16. Опишите элементы интерфейса ms Excel. Опишите структуру документа ms Excel.

Пользовательский интерфейс табличного процессора Microsoft Excel подобен интерфейсу других программных продуктов Microsoft Office. К основным элементам интерфейса процессора Excel отно­сят: строку заголовка, строку основного меню, пиктографичес­кое меню, поле имен и строку формул, строку заголовка столб­цов и столбец заголовка строк, полосы прокрутки, ярлыки рабочих листов, строку состояний. Назначение перечисленных элементов аналогично назначению элементов текстового редак­тора Word. Отметим отличия.

Поле имен расположено ниже пиктографического меню и отображает имя или адрес текущей, активной ячейки, то есть ячейки, в которой располагается курсор, и в которую будет по­мещаться вводимая с клавиатуры информация.

Строка формул отображает содержимое этой ячейки. Как правило, с использованием этой строки выполняется просмотр или редактирование формул.

Строка заголовка столбцов и столбец заголовка строк содер­жат номера строк и столбцов электронной таблицы.

Ярлыки рабочих листов расположены в нижней части окна электронной таблицы и обеспечивают переключение между ее листами.

Для ввода данных с клавиатуры необходимо установить в нужную ячейку курсор и набрать данные. Редактирование данных текущей ячейки осуществляется редактированием текста в строке формул.

Управление Excel выполняется с помощью команд основного меню, команд контекстного меню (меню, вызываемого нажати­ем правой кнопки мыши), пиктограмм панелей инструментов, а также нажатием комбинаций горячих клавиш.

Кратко охарактеризуем команды основного меню.

Группа команд Файл объединяет команды, предназначенные для работы с файлами электронных таблиц. Использование ко­манд меню позволяет создать новую электронную таблицу, от­крыть существующую, закрыть, сохранить редактируемую таб­лицу под старым или новым именем в виде электронной таблицы или файла формата HTML. Команды обеспечивают подготовку и печать электронной таблицы, пересылку таблицы посредством электронной почты.

Команды меню Правка используются при корректировке таб­лицы. Они позволяют отменить или повторить выполненные дей­ствия; перенести, копировать и извлечь данные из буфера обме­на; одновременно работать с диапазоном ячеек и листами рабочей книги; обнаруживать заданный фрагмент в таблице и при необ­ходимости заменять его на указанный; работать со связанными таблицами.

Команды меню Вид формируют интерфейс пользователя: до­бавление панелей инструментов; вывод строки формул и статус­ной строки; управляют масштабом изображения таблицы.

Использование группы команд меню Вставка добавляет в таб­лицу ячейки, строки, столбцы, рабочие листы, диаграммы, функ­ции, гиперссылки, примечания, рисунки, различные OLE–объекты.

Команды меню Формат обеспечивают задание форматов ячеек и стилей представления данных в ячейках, устанавливают ат­рибуты строк и столбцов рабочего листа электронной таблицы, выполняют автоформатирование таблицы.

Команды пункта меню Сервис выполняют проверку правиль­ности написания текста, автозамену; осуществляют настройку (установку) дополнительных компонентов Excel; используются при подготовке макросов; регламентируют защиту и доступ к информации.

Применение команд меню Данные позволяет выполнить сор­тировку, отбор данных из таблицы, получить промежуточные и общие итоги и обеспечивает поддержку средств по работе со спис­ками (базами данных).

Команды меню Окно осуществляют управление расположе­нием окон электронной таблицы, фиксацию части информа­ции и др.

Основным документом для хранения и обработки данных в Excel является рабочая книга. Рабочая книга содержит не­сколько рабочих листов, каждый из которых представляет со­бой матрицу, состоящую из столбцов и строк. Для изменения текущего рабочего листа используются ярлыки рабочих листов, содержащие их имена (например, ГБ 5621, ГБ 4321 (активный лист), ГБ 4121, ГБ 3522, Итоги). Пользователь имеет возможность изменять количество рабочих листов в книге и их имена.

Главным элементом структуры электронной таблицы являет­ся ячейка. Адрес ячейки таблицы есть пара из номера строки и номера столбца, на пересечении которых располагается эта ячей­ка. При работе с электронной таблицей используется A1–формат адресации ячеек, который предус­матривает обозначение столбцов латинскими буквами (А, В, ...,Y, Z, АА, ... IV). Так, ячейка, располо­женная на пересечении второго столбца и третьей строки, имеет адрес В3.

Для того чтобы одновременно адресовать несколько ячеек, используют диапазон. Задание диапазона предполагает указа­ние через двоеточие адресов левой верхней ячейки и правой нижней ячейки. Например, F10:D25.