Запрос на добавление

Запрос на добавление позволяет скопировать данные из одной таб­лицы в другую, не прибегая к помощи буфера обмена. Записи могут перемещаться между разными файлами баз данных и между базами данных разного типа.

Например, если у Вас есть большая таблица (например, несколько тысяч записей), то, возможно, Вам не захочется вносить изменения в нее, чтобы случайно не испортить. Лучше создать новую таблицу и объ­единить их.

Для иллюстрации создайте новую БД, назовите ее, например, До­бавление. В ней создайте таблицу Кадры, в таблице 4 поля: Фамилия, Имя, Отчество, Пол. Заполните ее самостоятельно, сделайте 10 запи­сей. Сохраните, закройте. Создайте новую таблицу, назовите ее Кадры 1. Структура та же (можете скопировать структуру), заполните в ней 5 записей. Сохраните, закройте. Войдите во вкладку Запросы, нажмите кнопку Создать, выберите режим Конструктор. Раскроется окно До­бавление таблицы, в котором выберите Кадры 1, т.е. таблицу, которую Вы хотите добавить. Нажмите кнопку Закрыть. На панели инструментов найдите кнопку Тип запроса , щелкните по стрелочке, в рас­крывшемся меню выберите Добавление. Раскроется окно

в этом окне в списке выберите имя таблицы, в которую Вы хотите вставлять данные, у Вас это Кадры. Нажмите ОК. Теперь в верхней части окна в таблице Кадры1 надо выбрать поля, которые будут добав­лены. Это Фамилия, Имя, Отчество, Пол. По каждому из них надо дважды щелкнуть. Нажмите кнопку Запуск, посмотрите в таблице Кад­ры результаты. Таким образом, можно добавлять данные в таблицу.

Можно добавлять не все данные, а только удовлетворяющие неко­торым условиям. Посмотрите свою таблицу Кадры, запомните записи в ней. Сейчас зададим Access вставить только данные о мужчинах (на­пример, для военкомата). Все действия те же, но после того, как Вы вы­берете все поля, которые хотите добавить, в строке Условие отбора в поле Пол напишите м. Нажмите кнопку Запуск. Посмотрите снова таб­лицу Кадры.

Перед выполнением запроса можно увидеть данные, которые бу­дут вставлены в таблицу. Для этого в строке меню выбрать Вид, в нем выбрать Режим таблицы.

Запрос на удаление

Удалять записи из таблицы приходится довольно часто. Например, необходимо уничтожить данные об отмененных заказах или информа­цию об отчисленных студентах, если речь идет о БД для деканата. Уда­ление записей из таблицы с помощью запроса на удаление является операцией, обратной добавлению.

Откройте Вашу БД, в которой данные о студентах. Сделайте ко­пию таблицы Студенты. Удалим данные о студентах-мальчиках. Для этого войдите во вкладку Запросы, нажмите кнопку Создать. Выберите режим конструктора, в окне Добавление таблицы выберите копию таблицы Студенты. Нажмите кнопку Закрыть. В верхней части окна появился список полей таблицы. Щелкните дважды по * в списке, затем щелкните дважды по полю Пол. В нижней части окна в поле Пол в строке Условие отбора напишите м. Щелкните по стрелочке на кнопке Тип запроса, выберите Удаление. (То же самое можно сделать с помощью Запрос в строке меню). Запустите запрос на выполнение. Появится предупреждение об удалении строк. Согласитесь (если пере­думали, еще не поздно отказаться). Кстати, перед удалением можно по­смотреть удаляемые записи. Для этого в строке меню надо выбрать Вид, в раскрывшемся меню выбрать Таблица. Откройте после удаления таб­лицу, убедитесь, что нужные записи удалены.

Сделайте теперь еще одну копию таблицы Студенты, удалите за­писи, в которых количество задолженностей не меньше двух. Результат покажите преподавателю.

С помощью запросов на удаление удобно удалять поля с пустыми записями. Например, из таблицы покупателей стоит удалить клиентов, не сделавших покупки. Для тренировки используем ту же таблицу сту­денты. Введите несколько записей, в которых в поле Фамилия оставьте пустую клетку. Создайте запрос на удаление, в поле Фамилия как Ус­ловие отбора напишите Is Null. Запустите запрос на выполнение. По­смотрите в таблице, пустые строки удалены. Запомните этот способ.