5. Выполнение работы в Excel.

5.1. Краткая характеристика программы:

Электронные таблицы предназначены для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Электронные таблицы – это двумерные массивы, состоящих из столбцов и строк. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессы. Они позволяют не только создавать электронные таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

В Excel можно создавать БД, организовывать их управление и обработку с помощью встроенных функциональных возможностей программы. К тому же имеется интеграция с другими программами MS Office.

Excel обеспечивает:

• ввод, хранение и корректировку данных;

• автоматическое проведение вычислений по заданным формулам;

• наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;

• построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных данных;

• оформление и печать электронных таблиц;

• создание итоговых и сводных таблиц;

• работу с электронными таблицами как с базами данных : сортировку таблиц, выборку данных по запросам.

5.2. Инструкция по использованию программы:

• запустить программу Microsoft Excel из программного меню:

Пуск -> Программы -> Microsoft Office -> Microsoft Excel

Открыть файл, находящийся на внешнем носителе:

сведения о сотрудниках.Xls

Меню программы дает возможность перехода к каждой задаче при нажатии соответствующей командной кнопки.

5.3. Решение задач.

К первым двум задачам в данной курсовой работе применяется расширенный фильтр, чтобы отобрать только записи, соответствующие определенным условиям. Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, переключатель «Обработка» устанавливается в положение фильтровать на месте. В строку «Исходный диапазон» помещается диапазон значений всей исходной базы данных, в строку «Диапазон условий»- условие отбора.

В результате отбираются данные, удовлетворяющие условию, введенному в диалоговое окно Input Box, появляющееся при нажатии командной кнопки.

5.3.1. Задача №1 (подсчитать среднюю разницу между нормой и фактической выработкой по заданной должности.)

Для решения задачи №1 использовалась функция:

=ДСРЗНАЧ(B8:H24;H8;D4:D5)

B8:H24– вся база данных

H8 - поле

D4:D5– критерий

В среде Visual Basic задаем дополнительные условия, с помощью функции InputBox вводим должность.

После вводе интересующей нас должности получаем:

5.3.2. Задача №2 (формирование списка сотрудников заработная плата лежит в заданных пределах.)

Для решения задачи № 2 использовался расширенный фильтр с условием и макросы, диапазон которого $B$4:$H$20 (вся база данных), с условием $J$2:$K$3.

В среде Visual Basic задаем дополнительные условия, с помощью функции InputBox вводим требуемое число.

После ввода диапазона получаем:

5.3.3. Задача №3 (вывод сведений обо всех сотрудниках, сгруппированных по должностям, с указанием общей начисленной зарплаты по группам.)

Для решения задачи №3 используем сводную таблицу с условием:

В результате получили следующую таблицу: