Мастер повторяющихся записей

Как Вы уже видели, в таблицах иногда встречаются повторяющие­ся записи. Например, в таблице Клиенты БД Борей есть по несколько клиентов из каждой страны. Иногда возникает необходимость сгруппи­ровать записи с одинаковым значением поля для того, чтобы потом вес­ти их дальнейшую обработку. Самое простое решение — это сортиров­ка по нужному полю. Иногда этого недостаточно. В Access предусмот­рена возможность создания специального запроса. Его использование напоминает операцию сортировки, но предоставляет пользователю до­полнительные возможности.

Раскройте БД, перейдите во вкладку Запросы. Нажмите кнопку Создать. В появившемся окне выберите Повторяющиеся запи­си, щелкните кнопку ОК. Раскроется окно

На этом шаге нужно выбрать таблицу (источник данных для запроса). В нашем случае это Клиенты. Щелкните, нажмите кнопку Далее. Раскро­ется окно

В этом окне выберите Страна, щелкните, щелкните по кнопке , нажните кнопку Далее. Раскроется окно

На этом шаге можете ничего не выбирать, нажмите кнопку Далее. На последнем шаге введите имя запроса. Нажмите кнопку Готово. У вас

должно получиться

Так как на третьем шаге Мастера Вы не указали ни одного поля, то программа автоматически создала в запросе поле Повторы, в котором укажет, сколько раз встречается запись с тем или иным значением. В полученном запросе не будет повторяющихся записей — каждое значе­ние поля повторов будет приведено в запросе один раз. Таким образом, имеется возможность создать таблицу-сводку. Потребность в таких таблицах часто возникает в пользовательских задачах.

Создайте самостоятельно запрос с помощью Мастера повторяю­щихся записей запрос из таблицы Клиенты, в котором на третьем шаге выберите дополнительное поле обращаться К, доделайте запрос. У вас должно получиться следующее

Обратите внимание, страны отсортированы, но таблица не стала мень­ше.

Редактирование данных при помощи запросов

Существуют запросы, которые позволяют автоматизировать изме­нение данных в таблицах. В больших базах данных не всегда удобно изменять информацию вручную. В некоторых случаях необходимы спе­циальные процедуры для внесения изменений по заданному алгоритму. Рассмотрим варианты таких запросов. В Access имеется четыре типа запросов на изменение:

1. Запросы на добавление позволяют добавить в таблицу создавае­мые запросом записи.

2. Запросы на удаление удаляют из таблицы записи, которые соот­ветствуют данным результирующего множества запроса.

3. Запросы на обновление изменяют значения существующих полей таблицы в соответствии с записями результирующего множества.

4. Запросы на создание таблицы создают таблицы на основе дан­ных, содержащихся в результирующем множестве запросов. Чаще всего этот тип используется для экспорта информации в другие приложения. Запросы на создание таблицы удобно применять для копирования таб­лиц в другую БД.

Перед запуском запроса на изменение обязательно создавайте ре­зервную копию таблицы, которую следует обновить. Исправления, вне­сенные запросами на изменение, необратимы, а ошибка может, привести к тому, что таблицу будет нельзя использовать.