Управление рисками
Управление рисками — это процесс выявления, контроля и снижения рисков с целью повышения вероятности достижения целей проекта. Разработка и реализация стратегии снижения рисков, направленной на уменьшение ущерба, а также отслеживание новых рисков помогут выполнить проект в соответствии с планом.
При управлении рисками необходимо обращать внимание на:
1. Задачи, для которых наиболее высока вероятность того, что на их выполнение потребуется больше времени, чем планировалось, что они будут завершены позже намеченной даты, что из-за них будут сорваны сроки начала или окончания выполнения других задач или сроки выполнения всего проекта. Для этого нужно отслеживать:
задачи с неопределенным заранее сроком выполнения, что влияет на дату окончания проекта;
задачи с большой длительностью, наличие которых может оказать значительное влияние на дату окончания или общую стоимость проекта при изменении календарного плана или повышении затрат на их выполнение;
критические пути, т.е. задачи, для которых существует риск запаздывания, что может привести к переносу даты окончания проекта на более поздний срок;
задачи с внешними зависимостями, задержка в выполнении которых может быть обусловлена задачами, не входящими в данный проект, что повышает риск срыва сроков окончания проекта;
задачи, для которых имеются ограничения и дата начала или окончания которых задана строго;
фактически отстающие от плана задачи, что может вызвать перенос даты окончания проекта на более поздний срок.
2. Задачи, которые вышли или могут выйти за рамки бюджета либо могут стать причиной превышения бюджета всего проекта. Для этого нужно отслеживать:
итоговые затраты для проверки общего состояния затрат по задаче, ресурсу, назначению или проекту;
затраты сверх бюджета, что может отрицательно сказаться на бюджете проекта в целом;
отклонения по стоимости для сравнения базовых затрат для задач, ресурсов или назначений с фактическими затратами.
3. Риски, связанные с ресурсами. Риск для проекта может возникнуть при использовании узкоспециальных ресурсов или ресурсов, доступных через ограниченное число поставщиков, при неэффективном использовании ресурсов или при одновременном использовании одних и тех же ресурсов в нескольких проектах. Для этого необходимо:
определять ресурсы со специальными умениями и навыками;
определять материалы с единственным поставщиком, несвоевременная доставка которых может стать причиной задержки выполнения проекта;
проверять ресурсы с чрезмерной или неполной загруженностью с целью анализа общего объема работ для каждого ресурса;
определять ресурсы по нескольким проектам, работающие с максимально возможной загрузкой или с превышением уровня доступности.
Просмотр и изменение рисков возможно при подключении к Project Server.
Для создания риска необходимо:
В меню Совместная работа выберите пункт Риски.
В столбце Название проекта щелкните проект, который требуется связать с риском.
Щелкните Создать риск.
На следующей странице введите необходимые сведения о риске.
В зависимости от того, какие поля были настроены администратором, можно ввести дополнительные сведения о риске, которые помогут при анализе рисков.
Вероятность – вероятность наступления риска в процентах.
Влияние – серьезность последствий в случае наступления риска, значение от 1 до 10.
Затраты – расходы в случае наступления риска.
Категория – тип риска.
Описание – природа риска.
План снижения риска – план действий по снижению риска.
Описание триггера – указание типа триггера.
Планы на непредвиденный случай – планы компенсации неблагоприятных последствий в случае наступления риска.
Триггер – условие для перехода к плану на непредвиденный случай.
В нижней части страницы укажите задачи, проекты, вопросы, документы и другие риски, которые оказывают влияние на этот риск или зависят от него.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Просмотр и изменение рисков возможно путем выбора:
В меню Совместная работа выберите пункт Риски.
В столбце Название проекта выберите проект.
Для просмотра содержимого риска щелкните в листе заголовок риска.
Для ввода дополнительных сведений нажмите кнопку Изменить риск, внесите необходимые изменения в содержимое полей риска и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Чтобы после возникновения события, являющегося источником риска, держать выполнение проекта под контролем, можно управлять теми областями проекта, которые подвержены риску:
изменение области охвата путем исключения предусмотренных планом функций или услуг;
сохранение затрат в рамках бюджета путем корректировки затрат на отдельные задачи и ресурсы с целью соблюдения бюджета проекта в целом.
Управление рисками подразумевает контроль за известными рисками, а также отслеживание новых, т.е. представляет собой циклический процесс, который не прекращается до завершения проекта.
Отчеты
В Microsoft Office Project имеется 29 встроенных отчетов Вид/Отчеты
Но если ни один из них не удовлетворяет потребностям, можно, используя шаблон, создать настраиваемый отчет.
Создание настраиваемого отчета о задаче или ресурсе
В меню Вид выберите команду Отчеты.
Выделите категорию Настраиваемые и нажмите кнопку Выбрать.
Для создания отчета о задаче или ресурсе в диалоговом окне Настраиваемые отчеты нажмите кнопку Создать, выделите значение Задача или Ресурс, а затем нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить отчет о задаче или ресурсе, выделите нужный отчет в списке Отчеты, а затем нажмите кнопку Изменить.
Выберите вкладку Определение.
Чтобы задать другой временной период для отчета о задаче или ресурсе, щелкните нужный период в поле Период и затем выберите число периодов времени, сведения по которым должны выводиться в одном столбце отчета, в поле Число ед. времени.
Чтобы изменить таблицу в отчете о задаче или ресурсе, щелкните нужную таблицу в поле Таблица.
Чтобы применить фильтр к отчету о задаче или ресурсе, щелкните нужный фильтр в поле Фильтр.
6. Если в отчете о задаче или ресурсе требуется сортировка данных, щелкните вкладку Сортировка щелкните поле, по которому выполняется сортировка, в поле Сортировать по и затем выберите По возрастанию или По убыванию.
Если для сортировки необходимо использовать второе и третье условие, выберите поле в нужном раскрывающемся списке Затем по, а затем установите переключатель в положение По возрастанию или По убыванию.
Примечания
Поле Число ед. времени доступно для всех периодов времени, за исключением значения «Весь проект».
Можно выделить фильтруемые данные, установив флажок Выделение на вкладке Определение. Чтобы изменить формат выделяемого текста, нажмите кнопку Текст, выберите в поле Изменяемый элемент значение Выбранные задачи или Выбранные ресурсы, а затем укажите необходимые параметры форматирования.
Создание настраиваемого отчета по месячному календарю
В меню Вид выберите команду Отчеты.
Выделите категорию Настраиваемые и нажмите кнопку Выбрать.
Чтобы создать отчет по месячному календарю, нажмите кнопку Создать, выберите значение Ежемесячник, а затем кнопку ОК.
Чтобы изменить отчет по месячному календарю, выделите его название в списке Отчеты, а затем нажмите кнопку Изменить.
4. Чтобы применить фильтр к отчету по месячному календарю, в поле Фильтр щелкните фильтр, который необходимо применить.
Чтобы применить выделяющий фильтр, выберите Выделение.
5. Чтобы выделять нерабочие дни в отчете по месячному календарю серым цветом, установите флажок Отображать нерабочие дни серым цветом.
Чтобы в отчете по месячному календарю отображать сплошные линии в конце отрезков, если выполнение задачи продолжается на следующей неделе, установите флажок Отображать разрывы отрезков сплошными линиями. Чтобы в отчете по месячному календарю отображать полосы-разделители между датами, отделяющие те сведения о задачах, которые не умещаются на экране, установите флажок Печатать полосы-разделители дат.
Чтобы определить форматирование задач в отчете по месячному календарю, установите переключатель в положение Отрезками, Линиями или Датами начала и окончания.
Чтобы отформатировать надписи задач в отчете по месячному календарю, установите или снимите флажки Идентификаторы, Названия и Длительности.
Примечание. Project включает представление «Календарь». Вместо использования шаблона месячного календаря для создания отчета по месячному календарю можно настроить для печати представление «Календарь».
Создание настраиваемого перекрестного отчета
В меню Вид выберите команду Отчеты.
Выделите категорию Настраиваемые и нажмите кнопку Выбрать.
Чтобы создать настраиваемый перекрестный отчет, нажмите кнопку Создать, выберите значение Перекрестная таблица, а затем нажмите кнопку ОК. Чтобы изменить перекрестный отчет, выделите его название в списке Отчеты и нажмите кнопку Изменить.
Выберите вкладку Определение.
Чтобы отобразить в перекрестном отчете другой временной период, щелкните нужный временной период, а затем введите или выберите число периодов времени, включаемых в каждый столбец, в поле Столбец.
Чтобы применить фильтр к отчету щелкните нужный фильтр в поле Фильтр. Чтобы изменить определения строки в перекрестном отчете, щелкните Задачи или Ресурсы в поле Строка и затем щелкните сведения, которые следует печатать в строках. Чтобы включить назначения ресурсов в сведения о задачах или ресурсах, установите флажок И назначения ресурсов или И назначения задач.
Если нужно изменить формат даты в перекрестном отчете, щелкните вкладку Подробности затем выберите нужный формат в поле Формат даты.
Для отображения нулевых значений установите флажок Показать нулевые значения.
Если в отчете требуется сортировка данных, щелкните вкладку Сортировка, укажите поле, по которому требуется выполнить сортировку, в списке Сортировать по и выберите порядок По возрастанию или По убыванию.
Если для сортировки необходимо использовать второе и третье условие, выберите поле в нужном раскрывающемся списке Затем по, а затем установите переключатель в положение По возрастанию или По убыванию.