, і тільки після цього літери у алфавітному порядку;

5)під час сортування логічних значень значення ЛОЖЬ ставиться перед значенням ИСТИНА.

Якщо задано заголовки полів, то як позначення використовуються саме вони, якщо заголовки відсутні, то як заголовки використовуються позначення стовпців. Сортування може відбуватися за трьома режимами: первинне, вторинне, третинне. На кожному з полів сортування може виконуватися порядку зростання. Перше з вибраних полів визначає режим первинного сортування. Якщо за збігу значень у цьому полі існують додаткові критерії, то можна також задати поля для вторинного і третинного сортування.

Фільтрація даних

В Excel ми можемо поміщати величезне число записів (максимальне число рядків робочого аркуша –65536). Однак не завжди треба відображати всі ці записи. Фільтрацією називається виділення підмножини набору записів.

В Excel виділяють такі способи фільтрації: автофільтр і розширений фільтр. Включення режиму фільтрації здійснюється командою Дані → Фільтр → Автофільтр.

При цьому для кожного поля даних автоматично створюється набір стандартних фільтрів у списках, що розкриваються.

За замовчуванням використовується варіант Усі, який вказує, що записи бази даних відображаються без фільтрації.

Варіант Перші 10 дозволяє відібрати визначене число записів за певним критерієм. Варіант Умова дозволяє задати спеціальну умову фільтрації. Крім того, можна вибрати запис, що має конкретне значення.

Розширений фільтр вибираємо командою Дані → Фільтр → Розширений фільтр.

За допомогою розширеного фільтра можна виконувати пошук даних за складних умов, при цьому в окремому діапазоні відображаються на екрані умови, відповідно до яких слід виконати пошук та відображення даних.

Умови можуть бути такими:

1) кілька умов для одного стовпчика даних;

2) одна умова для кількох стовпчиків даних;

3) одна умова для одного стовпчика та інша для іншого;

4) набір умов для кількох стовпчиків;

5) пошук за умовою у вигляді формули.

За допомогою розширеного фільтра можна виконати фільтрацію на місці чи витягти відфільтровані записи і помістити їх на окремий аркуш.