1. Общие положения

   1. Офис-менеджер подчиняется непосредственно директору, принимается и увольняется приказом директора.

   2. Основными задачами офис-менеджера являются документационное и информационное обеспечение деятельности директора.

   3. В подчинении у офис-менеджера находятся водитель, курьер и уборщица.

   4. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера инспектор отдела кадров или лицо, назначенное директором.

   5. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности.

   6. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

• законодательными актами Российской Федерации;

• Уставом организации;

• Правилами внутреннего трудового распорядка;

• приказами и распоряжениями директора;

• нормативными методическими материалами по организации делопроизводства;

• настоящей должностной инструкцией.

1. Офис-менеджер должен знать:

• организационно-штатную структуру и сотрудников организации;

• положения, приказы, распоряжения и внутренние процедуры организации;

• функции и задачи подразделений организации;

• организации работы с документами, составления документации;

• организации управленческого труда;

• применения средств вычислительной и организационной техники;

• культуры труда и служебной этики;

• охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. Функции

На офис-менеджера возлагаются следующие функции:

1. Оперативно-организационное обслуживание директора.

2. Информационно-справочное обслуживание по документам организации.

3. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в компании

4. Обеспечение жизнедеятельности офиса.

1. Должностные обязанности

Офис-менеджер должен:

1. Составлять деловые письма, проекты распорядительных и информационно-справочных документов, доверенностей.

2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись директору.

4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений директора, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

5. Сохранять конфиденциальность информации.

6. Вести прием посетителей.

7. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации (телефон, факс).

8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения учреждения.

10. Обеспечивать сохранность документов.

11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

12. Организовывать и обслуживать совещания.

13. Организовывать повышение квалификации работников в сфере работы с документами.

14. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

15. Осуществлять заказ воды и канцелярских товаров по мере необходимости.

16. Осуществлять подписку на периодические издания.

17. Координировать и контролировать работу водителя (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта организации), курьеров, уборщицы.

1. Права

Офис-менеджер имеет право: