- •Пензенский государственный университет
- •Системы подготовки текстовых документов Методические указания к лабораторным работам
- •Лабораторная работа №1 Использование редактора формул
- •Общие сведения
- •Создание формулы
- •Выделение элементов формулы
- •Редактирование формулы
- •Форматирование готовой формулы
- •Подгонка формулы
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа 2 Рисование. Word art
- •Общие сведения
- •Задания контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа № 3 Автоматизация почтовой рассылки
- •Общие сведения
- •Создание основного текста письма
- •Вставка условий в текст письма
- •Создание комплекта конвертов
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа № 4 Совместная работа пользователей с документом
- •Общие сведения
- •Ввод инициалов
- •Внесение изменений
- •Произведение подписей
- •Порядок внесения изменений
- •Создание листа регистрации изменений
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Лабораторная работа № 5 Создание перекрестных ссылок в документе при помощи полей Word
- •Общие сведения
- •Вставка полей при помощи меню
- •Вставка полей вручную
- •Пример:
- •Создание перекрестных ссылок
- •Создание перекрестной ссылки
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Параметры текстовых полей
- •Параметры флажков
- •Параметры полей со списками
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Создание нового стиля
- •Изменение стиля
- •Работа со структурой документа
- •Создание оглавлений
- •Задания и контрольные вопросы Задания
- •Контрольные вопросы
- •Список использованной литературы
- •Приложение а
- •Приложение б
- •Пензенское аптечное управление
- •440032, Пенза, ул. Московская, 3
- •Приложение в
- •Текст № 1
- •Одежда от медведева
- •Приложение г
- •Договор
- •7 Июля 2002 г. № 28
- •Уступки права требования долга
- •Копия договор
- •7 Июля 2002 г. № 28
- •Уступки права требования долга
- •Приложение д
- •Задание
- •Образец ведомости Ведомость комиссионных и премий сотрудников оао "Импульс"
- •Приложение е
- •Приложение ж
- •Приложение и
- •Лист регистрации изменений
Создание перекрестных ссылок
С помощью ссылки в рамках Word-документа можно из любой позиции сослаться на другую, содержащую необходимую информацию. Ссылки создаются с помощью кодов полей.
Создание перекрестных ссылок осуществляется либо путем непосредственного ввода соответствующего поля с помощью команды Вставка/Поле, либо посредством специально предусмотренной для данного случая команды Вставка/Перекрестная ссылка.
Текстовый фрагмент, на который ссылаются посредством перекрестной ссылки, должен быть обозначен закладкой. Закладка формируется командой Правка/Закладка или кодом поля {SET}.
Можно создать ссылку на номер страницы, сноску, заголовок, сформатированный известным стилем фрагмент текста стиля или на автоматически пронумерованные с помощью {SEQ} последовательности.
Для организации ссылок Word предлагает следующие коды полей:
перекрестная ссылка {PAGEREF Закладка} показывает номер страницы, на которой находится закладка;
перекрестная ссылка {STYLEREF Идентификатор стиля} показывает первый (или при использовании ключа \| последний) фрагмент текста, отформатированный заданным стилем и расположенный на той странице, на которой находится код поля. Можно ссылаться и на стили абзацев, и на стили символов;
перекрестная ссылка {REF Закладка} показывает содержимое закладки;
перекрестная ссылка {NOTEREF Закладка} показывает знак сноски или концевой сноски, помеченный закладкой.
Создание перекрестной ссылки
Для того, чтобы вставить поле Word посредством меню, необходимо выполнить следующую последовательность действий:
задать начальный текст перекрестной ссылки;
выполнить команду Вставка/Перекрестная ссылка. Открывается диалоговое окно Перекрестные ссылки;
в поле Тип ссылки выбрать, на что должна указывать ссылка;
в поле Вставить ссылку на выбрать, что должно быть использовано в качестве значения ссылки.
в поле Для какого... выделить элемент ссылки;
с помощью кнопки Вставить поместить ссылку в документ.
Задания и контрольные вопросы Задания
Изучите теоретическую часть методических указаний.
Выполните вставку текущей даты и текущего времени, используя ключи формата даты и времени и ключ \*Charformat. Текущие дата и время должны быть вставлены путем выполнения команды Вставка/Поле и отформатированы следующим образом:
Выполните задание (Приложение Д).
Продемонстрируйте преподавателю результат работы в двух режимах:
режиме отображения кодов полей на экране;
режиме отображения значений кодов полей.
Оформить отчет.
Контрольные вопросы
Что такое поле Word?
Какие действия необходимо выполнить для создания поля Word посредством меню?
Как можно вставлять поля в документ вручную?
Что понимается под перекрестной ссылкой?
Как вставить в документ перекрестную ссылку?
Что такое ключи и для чего они применяются?
Лабораторная работа № 6
Разработка шаблона документа
Цель работы: научиться разрабатывать шаблоны документов с помощью текстового редактора MS Word.
Общие сведения
При создании любого документа на компьютере необходимо создать шаблон этого документа.
Шаблон документа – это файл, хранящийся отдельно от файла документа и содержащий совокупность стилей, шаблонных текстов, элементов глоссария, макросов, дополнений к меню, сочетаний клавиш и пользовательских панелей инструментов, сохраненных в отдельном файле с расширением имени .DOT.
Шаблон можно связать с любым текстовым файлом. Благодаря этому документы, которые должны иметь похожее оформление или посвященные одной теме, в состоянии использовать одни и те же форматы, элементы глоссария (Автотекста) и макросы.
Шаблоны документов можно копировать, а затем изменять или создавать новые.
Если к документу явным образом не присоединен никакой специальный шаблон документа, то к нему автоматически присоединяется обычный шаблон документа NORMAL.DOT.
Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру, в особенности, если процедуры форматирования сохраняются в виде макросов, входящих в шаблон. Шаблонный текст – это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, например, шапка с логотипом фирмы, почтовые и банковские реквизиты в колонтитуле письма. Шаблонный текст вводится прямо в шаблон документа, после чего он доступен для каждого документа, связанного с этим шаблоном. Шаблонный текст можно изменять, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа.
Присоединенный к документу шаблон указан в диалоговом окне команды Сервис/Шаблоны и надстройки.
Прежде, чем подвергнуть обработке шаблон документа, связанный с текущим текстом, его необходимо загрузить. Загрузка шаблона выполняется путем выполнения команды Файл/Открыть. В поле Тип файла необходимо выбрать элемент Шаблоны документов. Теперь в поле списка файлов будут отражены все шаблоны текущей папки. Из списка нужно выбрать соответствующее имя файла. Обычно шаблоны документов находятся в папке шаблонов Microsoft Office. Шаблон документа обрабатывается как обычный документ.
Чтобы создать новый шаблон из существующего необходимо:
загрузить шаблон, из которого будет создаваться новый;
внести необходимые изменения в стили, элементы автотекста, расширения меню и сочетания клавиш, макросы и панели инструментов;
сохранить шаблон под новым именем.
Чтобы создать совершенно новый шаблон документа необходимо:
выполнить команду Файл/Создать;
в группе Новый документ активизировать опцию Шаблон;
выбрать нужный шаблон;
внести необходимые изменения;
выполнить команду сохранение документа;
при необходимости выбрать нужный дисковод или папку.
Чтобы сохранить документ в виде шаблона нужно:
открыть документ, который необходимо сохранить как шаблон;
открыть окно Сохранение документа;
в поле списка Тип файла выбрать элемент Шаблон документа;
задать имя файла;
выполнить процедуру сохранения;
текст, который в дальнейшем не будет использоваться, удалить из шаблона документа, а затем еще раз сохранить шаблон.
В любой момент к документу можно присоединить новый шаблон. Однако при этом действует ограничение, заключающееся в том, что новым шаблоном документа будут модифицированы не только элементы автотекста и макрокоманды, но также расширения меню и сочетания клавиш, но не стили и шаблонный текст. Для того, чтобы обновить документ в соответствии со стилями нового шаблона, в диалоговом окне команды Сервис/Шаблоны и надстройки следует установить флажок Автоматически обновлять стили документа.
Иногда стандартные формы документов удобно создавать не самостоятельно, а с помощью специальных средств, так называемых Мастеров создания документов (Wizard). Мастер – компонент, упрощающий процесс создания документа на основе шаблона. При создании документа информация вводится посредством ответа на вопросы, затем введенные данные размещаются в соответствующих местах документа и им присваивается нужный формат. Мастер имеет расширение .WIZ.
Чтобы создать, например, резюме с помощью Мастера, необходимо выполнить команду Создать. Диалоговое окно этой команды содержит список Общие и список программ-мастеров. В окне Создание документа есть несколько закладок: Письма и факсы, Записки, и Другие документы. Закладка Другие документы содержит несколько форм резюме: современное резюме, изысканное резюме, стандартное резюме. Аналогичные наборы форм документов содержатся в остальных закладках.
Из списка шаблонов необходимо выбрать Мастер резюме. Программа Мастер резюме подсказывает назначение резюме: создает стандартные, изысканные и современные резюме. Выберем стандартное резюме. На экране появляется стандартная форма резюме. Её можно редактировать, и при этом вся вводимая информация будет автоматически форматироваться в соответствии со стандартами данного шаблона.