Створення простих форм в режимі майстра, керування їх властивостей в режимі конструктора

Створення форми за допомогою майстра форм

Для точнішого вибору полів, які слід відображати у формі, можна використати майстер форм замість різноманітних засобів для побудови форм, згаданих раніше. Ви можете також визначити спосіб групування та сортування даних і використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями й запитами попередньо визначено. Додаткові відомості про створення зв’язків див. у посиланнях розділу Див. також у цій статті.

На вкладці Створити у групі Форми натисніть кнопку Майстер форм.

Виконайте вказівки на сторінках майстра форм.

Примітка Якщо потрібно додати до форми поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра форм. Повторіть кроки для вибору таблиці або запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно включити до форми. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово для продовження.

На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Настроювання форми в режимі конструктора

У базах даних для настільного комп’ютера макет форми можна настроювати в режимі конструктора. Ви можете додати нові елементи керування та поля до форми, додавши їх до бланка. Вікно властивостей надає доступ до численних властивостей, за допомогою яких можна настроїти форму.

Щоб перейти до режиму конструктора, в області переходів клацніть правою кнопкою миші ім'я форми та виберіть пункт Конструктор.

Примітка Режим конструктора недоступний під час роботи з веб-базою даних.

Програма Access відображає форму в режимі конструктора.

Щоб змінити властивості форми, її елементи керування та розділи, можна скористатися вікном властивостей. Для відображення вікна властивостей натисніть клавішу F4.

Щоб додати поля з основної таблиці або запиту до макета форми, можна використати область Список полів. Щоб відобразити область Список полів, виконайте наведені нижче дії.

на вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

Сполучення клавіш Натисніть сполучення клавіш ALT+F8.

Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів до форми.

Для додавання одного поля клацніть його двічі або перетягніть з області Список полів до розділу форми, у якому воно має відображатися.

Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до форми.

Створення простих форм

Для створення форм, так само як і для виконання ряду інших операцій, в Access передбачено декілька способів. Перерахуємо їх:

використання майстра Автоформаякий автоматично створює форму, що відображає дані з таблиці або запиту;

використання програми Майстер формщо автоматично створює форму після вказівки того, які поля потрібно додати у форму, і визначення декількох параметрів форматування;

застосування режиму конструктора.

Майстри створення форм

Без сумніву, найпростіший і швидший спосіб створення форми полягає в застосуванні такого могутнього інструменту Access, як автоматичний майстер. Далі описані два таких майстри:

майстер Автоформа створює форму певного типу і відображає всі дані з таблиці або запиту, причому не ставлячи при цьому ні єдиного питання;

Майстер форм дозволяє користувачеві вибрати тип створюваної форми і що відображаються в ній дані.

Майстер Автоформа

Існує п'ять типів цього майстра, кожен з яких створює певний різновид форми.

Автоформа: у стовпець. Поля шикуються в таблиці один над одним, в один стовпець.

Автоформа: стрічкова. Всі поля шикуються в один ряд, при цьому перше поле таблиці або запиту розташовується зліва в ряду, а подальші поля шикуються поряд, в тому порядку, в якому вони представлені в таблиці або запиті.

Автоформа: таблична. Всі поля таблиці або запиту шикуються у вже знайомому табличному форматі, розподіляючись по рядках і стовпцях. Іншими словами, форма виглядатиме, як звичайна таблиця.

Автоформа: звідна таблиця. Майстер відкриє форму в звідній таблиці (цей тип майстра в книзі не розглядається).

Автоформа: звідна діаграма. Як зрозуміло з назви, форма буде відкрита в режимі звідної діаграми (цей тип майстра також не розглядається).

Режими відображення форми у вигляді звідної таблиці і діаграми призначені для розширеного аналізу великих масивів даних.

Для того, щоб створити форму введення даних на основі таблиці Рослини, необхідно виконати такі дії.

1. Клацніть на посиланні Таблиці розташованою на панелі Об'єкти потім у вікні Рослини: база даних виберіть таблицю Рослини.

2. Виконаєте команду Вставка>форма або клацніть на значку із стрілкою поряд із значком Схема даних на основній панелі інструментів Access і виберіть із списку, що розкривається, посилання Форма.

3. У діалоговому вікні Нова форма виберіть команду Автоформа: у стовпець як показано на мал. 8.1, і клацніть на кнопці ОК (ви також можете двічі клацнути). Якщо потрібна таблиця або запит не були вибрані раніше, це можна зробити за допомогою списку, що розкривається, розташованого в нижній частині діалогового вікна.

Мал. 8.1. Виберіть в діалоговому вікні Нова форма команду Автоформа: у стовпець

4. Збережете виведену на екран форму (мал. 8.2), клацнувши на кнопці Зберегти розташованої на панелі інструментів форми. Введіть в діалоговому вікні Збереження ім'я Рослини і клацніть на кнопці ОК.

Мал. 8.2. Елементи управління формою розташовані вертикально

На мал. 8.3 і 8.4 показано ще дві форми, створені за допомогою майстрів Автоформа: стрічкова для таблиці Каталоги і Автоформа: таблична для таблиці Типи . Налаштування форм цих типів дасть можливість вивчити роботу майстра і різноманітні варіанти форм, для створення яких досить виконати декілька клацань мишею. Проте можливостей майстра не завжди вистачає для роботи з базою даних. Далі в цьому розділі описуються методи створення складніших і зручніших в застосуванні форм.

В розділі 6, «Використання взаємозв'язків», в полі підстановки таблиці Рослини додавалося поле 1омер типу. Як вже грамовор ілось раніше, формою Рослини також буде оброблено і це поле. Елемент управління Номером типу, показаним на мал. 8.2, є список, що розкривається, про що можна судити по значку із стрілкою, вказуючою вниз. Детальніше такі комбіновані елементи управління описуються в розділі 13, «Налаштування форм».

Підлеглі форми

Можливо, ви звернули увагу на опцію Автоформа у списку кнопки, що розкривається Новий об'єктвикористовуваною раніше для створення форми. Майстер, що викликається за допомогою цієї опції, автоматично створює колоночную форму, так само як і майстер Автоформа: стовпець. Проте між цими двома інструментами є істотна відмінність: майстер із списку Новий об'єкт включає в готову форму зв'язки таблиці, тобто зв'язки між таблицями перетворюються в зв'язку між формами. В результаті цього до готової форми додається підлегла форма (додаткова форма, вбудована в основну форму), яка містить взаємозв'язані дані.

Мал. 8.3. У стрічковій формі всі елементи управління розташовані в одному рядку

Мал. 8.4. Таблична форма аналогічна стандартній таблиці

Чим розрізняються ці два типи форм, ви зрозумієте декілька пізніше. Скориставшись майстром Автоформа із списку Новий об'єкт ми створимо форму на основі таблиці Каталоги.

1. Клацніть на посиланні Таблиці панелі Об'єкти потім виберіть у вікні Рослини: база даних таблицю Каталоги.

2. Із списку, що розкривається Новий об'єкт виберіть опцію Автоформа. З'явиться нова форма, показана на мал. 8.5. Звернете увагу, що як її назва використовується ім'я таблиці, не дивлячись на те, що у формі представлені дані з таблиць Каталоги і Рослини. Збережете форму під назвою Растеніяїкаталоги.

Отримана форма декілька незвичайна: вона містить дані з таблиць Каталоги і Рослини хоча майстрові не давалися на те вказівки. Майстер обробив зв'язки між таблицями і для відображення імені каталога і пов'язаних з ним імен рослин включив підлеглу форму.

У головній формі відображаються записи каталога, тоді як в підпорядкованій — імена тих рослин, значення первинного або зовнішнього ключа яких збігаються в обох таблицях. Іншими словами, в підлеглій формі відображаються будь-які рослини, для яких поле Імякаталога збігається із значенням поля Ім'я головної форми. Часто в подібному немає необхідності, тому форму можна видалити і скористатися іншим майстром автоформи. Крім того, для отримання конкретніших результатів можна застосувати майстер створення форм. Перш ніж приступати до виконання вправ, пропонованих далі в розділі, закрийте вікно форми. Докладніша інформація про те, як створюються і настроюються підлеглі форми викладена в розділі 13, «Налаштування форм».

Мал. 8.5. Майстер Автоформа використовується для налаштування зв'язків між таблицями Каталоги і Рослини

Майстер форм

Майстер форм дозволяє створювати форми автоматично, на основі попередніх заданих параметрів даних, що відображаються. Майстер запускається аналогічно майстрові Автоформа тільки у діалоговому вікні Нова форма вибирається опція Майстер форм.

Розглянемо параметри майстри, використовувані для створення форм різних типів. В даному випадку форма буде заснована на таблицях Рослини і Типи.

1. Відкрийте діалогове вікно Нова форма вибравши опцію Форма із списку, що розкривається Новий об'єкт або виконавши команду Вставка>форма.

2. У діалоговому вікні Нова форма виберіть опцію Майстер форм.

3. У нижній зоні діалогового вікна Нова форма виберіть в списку, що розкривається, таблицю Типи і клацніть на кнопці ОК.

4. У списку Доступні поля будуть вказані всі поля таблиці Типи. Для перенесення необхідних полів у форму (у список Вибрані поля) слід клацнути на значку із зображенням стрілки.

Подібні дії вже проводилися при створенні простого запиту в розділі 7, «Отримання даних за допомогою запитів». Кнопка з однією стрілкою (>) дозволяє перенести одне поле; кнопка з двома стрілками (») — всі поля. Скористайтеся кнопкою з двома стрілками, щоб отримати результат, показаний на мал. 8.6.

Якби майстер Автоформа із списку Новий об'єкт використовувався для створення форми на основі таблиці Рослинипідлегла форма не була б сформована, не дивлячись на те, що для таблиці існують два зв'язки, з таблицями Каталоги і Типи. Майстер створює підлеглу форму тільки у тому випадку, коли вказана форма містить значення первинного ключа, пов'язаного з іншими ключами. Первинний ключ таблиці Рослини не пов'язаний ні з однією таблицею — до інших таблиць відносяться тільки значення зовнішнього ключа таблиці Рослини.

Мал. 8.6. Додавання два полів з таблиці Типи

5. Тепер слід додати у форму деякі дані з таблиці Рослини. Для цього виберіть в списку, що розкривається Таблиці і запити опцію Таблиця: Рослини внаслідок чого вміст списку Доступні поля зміниться. Перенесіть поля Ім'я, Латінськоєімя і Імякаталога у список Вибрані поля, як показано на мал. 8.7. Клацніть на кнопці Далі.

Мал. 8.7. Вибір три полів з таблиці Рослини

6. Оскільки поля були вибрані з декількох таблиць, майстер запропонує три варіанти представлення взаємозв'язаних даних. За умовчанням записи таблиці Рослини відображаються в підлеглій формі. При цьому у вікні майстра указується схема можливого розташування елементів форми.

7. Для проглядання інших параметрів задайте в списку Виберіть вид представлення даних опцію Рослини внаслідок чого зміниться зовнішній вигляд форми справа. Звернете увагу на автоматичний вибір перемикача Одиночна форма в нижній зоні діалогового вікна. Ще раз виберіть опцію Типи і встановите перемикач Зв'язані форми. У вікні зверху будуть показана дві зв'язані форми. Перш ніж клацнути на кнопці Далі виберіть перемикач Підлеглі форми.

8. У наступному вікні можна вказати зовнішній вигляд підлеглої форми — стрічковий, табличний, звідна таблиця або звідна діаграма. Виберіть стрічковий тип і клацніть на кнопці Далі.

9. У цьому вікні надається можливість задати необхідний стиль. Стиль (він же автоформат) дозволяє вказати базові кольори і шрифти форми, а також ряд інших параметрів. За умовчанням використовується стиль Міжнародний, і ми залишимо його. Клацніть на кнопці Далі (повніша інформація про стилі приведена в розділі 13).

10. У останньому вікні привласніть формі і підлеглій формі імена Главниєтіпи і Підрослини відповідно (мал. 8.8). Крім того, форму можна відкрити для безпосереднього введення даних або ж в режимі конструктора з метою змінити макет форми (часто з'являється потреба в зміні форми, створеної майстром). Залиште перемикач Відкрити форму для перегляду і введення даних і клацніть на кнопці Готово.

Мал. 8.8. Вкажіть головну і підлеглу форми, після чого клацніть на кнопці Готово

У головній формі, показаній на мал. 8.9, представлені дані таблиці Типи. У підлеглій формі відображаються записи рослин для типу, який був вибраний в головній формі.

Мал. 8.9. Майстер створює форму, що відображає імена рослин в підлеглій формі

Як бачите, форми містять елементи управління, аналогічні елементам таблиць. Якщо клацнути на кнопці управління підлеглої форми Новий запис (мал. 8.9)стрілка вибору в її лівому стовпці переміститься на один рядок вгору, з космєї на тунбергию. При клацанні на кнопці Новий запис на панелі управління головної форми, виконуваному з метою змінити номер типу, записи в підлеглій формі оновляться. Як показано на мал. 8.10, тип 2 (рослини, що споживаються) не містить ніяких зв'язаних записів про рослини. Закрийте форму.