Елементи вікна електронної таблиці

Після запуску програми відкривається вікно Microsoft Excel, в якому виводиться назва програми і відкритого документа (за умовчанням Microsoft Excel — Книга! (Book!)} (мал. 13.1). Основним документом Excel є книга. Якщо створити новий документ, то Excel за умовчанням привласнить йому наступний номер книги: Кніга2 (Book2), КНІГАЗ (Book3) і так далі Вони можуть бути записані на диск у вигляді файлів у форматі *.xls. Кожна книга буде представлена в своєму вікні і відповідною нею кнопкою на панелі завдань.

Мал. 13.1 Окно Microsoft-Excel 2003: 1 — рядок формул, 2 —заголовок стовпця, 3 — робоча область, 4 — активне вічко, 5 — заголовок рядка, 6 — вкладка аркуша, 7 — кнопки переходу на інший аркуш

Основні елементи вікна додатка Microsoft Office розглянуті в гла-ве-2, в розділі «Вікно додатка Office 2003». Тому в справжній главі ми розглянемо лише особливості вікна Excel.

Головне меню містить в основному ті ж пункти, що і інші додатки Office, наприклад, в порівнянні з меню Word, лише пункт Таблиця (Table) замінений на Дані (Data). Нижче за панель інструментів розташовані рядок формул (1) і робоча область електронної таблиці (3). Рядок формул використовується для введення у вічко даних і формул і їх редагування. Призначення окремих елементів рядка формул розглянуте в главі 14, в розділі «Введення даних у вічко» і в главі 16 в розділі «Введення формули у вічко». Відображення або утаєння панелі формул і рядка стану розглянуте в главі 19, в розділі «Налаштування інтерфейсу Excel».

У нижній частині вікна відображують вкладки листів (6) і рядок стану, в якому відображуються відомості про вибрану команду або параметр. Розташовані в рядку стану індикатори показують, чи діють режими розширення, додавання і які включені функціональні клавіші: Caps Lock, Scroll Lock, Num Lock.

Робоча область електронної таблиці

Робоча область електронної таблиці складається з рядків і стовпців. Уздовж верхнього кордону таблиці видно заголовки стовпців (2), уздовж лівого кордону — заголовки рядків (5). Кожен стовпець позначається однією або двома буквами латинського алфавіту, починаючи з А, В, З і так до букви Z, потім використовуються імена з двох букв АА, АВ ...AZ, ВА, ВВ і так далі до букв IV, кожен рядок — числом — 1, 2, 3, 4 і так далі

Що відображує на екрані комп'ютера робоча область є невеликою частиною електронної таблиці. Таблиця може містити до 256 стовпців (28) і до 65536 рядків (216). Інформація, представлена в таблиці, зберігається у вічках, які утворюються на пересіченні рядків і стовпців. Активне вічко обведене рамкою (вічко С5). Заголовки рядка і стовпця активного вічка підсвічують.

Після виділення вічка її адреса або ім'я відображується в полі імені, яке розташоване біля лівого краю рядка формул. Аби переміститися до верхньої частини поточної області даних, двічі клацніть рамку виділеного вічка з відповідного боку.

Листи і книги

Як первинний документ для зберігання і обробки даних Microsoft Excel використовує аркуш. Листи служать для організації і аналізу даних. Можна вводити і змінювати дані одночасно на декількох листах, а також виконувати обчислення на основі даних з декількох листів. Кожен аркуш має ім'я, яке наводиться на кнопці ярличка (6) аркуша внизу вікна (мал. 13.1). Кількість листів в робочій книзі задається користувачем.

Імена листів відображуються на вкладках в нижній частині вікна книги. Для переходу з одного аркуша на іншій слід вибрати відповідну вкладку. Листи можна перейменовувати, вставляти, видаляти, переміщати або .копировать. Аркуш, в якому виконується робота, називається поточним. Будь-який аркуш можна представити з власним заголовком в окремому вікні.

Декілька листів об'єднують в книгу, яка грає роль папки—скоросшивателя і є окремим файлом, використовуваним для обробки і зберігання даних, наприклад, Кніга1.xls. При роботі з декількома книгами одночасно кожна книга відкривається в новому вікні.

Аркуш книги може містити таблицю (тому Excel інколи називають «електронною таблицею»), діаграму, макроси, упроваджені і зв'язані об'єкти з інших застосувань, наприклад, Word. Файл книги має розширення .xls (від англ. Sheet — аркуш), шаблону — .xlt (від template — шаблон), робочої області — .xlw, макросів — .xla (від Add-in-Makros). Вікно Excel може відображувати декілька вікон робочих книг, з якими можна одночасно працювати.

Навігації по аркушу з використанням миші IntelliMouse

Миша IntelliMouse дозволяє виконувати прокрутку аркуша і змінювати масштаб, що особливо зручно при роботі робочими листами великих розмірів.

Таблиця 13.1. Швидка навігація по аркушу за допомогою миші IntelliMouse

Виконувана дія

Метод виконання

Прокрутка аркуша у вертикальному напрямі

Повертати колесо

Прокрутка аркуша в горизонтальному напрямі

Натискувати колесо і переміщати покажчик у бік краю аркуша. Чим далі переміщений покажчик, тим швидше прокручується аркуш

Зміна масштабу аркуша

Повертайте колесо, утримуючи клавішу Ctrl

Перехід на інший аркуш книги

Імена листів відображуються напівжирним шрифтом на вкладках в нижній частині вікна книги зліва від горизонтальної смуги прокрутки. Для переходу з одного аркуша на іншій слід вибрати відповідну вкладку. Аби зробити аркуш активним клацніть вкладку мишею. Зліва від вкладок розташовані кнопки смуги прокрутки, що мають наступне призначення:

перейти до першого аркуша

перейти до попереднього аркуша

перейти до наступного аркуша

перейти до останнього аркуша.

Для прокрутки листів робочої книги слід натискувати кнопку із зображенням стрілки, направленої убік прокрутки. Для прискорення прокрутки листів треба натискувати клавішу Shift. При великій кількості листів рекомендується вказати кнопку прокрутки, натискує праву кнопку миші. Відкриється список, в якому можна вибрати потрібний аркуш. Смугу прокрутки відділяє від горизонтальної смуги прокрутки маркер (вішка) розділення області ярличків . Переміщення маркера управо або вліво збільшує або зменшує кількість ярличків листів, що відображуються. У приведеному на мал. 13.1 прикладі маркер розміщений так, що видно 3 аркуші. Для відновлення числа ярличків тих, що відображуються за умовчанням, покажчик встановлюють на маркер розділення області ярличків і двічі натискують кнопку миші.

Для роботи з листами використовують поєднання клавіш, приведені в таблиці 13.2.

Таблиця 13.2. Поєднання клавіш, використовувані для роботи з листами

Поєднання клавіш

Виконувана операція

Shift+Fl 1 або Alt+Shift+Fl

Вставити новий аркуш

Ctrl+Page Down

Перейти на наступний аркуш книги

Ctrl+Page Up

Перейти на попередній аркуш книги

Shift+Ctrl+Page Down

Виділити поточний і наступний листи книги

Shift+Ctrl+Page Up

Виділити поточний і попередній листи книги

Швидкий перехід до вічка за її адресою або ім'ям

Швидко перейти до вічка за її адресою або ім'ям можна наступними способами:

Клацнути адресу поточного вічка в полі Ім'я (Name) у рядку формул (на мал. 13.1 в нім відображує адреса вічка С5), ввести ім'я або адресу іншого вічка і натискувати клавішу Enter. Цим способом зручно користуватися для переходу до вічка, яке не видно у вікні в даний момент (Привласнення імені вічку або діапазону розглянуте в главі 14 в розділі «Імена вічок, діапазонів, формул і констант»).

Вибрати команду Перейти (Go To) у меню Правка (Edit) (поєднання клавіш Ctrl+G) або натискувати клавішу F5. Відкриється діалогове вікно Перехід (Go To) показане на мал. 13.2. Ім'я вічка вибирають в полі Перейти до (Go To) або вводять в поле Заслання (Reference) і натискують кнопку ОК. Дана команда дозволяє перейти до будь-якого з чотирьох останніх вічок, до яких була застосована команда Перейти (Go To). Цю команду можна використовувати для переходу до іменованого діапазону вічок, тобто діапазону вічок, кіторый має ім'я. Після вибору команди іменований діапазон виділяється (Завдання діапазону вічок розглянуте в главі 14, в розділі «Виділення даних»).