Вопрос 73

Sum

Вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе

Только для числовых и денежных полей

Avg

Вычисляет среднее арифметическое всех значений данного поля

каждой группе. Только для числовых и денежных полей.

Min

Возвращает наименьшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы. Для числовых полей возвращается наименьшее значение. Для текстовых полей - наименьшее из символьных значений независимо от регистра.

Max

Возвращает наибольшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы. Для числовых полей возвращается наибольшее значение. Для текстовых полей - наибольшее из символьных значений независимо от регистра.

First

Возвращает первое значение этого поля в группе

Last

Возвращает последнее значение этого поля в группе.

Count

Возвращает число записей, в которых значения данного поля отличны от Null.

Stdev

Подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений данного поля в каждой группе. Только для числовых и денежных полей. Если в группе менее двух строк, Access возвращает значение Null

Disp

Подсчитывает статистическую дисперсию для всех значений данного поля в каждой группе. Только для числовых и денежных полей. Если в группе менее двух строк, Access возвращает значение Null.

Итоговый запрос

Итоговый запрос – это запрос, в котором выводятся результаты статистических расчетов по какой-либо группе записей из одной или нескольких таблиц. Можно находить сумму (функция Sum), среднее значение (функция Avg), наибольшее значение (функция Max) или наименьшее значение (функция Min), количество знаний в группе (функция Count).

Создание итогового запроса

Процедура создания итогового запроса похожа на процедуру создания запроса на выборку. Следует сгруппировать записи по совпадающим значениям в каком – либо поле таблицы.

Для выполнения группировки записей нужно щелкнуть по кнопке Групповые операции на панели инструментов. В бланке появляется дополнительная строка Групповая операция.

В тех полях, где проводится группировка, надо установить функцию Группировка. В тех полях, где проводится итоговые операции, нужно в строке Групповая операция раскрыть список и выбрать одну из функций (Sum, Avg, Max, Min, Count и т. д.)

Вопрос 75

Создание перекрестного запроса

Создание перекрестных запросов с помощью мастера

В окне базы данных нажмите кнопку Запросы на панели

Объекты, а затем нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Перекрестный запрос и нажмите кнопку OK.

Если мастер не запускается

Следуйте инструкциям в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне можно либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.

Если получился не тот запрос, который был нужен, можно снова создать запрос с помощью мастера или изменить этот запрос в режиме конструктора.

Создание перекрестного запроса без помощи мастера

В окне базы данных нажмите кнопку Запросы на панели

Объекты, а затем нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите кнопку OK.

В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.

Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса и задайте

условия отбора.

На панели инструментов нажмите кнопку Тип запроса и выберите Перекрестный.

Для поля или полей, значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк, щелкните ячейку строки Перекрестная таблица и выберите значение Заголовки строк.

Для таких полей нужно оставить в строке Групповая операция значение Группировка, установленное по умолчанию.

Для поля, значения которого должны быть представлены в виде заголовков столбцов, щелкните ячейку строки Перекрестная таблица и выберите значение Заголовки столбцов. Значение Заголовки столбцов можно задать только для одного поля. Для этого поля нужно оставить в ячейке строки Групповая операция значение Группировка, установленное по умолчанию.

По умолчанию заголовки столбцов сортируются в алфавитном порядке или по числовым значениям. Если требуется расположить их в другом порядке или если нужно ограничить количество отображаемых заголовков столбцов, следует использовать свойство Заголовки столбцов (ColumnHeadings) запроса.

Инструкции

Для поля, значения которого нужно использовать при создании перекрестной таблицы, щелкните ячейку строки Перекрестная таблица и выберите Значение.

Пункт Значение можно выбрать только для одного поля.

В строке Групповая операция выберите статистическую функцию, которая будет использована для

заполнения перекрестной таблицы (например Sum, Avg или Count).

Выполните одно из следующих действий.

Задание условия отбора, ограничивающего отбираемые заголовки строк до выполнения вычисления

Задание условия отбора, ограничивающего отбираемые записи до группировки заголовков строк и до заполнения перекрестной таблицы

Чтобы просмотреть результаты запроса, нажмите кнопку Вид на панели инструментов.

Если требуется прервать выполнение запроса после его запуска, нажмите клавиши CTRL+BREAK.

Примечания

Запрос «Квартальные обороты по товарам» учебной базы данных «Борей» является примером перекрестного запроса.

Чтобы просмотреть этот запрос, откройте базу данных «Борей», расположенную в подкаталоге Samples каталога Microsoft Office, и откройте запрос «Квартальные обороты по товарам» в режиме конструктора.

Если включить поле в бланк запроса и выбрать для него значения (не отображается) в ячейке строки Перекрестная таблица и Группировка в ячейке строки Групповая операция, то по этому полю группировка выполняется так же, как и по полям со значением Заголовки строк, но соответствующая строка в результатах запроса выведена не будет.

Значения поля, в ячейке «Перекрестная таблица» которого установлено значение Заголовки столбцов, могут включать знаки, которые обычно не допускаются в именах полей, например разделители десятичных разрядов. Microsoft Access заменяет такие знаки в таблице знаком подчеркивания.

76-81 вопросы

Запросы на добавление данных

Если имеется большой объем записей в электронной форме то процесс добавления в БД займет неоправданно много времени. Для подобных задач имеется специальный инструмент – запросы на добавление данных. Чтобы не допустить лишних ошибок подготовка любого запроса манипулирования данных часто нач. с запроса на выборку. Убедившись что выборка данных проходит правильно можно преобразовать этот запрос к запросу на добавление. Для этого не выходя из конструктора запросов следует на вкладке конструктор щелкнуть на кнопку запросы на добавление. ( зеленый крестик с воскл.знаком)

Сначала дадим им запроса на добавление и нажмем ок. В диалоговом окне выберем табл. Поставщики и сразу увидим что ниже строки сортировка в окне конструктор появилась строка добавление! В ней нужно выбрать те поля в которые будем добавлять данные. Нельзя забывать о том что запрос на добавление должен выполниться только 1 раз! Нажав на красный восклицательный знак мы увидим предупреждение о том что в табл.будет добавлено столько же записей. Повторное выполнение запроса приведет к добавлению ТЕХ ЖЕ ЗАПИСЕЙ !

Запросы на обновление или изменение данных

Другим видом запроса яв-ся запрос на обновление или на изменение д. Создание этого запроса нужно на вкладке конструктор-обновление-карандаш. При этом в табл.конструктора запроса обновление. Для обновления данных нужно добавить в запрос 2 поля : компонент и само поле обновлений. А в поле обновлений вписываем формулу.

Удаление данных и создание новых таблиц

Составление запросов на удаление данных мало чем отличается от составления запроса на выборку. Можно вводить критерии отбора. Далее следует на вкладке конструктор-красный крестик с вокл.знаком . Отметим, что при удалении записей из таблиц нет смысла указывать в конструкторе запросов все поля. Достаточно в одном из столбцов указать поле имени имя таблицы со « * «.

Разработка отчетов

Несмотря на то что форму как и табл.и запрос можно распечатать на принтере с помошью команды файл-печать. Аксесс предусматривает спец.объект – отчет позволяющий подготовить материал БД к печати создав выходные документы в соответствии с требованиями конкретного пользователя. По сравнению с остальными способами печати при использовании отчетов можно помимо отображ. содерж. полей из таблиц или запроса вычислить различные итоговые значения а так же группировать данные. Кроме того в отчетах можно применять внедр.рисунки и объекты. Аналогично созданию форм создание отчетов можно выполнять с помощью конструктора. Технология создания отчетов очень похожа на технолог. Создания форм.

Вопрос №82 -83

Существует множество определений Интернета. Например, составители (энц. Кирилл и Мефодий) считают, что Интернет от лат. Inter-между, net – сеть. Интернет – это международная, всемирная компьютерная сеть электронной связи, объединяющая региональные, национальные, локальные и другие сети, которая способствует значительному увеличению и улучшению обмену информации. Объединяет свыше 50 млн. коллективных индивидуальных пользователей.

Интернет – это глобальная сеть сетей взаимосвязанных протоколами 10 IP и другими коммуникационными протоколами.

Структура и основные принципы работы Интернета

Как и любая другая сеть Интернет состоит из множества компьютеров, соединенных между собой линиями связи, и установленного на этих компьютерах программного обеспечения.

Тип программного обеспечения определяется идеологией, называемой клиент сервером, которая составляет основу всех сервисов Интернета. Каждая операция состоит из взаимодействия трех основных элементов: клиентов, сервера и ответа сервера клиенту. Под словом клиент подразумеваются программы, с помощью которых индивидуальный пользователь обращается к тому или иному сервису в сети Интернет.

Слово сервис имеет много значений – это может быть программа, которая предоставляет клиентам различные данные, компьютер, на котором выполняется данная программа. Сочетание компьютера или программы.

Изучение принципов передачи информации в сети сопряжено с двумя понятиями: адрес и протокол. Протокол – это правило, предписанное компьютеру для работы в сети Интернет. В одном протоколе описать все правила взаимодействия компьютеров невозможно. Поэтому сетевые протоколы строятся по многоуровнему принципу, на нижнем уровне используется два основных протокола: IP и TCP. Протокол IP обеспечивает маршрутизацию (доставка по адресу) сетевых пакетов, а протокол ТСР отвечает за надежность передачи больших объемов информации. Протокол ТСР делит длинные сообщения на несколько пакетов, каждый их которых затем помещает в ТСР конверт. Каждый ТСР конверт помечается определенным образом, чтобы потом, после разбивки, сообщение можно было собрать в единое целое. Адреса компьютеров в интернете состоят из разделенных точками четырех чисел, не превышающих 255.

Вопрос №83

Классификация сетей

Классифицируются по ряду признаков:

1) Территориальная распространенность – локальные, региональные, глобальные, корпоративные

2) Скорость передачи информации – низко, средне и высокоскоростные

3) Принадлежность – ведомственные, государственные, частные, общие

4) Способ управления – клиент сервер, одноранговые, сетецентрические

5) Топология (способ организации физических связей) – полносвязанная, неполносвязанная

Территориальная распространенность, в зависимости от расстояний между связываемыми узлами различают вычислительные сети:

1) Локальные (ЛВС) – охватывающие ограниченную территорию, отличительной чертой является большая скорость передачи данных, низкий уровень ошибок и использование дешевой среды передачи данных, большинство ЛВС принадлежит какой-либо организации, которая их поддерживает.

2) Территориальные – среди них можно выделить региональные и глобальные. Если сеть охватывает весь город, то она является региональной вычислительной сетью (РВС). РВС – это самый новый тип сетей, они имеют много общего с ЛВС, но по многим параметрам сложнее последних. РВС могут передавать видео и аудио информацию. РВС разработана для поддержки больших расстояний, чем ЛВС. РВС сочетают лучшие хар-ки ЛВС большей географической протяженностью

3) Глобальные – если сеть распространяется на широкие области, такие как страны, то она называется глобальной вычислительной сетью (ГВС). Коммуникация осуществляется по средством телефонных линий, спутниковой связи и наземных микроволновых систем. ГВС зачастую создается путем объединения ЛВС и РВС. Фактически объединение изолированных ЛВС и РВС является современной тенденцией в области сетей, по сравнению с ЛВС большинство ГВС отличает меньшая скорость передачи и более высокий уровень шибок. Новые технологии в области ГВС призваны разрешить эти проблемы.

4) Корпоративные – совокупность связанных между собой ЛВС. Локальные и корпоративные вычислительные сети – используются в бизнесе и управлении

Топология – по способу связывания элементов в сети различают полносвязанные (каждый компьютер сети связан со всеми остальными) и неполносвязанные (обмен между двумя компьютерами через другие узлы сети). Различают сети шинные (магистральные), кольцевой, звездной, иерархическая и произвольная топология.

Шинная связь между двумя любыми станциями устанавливается через общий путь и данные, передаваемые любой станцией, одновременно становятся доступными для всех других станций, подключенных к этой среде передачи данных.

Кольцевая – узлы связанны кольцевой линией передачи данных (каждому узлу подходит только две линии). Данные, проходя по кольцу, поочередно становятся доступными всем узлам сети.

Звездная – имеется центральный узел от которого расходятся линии передачи данных к каждому из остальных узлов.

Способ управления – в зависимости от способа управления включают сети, клиент сервер. У них выделяется один или несколько узлов (серверы), выполняющих в сети управляющие или обслуживающие функции. Остальные узлы (клиенты) являются терминальными или рабочими станциями.

Одноранговые – в них все узлы равноправны.

Сетецентрическая концепция в соответствии с которой пользователь имеет лишь дешевое оборудование для обращения к удаленным компьютерам, а сеть обслуживает заказы на выполнение вычисления и получения информации. Пользователю не нужно приобретать

Вопрос №1-5

1) Пять функций в структуре человеческой деятельности, выступающих предпосылками развития ИТ:

1. ф-ия управления и контроля

2. ф-ия общения

3. ф-ия памяти

4. совершенствование материального производства

5. ф-ия познания

2) Системный подход к анализу процессов управления. Свойства систем.

Целенаправленное внешнее воздействие на объект (явление, процесс), обеспечивающее либо сохранение его основных свойств, либо развитие объекта в направлении определённой цели, принято называть управлением.

Базовым понятием системного анализа является понятие система как совокупность элементов, объединённых общей целью функционирования. Слово система происходит от греч. systema, что озночает целое, составленное из частей, соединений.

Отметим следующие свойства систем:

1. вложенность (система – часть макросистемы)

2. делимость

3. целостность

4. наличие структуры (Структура – совокупность составляющих системы элементов и устойчивых внутренних связей между ними, определяющая основные свойства системы. Структура характеризует внутреннее строение системы)

5. наличие организации

6. наличие цели (Цель – предвосхищение результата, то чего хотят достичь, то к чему стремятся)

7. способность к развитию, изменению

Вывод:

Системный подход – метод научного познания объективной реальности, основанный на общих закономерностях функционирования систем разной природы, свойствах целого как объединённых частей, закономерностях функционирования и развития систем.

3)Основные понятия теории систем.

Элемент – неделимая в рамках выбранной модели исследования часть системы, обладающая самостоятельностью и имеющая строго функциональное значение.

Подсистема – часть системы, состоящая из совокупности взаимосвязанных элементов, имеющих свою цель и обладающих определённой целостностью.

Связь – устойчивая зависимость свойств одного элемента от свойств других элементов.

Состояние – совокупность качественных и (или) количественных признаков, на основании которых можно отличить одно сотояние элементов системы от другого и их связи во времени и пространстве.

Движение – процесс последовательного изменения состояния системы во времени и пространстве.

Совокупность средств, методов и способов сбора, передачи, обработки, хранения, отображения информации, а также персональное использование информации в целях управления, образуют информационную систему организации.

4)Понятие информационной технологии управления.

Управление – непрерывное внешнее воздействие на объект управления со стороны субъекта управления, обеспечивающее либо сохранение основных свойств, либо развитие (движение) объекта в требуемом направлении в соответствии с заданной целью.

Для определения формы и цели объекта субъект управления должен знать:

1. текущее состояние объекта управления

2. желаемое состояние объекта управления в соответствии с целью функционирования системы

3. законы функционирования системы, позволяющие прогнозировать её поведение при выработке управляющего воздействия

4. закон управления в виде правил выработки и реализации управленческого воздействия

Информация всегда играла решающую роль в деятельности человека. Однако в информационном обществе, идущем на смену индустриальному, роль информации существенно меняется.

Информация, в отличие от материальных и сырьевых ресурсов, становится неисчерпаемым стратегическим ресурсом развития общества, а её производство – важнейшей задачей человечества.

Понятие технологии не менее фундаментально и многозначно. Считается, что термин впервые был использован в химии, затем распространился на сферу инженерных знаний, а в последние годы широко используется практически во всех сферах деятельности человека. Понятие технологии трактуется достаточно широко. Выделим общие свойства технологии. Всякая технология подразумевает под собой некоторый целенаправленный процесс, сознательно организованный человеком.

Цель технологии – удовлетворение человечества путём производства товаров и услуг, всего что обладает потребительской ценностью. В качестве носителя технологии выступает чловек.

Синтезируя понятие информации и технологии, определим ИТ следующим образом.

Информационные технологии (ИТ) – процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки, хранения, передачи и отображения данных для получения информации нового качества.

Целью ИТ является производство информационного продукта, обладающего определённой потребительской ценностью.

5)Типовые информационные технологии.

1. ИТ сбора данных

Определяющими процессами данной технологии являются процессы сбора и накопления первичных данных. Технология сбора данных, предназначенная в первую очередь для накопления фактографических сведений о свойствах внешней среды, о процессах, имеющих место в управляемой системе, и её состоянии. Основу этого вида технологий состовляют программные комплексы, разработанные на основе систем управления базами данных, обеспечивающих удобный ручной или автоматизированный ввод первичных данных, их структурирование и перемещение на хранение в базу данных. ИТ этого уровня обеспечивают печать различных отчётов, получаемых в результате простейших форм обработки данных: группировки, сортировки, простейших вычислений.

2. ИТ поддержки управления

ИТ предназначена для удовлетворения информационных потребностей менеджера при принятии им управленческих решений на всех уровнях управления: оперативном, тактическом и стратегическом. ИТ поддержки управления позволяют накапливать беспрецедентные объёмы данных об объекте управления. Реализация этой технологии требует более сложных и технических программных средств, предъявляет более высокие требования к уровню профессиональной подготовки персонала в области ИТ.

3. ИТ автоматизации офисной деятельности

Эффективное управление невозможно без эффективной организации информационных потоков и управления ими. ИТ автоматизации офиса основывается на современной вычислительной технике, средствах телекоммуникации, копировании и размножении документов. Они включают средства подготовки документа на основе текстовых и табличных процессоров, копировании и размножении документов, электронной и голосовой почты, организации и проведения аудио и видео конференций. На основе современных программных и технических средств создаются электронные офисы, обеспечивающие безбумажный оборот и оперативное коммуникационное обслуживание менеджера.

4. ИТ поддержки принятия решения

ИТ управления, рассмотренные выше, выполняли функцию информационного обеспечения принятия решения. Анализ полученных данных и выбор наиболее лучшего с позиции достижения цели управления оставался полностью за человеком. Однако сегодня наука предоставляет в распоряжение менеджеров мощные математические методы анализа, основанные на моделировании поведения управляемых систем, позволяющие находить наилучшее решение в определённых ситуациях.

5. ИТ поддержки групповой работы

Планирование и выполнение общих работ, реализация проектов, обсуждение проблем и выработка коллективных решений, участие в различных встречах и конференциях – это не полный перечень коллективной работы сотрудников предприятия. По некоторым оценкам, менеджеры тратят на участие в работе групп до 35% своего рабочего времени, а управляющие 50-80%. Возможность применения компьютерных систем и технологмй для поддержки совместной работы пользователей связана с разработкой и быстрым развитием сетевых технологий: локальных сетей, интернета.

6. ИТ виртуальня реальность

Виртуальная реальность представляет собой искусственное реалистичное воспроизведение окружающей среды с помощью современных технических средств, воспринимаемых человеком как реальность. Она эффективно применяется в обучении, тренировке специалистов в управлении дорогостоящего оборудования, техническими средствами и системами, в условиях работ, сопряжённых с риском для жизни.

7. ИТ экспертных систем

Эта технология базируется на теории искусственного интеллекта и предоставляет возможность менеджерам принимать решения на основе экспертной оценки ситуации.

Эксперт – лицо, привлекаемое для решения вопросов, требующих специальных знаний, специалист в определённой предметной области.

Экспертная система объединяет возможности компьютера со знаниями экспертов в такой форме, что может самостоятельно вырабатывать разумный совет и осуществить разумное решение определённой задачи. Важнейшее требование, предъявляемое к экспертным системам – способность не только находить наилучшее решение, но и давать его логическое обоснование в виде чётких пояснений о том, каким образом эо решение было получено.

Ответы 39-43

Функции корень, факториал, пи, сегодня, тенденция

1. Корень. Аргумент только одно число. =КОРЕНЬ(*)

2. Факториал. Аргумент только одно число. =ФАКТР(*)

*адрес ячейки, к которой хотим применить функцию

3. Пи. Аргумент отсутствует. =ПИ()

4. Тенденция.

Выделяем ячейку, в которую хотим поместить результат, и записываем в строку формулу для расчёта. После ввода формулы нажимаем Enter.

=ТЕНДЕНЦИЯ(A2:D2;A1:D1;E1)
	A	B	C	D	E	F
1	2007	2008	2009	2010	2011
2	56	23	12	47	25
3

Действия с матрицами

1. Умножение матрицы на число. Выделяем диапазон ячеек, в котором хотим видеть результат и печатаем формулу для расчёта в строке формул. После ввода формулы нажимаем Ctrl+Shift+Enter.

=A1:C2*5
	A	B	C	D	E	F	G
1	2	5	10
2	6	12	17
3				10	25	50
4				30	60	35

2. Умножение матрицы на вектор. Выделяем диапазон ячеек, в котором хотим видеть результат и печатаем формулу для расчёта в строке формул. После ввода формулы нажимаем Ctrl+Shift+Enter. Не забываем о правиле умножения матриц: кол-во строк столбцов матрицы должно равняться кол-ву строк вектора.

=МУМНОЖ(B2:E3;G1:G4)
	A	B	C	D	E	F	G
1							2
2		5	8	12	6		8
3		3	2	1	9		10
4	284						3
5	65

3. Транспонирование матрицы. В результате строки матрицы меняются местами со столбцами. Выделяем диапазон ячеек, в котором хотим видеть результат и печатаем формулу для расчёта в строке формул. После ввода формулы нажимаем Ctrl+Shift+Enter.

=ТРАНСП(A1:B2)
	A	B	C	D	E	F	G
1	2	3
2	1	4
3			2	1
4			3	4
5

4. Вычисление определителя матрицы. Определитель существует только для квадратной матрицы. Для его расчёта выделяем ячейку, в которой хотим видеть результат и печатаем формулу для расчёта в строке формул. После ввода формулы нажимаем Ctrl+Shift+Enter.

=МОПРЕД(A1:B2)
	A	B	C	D	E
1	2	3
2	1	4
3			5
4

Диаграммы и графики. Типы диаграмм.

Часто, для большей наглядности, числовые данные лучше представлять в графическом виде. Это позволяет решать самые разнообразные задачи. На диаграммах легко просматривается тенденция к изменению, при этом можно определять скорость изменения этой тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь процессов – всё это легко увидеть на диаграммах. В Excel графики представлены как частный случай диаграмм. Excel обладает довольно обширными возможностями по графическому представлению информации. В его составе имеется несколько типов плоских и объёмных диаграмм, разбитых, в свою очередь, на ряд форматов. Если пользователю их недостаточно, то возможно создание собственного пользовательского формата диаграммы.

Типы диаграмм. В Excel динамика изменения данных иллюстрируется при помощи различных типов диаграмм. У каждого типа диаграмм существуют свои подтипы. В Excel используются следующие типы диаграмм:

1. Гистограмма (имеет 7 подтипов, из которых всегда можно выбрать наиболее подходящий вид)

2. Графики (обычно используют, когда требуется определить характер поведения какой-либо функции или процесса)

3. Круговые (удобно использовать, когда требуется отобразить долю каждого значения в общей сумме)

4. Линейчатые

5. С областями

6. Точечные

7. Биржевые

8. Кольцевые

9. Пузырьковые

10. Лепестковые

Ручное создание диаграмм.

Наиболее удобным и наглядным способом создания диаграммы является построение диаграммы с помощью инструментов, представленных на ленте. Это позволяет наглядно выбирать тип создаваемой диаграммы. Для этого необходимо сначала на рабочем листе выделить данные, по которым строится диаграмма, а затем выбрать вкладку «вставить» и в группе «диаграммы» выбрать одну из семи диаграмм. Если не хватает предложенных типов диаграмм, то можно вывести диалоговое окно со всеми диаграммами (выбрать «все типы диаграмм», нажав на значок «Гистограмма»). На экране будет построена диаграмма выбранного типа, а вы окажетесь на одной из трёх новых, появившихся вкладок для работы с диаграммами – «конструктор».

Настройка параметров диаграммы.

После указания исходных данных для диаграммы, устанавливаются такие параметры, как заголовки и подписи осей, форматы вспомогательных элементов диаграммы (легенды, таблицы данных). Перечисленные параметры можно настроить при помощи инструментов, расположенных на вкладке «макет».

Перечислим основные параметры, которые могут быть использованы при построении:

1. Название диаграммы

2. Название осей

3. Подписи данных

4. Оси и сетка

5. Формат выделенного фрагмента (служит для вызова окна настройки формата того элемента диаграммы, который активен в данный момент: формат ряда данных, формат оси, формат области построения)

6. Группа команд «макеты диаграмм»

7. Группа команд «стили диаграмм»

8. Переместить диаграмму (предназначается для вызова определённого диалогового окна, при помощи которого можно изменить расположение диаграммы – разместить в виде отдельного листа или разместить на выбранном листе)

Чтобы открыть или активизировать диаграмму, внедрённую на рабочий лист, нужно перевести на неё указатель и щёлкнуть левой кнопкой мыши. Признаком активизации диаграммы является появление в меню вкладок: «конструктор» (содержит параметры, определяющие тип диаграммы, источник данных и их упорядочивание), «макет» (позволяет указать свойства диаграмм, добавлять или редактировать элементы диаграмм, а также выбирать параметры, связанные с 3-х мерными графиками), «формат». В случае, когда область выделения содержит в названиях столбцов или строк объединенные ячейки, мастер диаграмм не всегда нужным образом определяет имена рядов или подписи данных. В таком случае, лучше выделить данные без названия, а подписи указать по ходу построения.

Ответы 66-67

Работа с формами

Форма – это объект БД с которым непосредственно работает пользователь. Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Большинство форм обычно присоединены к одной или нескольким таблицам баз данных. Форма необязательно должна включать в себя все поля из каждой таблицы или запроса. Чтобы создать форму необходимо на вкладке «создание» в панели «формы» выбрать нужный вариант. Основными режимами создания формы являются конструктор и мастер форм (выбрать на панели другие формы). В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет параметры её внешнего вида. Основные виды форм следующие: многостраничная, ленточная и табличная.

Создание форм с помощью мастера

Многие формы могут быть созданы в режиме конструктора без помощи дополнительных средств построения. Однако более простым и наглядным методом разработки форм является использование мастера создания форм, с помощью которого можно создать основную часть формы, после чего в режиме конструктора сделать небольшие изменения.

Работа мастера форм построена на основе ряда последовательно отображаемых окон. Чтобы создать форму выберем режим «мастер форм» в меню кнопки «другие формы». Для построения формы на первом шаге мастера в раскрывающемся списке следует указать источник данных, после чего выбрать поля которые будут использоваться в создаваемой форме, затем нажать кнопку данные.

• Сфоткано в телефоне

Второй шаг предусматривает выбор внешнего вида формы

На третьем этапе мастера следует выбрать стиль, который будет применен для дизайна создаваемой формы.

4 этап для завершения работы мастера нужно нажать клавишу готово.

• В одном столбце

Бумажный, изящный, модульный, начальный

Кроме того существует еще одна категория форм – починенные формы, которые используются для вывода данных связанных отношением «один ко многим». Формы могут быть вставлены одна в другую. Та, в которую вставлена форма называется главной, а форма находящаяся внутри нее подчиненной. На практике требуются формы, позволяющие производить одновременный ввод или просмотр данных, хранимых в двух или более связанных таблицах. Иерархическая – называется форма, содержащая поля из главной и одной или нескольких подчиненных форм. Количество подчиненных форм в одной главной не ограничено, нужно только чтобы они могли в ней разместиться. Уровней вложений подчиненных форм может быть не больше 7.

В форму можно помещать рисунки и другие объекты. Объекты создаются в других приложениях.

В чем отличия связывания от внедрения

И в том и в другом случае вы можете редактировать объект, но при внедрении он будет принадлежать только конкретной таблице в БД, а при связывании он будет каждый раз импортироваться когда вы будете к нему обращаться. Вывод следующий: внедренные документы могут значительно увеличить объем файлов БД. Связанные документы оставляют в Access только ссылку на свой адрес.

Уникальной должна быть комбинация значений этих полей. Для того чтобы, можно было связать таблицы между собой, используются ключевые поля. Эти поля однозначно определяют каждую запись таблицы и делают эту запись уникальной. Такие поля позволяют не только связать между собой различные таблицы, но и выполнить быстрый поиск данных. Ключ состоящий из нескольких полей называется составным. Поле первичного ключа, для таблицы аксес назначается в режиме конструктора. Если у таблицы есть поле первичного ключа, оно обозначается знаком изображения ключа, который находится в начале строки.

В принципе первичным ключом в различных таблицах могут быть и текстовые поля, содержащие например номера паспортов, студенческих билетов итд. Однако не во всех таблицах могут содержаться подобные поля. Поэтому очень часто для создания ключевого поля в таблицу добавляется столбец, используемых исключительно для этих целей. Для него устанавливается тип данных: «счетчик».

В аксес можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ, составной ключ.

Поле счетчик характеризуется тем, что аксес автоматически заполняет его последовательными или случайными числами.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальное значение.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля.. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Если вы пытаетесь сохранить новую таблицу, в которой не задано поле первичного ключа, программа аксес предупредит вас об этом и запросит разрешение для автоматического задания поля. В случае вашего согласия ключевым полем будет назначено любое поле, которое имеет тип данных счетчик, а если такого нет, то будет добавлено поле с именем код и типом данных счетчик, которое будет назначено ключевым.

Связи между таблицами

При работе со сложной базой данных, пользователю часто требуется просматривать, создавать, удалять, модифицировать связи между таблицами баз данных. Все эти действия удобно выполнять с помощью схемы данных. Тип отношений между связываемыми таблицами, аксес распознает автоматически. Если связь между таблицами имеет характер один ко многим, то в этом случае ключевое поле главной таблицы является – первичным ключом, а связанное с ним поле подчиненной таблицы – внешним ключом.

Для установки связей, необходимо воспользоваться режимом – схема данных, который активизируется на вкладке схема данных, работой данных. Если ни одной связи ещё не определено, автоматически откроется диалоговое окно – добавление таблицы, в котором на вкладке – таблицы, нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных. Следующий этап в разработке схемы данных, установка связей между таблицами. Чтобы установить связь между двумя таблицами, по определенному полю необходимо выделить в схеме данных нужное поле и с помощью мыши, нажав левую кнопку, перетащить изображение на поле другой таблицы, после чего кнопку отпустить. В результате появится диалоговое окно – изменение связей, в котором для обеих таблиц должно быть указано одно и то же поле.

В окне – изменение связей, установить флажок обеспечения целостности данных. После этого в таблицу невозможно будет ввести запись с таким значением поля, для которого нельзя будет найти соответствующую запись. После того как выбраны поля для установки связи меду таблицами, в окне изменение связей, необходимо нажать кнопку – создать. И на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линии.

Для того чтобы удалить связь между таблицами на схеме данных нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на это связи и в появившемся контекстном меню, выбрать строку удалить.

Работа с формами

Форма – это объект базы данных с которым непосредственно работает пользователь. Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях аксес. Большинство форм обычно присоединены к одной или нескольким таблицам баз данных. Форма не обязательно должна включать в себя все поля из каждой таблицы или запроса. Чтобы создать форму, необходимо на вкладке – создание, панели – формы, выбрать нужный вариант. Основными режимами создания формы, являются конструктор и мастер форм (выбрать на панели – другие формы). В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет параметры е внешнего вида. Основные виды форм следующие:

- многостраничная

- ленточная

- табличная

Создание форм с помощью мастера

Многие формы могут быть созданы в режиме конструктора. Без помощи дополнительных средств построения. Однако более простым и наглядным методом разработки форм, является использование мастера создания форм, с помощью которого можно создать основную часть формы, после чего в режиме конструктора сделать небольшие изменения.

Работа мастера форм построена на основе ряда последовательно-отображаемых окон. Чтобы создать форму, выберем режим – мастер форм, в меню кнопки – другие формы. Для построения формы на первом шаге мастера, в раскрывающемся списке стоит указать источник данных, после чего выбрать поля, которые будут использоваться в создаваемой форме, затем нажать кнопку далее

Второй шаг предусматривает выбор внешнего вида формы.

На третьем этапе мастера следует выбрать стиль, который будет применен для дизайна создаваемой формы. Бумажный, изящный, модульный, начальный итд

На четвертом этапе задается имя новой формы и нажать готов.

Существуют подчиненные формы, которые используются для вывода данных, связанных отношением один ко многим. Формы могут быть вставлены одна в другую, та в которую вставлена формула – главная, а форма находящаяся внутри неё – подчиненной. На практике требуются формы, позволяющие производить одновременный ввод и просмотр и данных, хранимых в 2 или более связанных таблицах.

Иерархическая форма содержащая поля из главной и одной или нескольких подчиненных форм. Количество подчиненных форм в одной главной не ограничено, нужно только чтобы они могли в ней разместиться. Уровней вложения подчиненных форм не может быть более 7. В форму можно помещать рисунки и другие объекты. Объекты создаются в других приложениях.

В чём отличия связывания от внедрения

И в том и в другом случае вы можете редактировать объект.

Вопросы 16-20

16 Вставка символов.

Для этого нужно нажать кнопку «символ» на панели «символы», вкладки «вставка». Если нужного символа нет следует выбрать в пункт другие символы. Шрифты: « Webdings, Wingdings» -> шрифты, в которых находятся символы, которые нужно искать

17 Экспресс блоки.

В Word 2007 и 2010 появилась функция «вставки повторно используемых фрагментов». Эти фрагменты носят название экспресс блоки. Для работы с ними существует одноименная кнопка на панели «текст», вкладки «вставка». Далее выбираем «организатор стандартных блоков».

18 Создание шаблонов.

Существует два основных видов шаблонов: общие и шаблоны документов. Общие шаблоны содержат настройки доступные для всех документов. А шаблоны документов, например, макеты записок или факсов, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на шаблоне выбранного макета.

В Word имеется набор шаблонов документов, но можно создавать шаблоны самостоятельно.

19 Формы.

Прежде чем приступить к непосредственному созданию формы необходимо добавить на ленту вкладку разработчик, которая по умолчанию на ней не отображается. Сначала нажимаете кнопку меню – файл, затем переходите в параметры, в категории настройка ленты включить флажок разработчик. На ленте разработчик есть кнопки элементов управления:

1) Обычный текст (А)

2) Поле со списком

3) Флажок (инструменты предыдущих версий).

20 Операции с таблицами.

Преобразование текста в таблицу

N; наименование; количество; единицы (Enter)

1; Бумага А4; 4; упаковка (Enter)

2; Карандаши; 50; штуки

Для этой операции необходимо:

1) Выделить набранный текст

2) Выбрать пункт преобразовать в таблицу в выпадающем списке вставка таблицы

3) В открывшемся окне указать число столбцов. Опция разделитель определяет по какому символу следует разделить текст (это может быть табуляция, ;)

Создание формул в таблице

Для создания формул используется кнопка «формула» на панели «данных» вкладке «макет». Суммирование ячеек слева: = SUM (LEFT)

= SUM (ABOVE) – ячеек сверху.

Сортировка данных: Выполнить команду «данные» «сортировка».

Самый простой способ создания таблиц1

Вставить готовый шаблон таблицы из коллекции WORD. Для этого откройте ленту «вставка», щёлкните по стрелочке над кнопкой «таблица», а затем выберите «меню», «экспресс таблицы». Практически все необходимые операции с таблицами можно выполнить с помощью «контекстного меню» (удаление и добавление столбцов и строк, граница и заголовка, направление текста и др.)

Сортировка данных

При работе с таблицами существует сортировка данных как по возрастанию, так и по убыванию. Поместив курсор ввода в любую ячейку таблицы и выполнить команду «макет», «данные», «сортировка».

ГОРЯЧИЕ КЛАВИШИ:

1) Чтобы создать новый документ нужно нажать CTRL+N

2) CTRL+P - распечатать текст

3) CTRL+A – выделить весь текст целиком

4) CTRL+W – закрыть документ

5) ALT+ клавиша «+» – вставка формул

6) ALT+SHIFT+P - сегодняшняя дата

7) ALT+SHIFT+T - время

8) CTRL+SHIFT+F – выбор шраифта (гарнитурой называется тип шрифта «подчерк которым он написан»; начертание – модификация шрифта; кегель – это размер шрифта указанный типографическим пунктом)

9) CTRL+SHIFT+ клавиша «+» надстрочный знак a2

10) CTRL+SHIFT+ клавиша «-» подстрочный знак a2

Рисование Таблиц

«вставка» - «таблица» - «нарисовать таблицу»

44-48 вопросы

1)Редактирования диаграммы. Форматирование рядовых данных.

Диаграмма построена, после чего ее нужно отредактировать. В частности, изменить цвет и стиль линий, которыми изображены серии чисел, расположенные в строках таблицы исходных данных. Для этого Вам нужно перейти в режим редактирования диа­граммы. Как Вы уже знаете, для этого нужно дважды нажать кнопку мыши на диаграмме. Изменится обрамление диаграммы, появится бордюр. Это свидетельствует о том, что Вы находитесь в режиме редактирования диаграммы.

Альтернативный способ перехода в этот режим состоит в том, что нажимают правую кнопку мыши в тот момент, когда ее указатель находится на диаграмме. Тогда в появившемся списке команд выбирают пункт форматирования текущего объекта.

Вы можете изменять размеры диаграммы, перемещать текст, редактировать любые ее элементы. Признаком режима редактирования являются черные квадратики внутри диаграммы. Для выхода из режима редактирования диаграммы достаточно щелкнуть мышью вне диаграммы.

Перемещение объектов диаграммы выполняется в режиме редактирования диаграммы. Перейдите в него. Для перемещения объекта диаграммы выполните следующие действия:

• нажмите мышью на объект, который Вы хотите переместить. При этом вокруг объекта появляется окаймление из черных квадратиков;

• подведите курсор к границе объекта и нажмите кнопку мыши. Появится прерывистая рамка;

• переместите объект в нужное место (перемещение осуществляется курсором мыши), удерживая нажатой кнопку мыши, после чего кнопку отпустите. Объект пе­реместился. Если положение объекта вас не устраивает, повторите операцию.

Для изменения размеров поля, на котором находится какой-либо из объектов диаграммы, выполняют следующие действия:

• щелкните мышью на объекте, размеры которого Вы хотите изменить. При этом вокруг объекта появляется окаймление из черных квадратиков;

• переместите указатель мыши в черный квадратик на той стороне объекта, которую Вы собираетесь изменять, или в угол объекта. При этом белая стрелка превращается в двунаправленную черную стрелку;

• нажмите кнопку мыши и удерживайте ее нажатой. Появится прерывистая рамка;

• переместите границу объекта в нужное место, удерживая нажатой кнопку мыши, и отпустите кнопку. Размеры объекта изменились. Если размеры объекта Вас не устраивают, повторите операцию.

Отметим, что размеры и положение диаграммы изменяются аналогично. Для изменения размеров и положения диаграммы достаточно сделать ее активной.

Операция форматирования для любых объектов выполняется по следующей схеме.

• Нажмите правую кнопку мыши на объекте, который нужно форматировать. Появляется список команд, который зависит от выбранного объекта.

• Выберите команду для форматирования.

Альтернативным способом форматирования объекта является вызов соответствующего диалогового окна из панели инструментов.

Это окно появляется при форматировании осей ОХ и OY.

Команды форматирования определяются типом выбранного объекта. Приведем названия этих команд:

• Форматировать название диаграммы

• Форматировать легенду

• Форматировать ось

• Форматировать область построения

После выбора любой из этих команд появляется окно диалога для форматирования объекта, в котором, используя стандартную технику Excel, Вы можете выбирать шрифты, размеры, стили, форматы, типы заполнения и цвета.

Область построения диаграммы представляет собой прямоугольник, где непосредственно отображается диаграмма.

Для изменения заполнения этой области нажмите на нее пра­вой кнопкой мыши и в появившемся списке выберите опцию Формат области построения.

В открывшемся окне диалога вы­берите подходящее заполнение.

При работе с графикой Excel Вы можете заменить один ряд данных другим в построенной диаграмме и, изменяя данные на диаграмме, соответственно корректировать исходные данные в таблице.

В окне диалога Формат ряда данных на вкладке Вид можно изменить стиль, цвет и толщину линий, которыми изображаются на диаграмме ряды данных.

Вкладка Порядок рядов позволяет задать очередность расположения рядов на диаграмме.

При помощи вкладки Подписи данных можно определить подписи значений для выделенного ряда.

Вкладка Y-погрешности позволяет задать величину погрешности значений, а также вывести на экран планки погрешностей по оси Y.

В некоторых случаях Вам может потребоваться восстановить утраченную информацию. Например, в меню форматирования объектов такой командой является Очистить.

При входе в режим Вы можете нечаянно нажать клавишу Enter или кнопку мыши, в результате чего объект исчезнет. Для восстановления информации в режиме редактирования воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl-Z.

Возможны ситуации, при которых нажатие Ctrl-Z не восстанавливает объект. Это происходит в тех случаях, когда Вы успели выполнить еще какие-либо действия, перед тем как поняли, что нужно восстановить изменения. Например, Вы удалили одну линию графика, а потом сделали попытку отредактировать какой-нибудь текст. Нажатие Ctrl-Z уже не восстановит удаленную линию. Для восстановления удаленной линии выполните следующие операции.

Выберите требуемую диаграмму и нажмите кнопку Мастер диа­грамм. Появится окно диалога Мастер диаграмм - шаг 1 из 4.

В окне диалога укажите область, по которой будет строиться диаграмма, и нажмите кнопку Далее > или Готово.

Таким образом Вы восстановите саму линию, однако стиль, цвет и толщина линии восстановлены не будут. Excel сделает стандартное назначение, которое нужно будет отредактировать для восстановления старого формата линии.

2)Текст и числа в excel.-????????????

3)Создание рисованных диаграмм.

Можно создать «рисованные» диаграммы, которые для представления значений используют графические рисунки вместо обычных столбцов и линий. Эти типы диаграмм в сочетании со средствами форматирования Excel предоставляют необычайно широкие возможности. Диаграммы в Excel включают много объектов, каждый из которых можно выделять и изменять отдельно. предоставляет краткие сведения об основных элементах диаграмм Excel.

В Excel можно построить внедренные диаграммы и диаграммы на отдельных листах диаграмм.

Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с таблицами, данными и текстом. Внедрение диаграмм имеет смысл при создании отчетов, для демонстрации диаграмм рядом с данными, по которым они построены. Перед внедрением диаграммы необходимо подготовить место, вставив строки, столбцы или ячейки.

Для работы с диаграммой отдельно от данных на рабочем листе можно построить ее на отдельном листе диаграмм. Этот лист помещается в активную рабочую книгу и сохраняется вместе с ней. Диаграмма на отдельном листе удобна, если, например, нужно вывести ее на печать.

Диаграммы легко строятся с помощью Мастера диаграмм. Он руководит процессом создания диаграмм шаг за шагом и дает возможность перед завершением процесса просмотреть диаграмму и внести в нее необходимые изменения.

Если выделить данные и нажать клавишу F11, Excel создает диаграмму на листе диаграмм, используя тип диаграммы по умолчанию.

4) Последовательности текстовых документов. Список автозаполнения.

В Microsoft Excel включены некоторые возможности, которые позволяют упростить работу и выполнить необходимые вам вычисления. К первым относится автозаполнение таблицы. Режим Автозаполнение, позволяющий создавать последовательности из числовых или текстовых значений, практически не вводя данные вручную, также расширен. В Microsoft

Excel возможно создавать свои собственные режимы автозаполнения. Например, если Вам понадобится создать листы с заголовками типа Январь, Февраль, Март и т.д., режим Автозаполнение к Вашим услугам. Более того, команда

Сортировка обрабатывает теперь и пользовательские (т.е. созданные) списки

Автозаполнения, так что Вы всегда сумеете отсортировать свои данные. Ко второму относится команда Автосуммирование, позволяющая складывать числовые значения одним щелчком мыши, дает возможность сделать это одновременно и со строками, и со столбцами. По этой команде Вы можете подводить общие итоги даже в таблицах с промежуточными итогами.

5) Типы критериев и их характеристика.

Программным продуктом, незаменимым в офисной работе, является

электронная таблица Microsoft Excel.

При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В

Excel можно использовать более 400 математических, статистических,

финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы

между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать

иерархические структуры. Воистину безграничны методы графического

представления данных: помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм,

можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить

тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу с Excel, по достоинству

оценят помощь "мастеров" - вспомогательных программ, помогающих при

создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о

предполагаемых дальнейших шагах и показывая, в зависимости от намечаемого

ответа, результат, проведут пользователя "за руку" по всем этапам

построения диаграммы кратчайшим путем.

Использование механизма связи и внедрения объектов (OLE2) позволяет

широко использовать дополнительные графические редакторы, редактор формул и

многие другие утилиты, поддерживающие механизм OLE2. Особенностью данного

механизма является то, что любой объект в документе (рисунок,

видеоизображение, текст) можно редактировать непосредственно в основном

документе, не прибегая к помощи дополнительных программ. Впечатляет и

механизм динамического обмена данными между Excel и другими приложениями

Windows. Допустим, что в Word для Windows готовится квартальный отчет. В

качестве основы отчета используются данные в таблице Excel. Если обеспечить

динамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то в отчете

будут всегда самые последние данные. Можно даже написать текст "рыбы"

отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом, значительно

сократить время подготовки квартальных отчетов. Удобство работы с таблицей

сказывается на Вашей производительности, поэтому в Excel таблицы и работа с

ними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности

при минимуме усилий со стороны пользователя. Все таблицы сразу объединены в

рабочие книги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по

корешку этой таблицы, на которой написано ее имя. Имя таблицы можно

изменить в любой момент, причем не нужно ограничиваться принятыми для имен

файлов соглашениями. Есть возможность редактирования таблицы

непосредственно в ячейке, что позволяет указать в ней одновременно

различные шрифты и их стили.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и

построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы ни требовался

анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа - Сводная

таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные таблицы,

содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь

несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид.

Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-

мастера.

Технология IntelliSense является неотъемлемой частью любого приложения

семейства Microsoft Office для Windows 9х. Например, механизм авто

коррекции доступен в любом приложении Microsoft Office, в том числе и в

Microsoft Excel 7.0.

Исследования показали, что более половины людей, часто использующих

Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный

калькулятор! Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию

суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата

(а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится

выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти

место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и

активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после

этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается

просуммировать.

Поэтому в Microsoft Excel, начиная с версии 7.0, была встроена функция

AutoCalculate (Автоматическое вычисление). Эта функция позволяет увидеть

результат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив

необходимые ячейки таблицы. При этом вы можете указать, какого типа

результат вы желаете увидеть - сумму, среднее арифметическое, или значение

счетчика, отражающего количество отмеченных элементов.

Еще одно нововведение последних версий продукта позволяет при заполнении

большой таблицы не тратить время на ввод с клавиатуры текста, который уже

содержится в какой-либо ячейке, заполненной ранее. При вводе текста

производится автоматическое сканирование введенных ранее ячеек, и, если

есть соответствие, Excel предлагает автоматически поместить найденное

содержимое ячейки в новую. Для этого достаточно просто нажать клавишу

Enter.

Режим автоматической фильтрации позволяет быстро производить выборки из

записей таблицы, просто указывая нужный механизм фильтрации. Новый диалог

открытия и поиска документа предоставляет более удобный интерфейс,

позволяющий осуществлять предварительный просмотр и фильтрацию документов

по нескольким критериям: дате создания, длине файла и т.д.

Интерфейс Microsoft Excel в последних версиях стал более интуитивным и

понятным. Исследования показали, что при использовании предыдущих версий

Microsoft Excel пользователь часто не успевал "увидеть" процесс вставки

строки. Во время выполнения этой операции новая строчка появлялась очень

быстро, и пользователь часто не мог понять, что же произошло в результате

выполнения конкретной операции? Появилась ли новая строка? И если

появилась, то где? Для решения этой проблемы в Microsoft Excel был

реализован "динамический интерфейс". Теперь при операции вставки строки

новая строка таблицы появляется на экране плавно, и результат вполне

очевиден. Аналогичным образом отражается выполнение и других операций,

например, операции удаления или переноса строки. Другие детали интерфейса

также стали более наглядными. Например, при прокрутке окна таблицы с

помощью бегунка на полосе прокрутки появляется номер текущей строки,

помогающий сориентироваться в положении "поплавка" относительно всей

таблицы. К каждой ячейке таблицы можно вставить комментарий прямо в ячейку,

и при попадании курсора мыши на эту ячейку комментарий будет высвечен

автоматически.

68-69 вопросы

Запросы

В Access есть мощное средство для обработки данных в нескольких связанных таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям – это и есть запрос.

Запросы используются для представления, просмотра и изменения данных самыми различными способами. Можно считать, что запрос – это просто вопрос который вы задаете базе данных. На равне с таблицами запросы используются в качестве основы для построения форм отчетов, списков. Запрос можно сохранять. Панель для создания запросов находится на вкладке создание.

Режимы запроса

Есть 2 основных режима представления запросов:

1. Режим таблицы, в котором полученные в результате выполнения запроса данные, отображаются в виде таблицы.

2. Режим конструктора, позволяющий создавать и редактировать структуру запроса.

3.

В практической работе приходится использовать в одном запросе сразу несколько таблиц, выбор которых обусловлен структурой таблиц баз данных. В режиме таблицы можно накладывать фильтры и сортировку. С фильтром работают непосредственно в одной открытой таблице, заполненной данными. По сравнению с фильтром запрос:

1. Можно сохранять и использовать многократно.

2. Он может включать поля более чем одного объекта базы данных. Он позволяет не только просматривать таблицы, но также модифицировать данные в них (добавлять, удалять, объединять).

Типы запросов.

Любой запрос существующий в базе данных Access относится к одному из следующих типов:

1. Запросы на выборку.

2. Запросы с параметром.

3. Перекрестные запросы.

4. Запросы на изменение (обновление, объединение и тд.)

5. Запросы управления.

Запрос любого типа можно создать в режиме конструктора запросов.