Квалификация персонала по уровням управления

Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней управления.

1. менеджеры высшего звена (руководства организации и его заместители). Основная их задача - стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления;

2. менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, смены, участка.). Основная задача - тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;

1. исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, мастера, лаборанты и т.д.). Основная задача - оперативное реагирование на изменение ситуации.

Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала.

Тип информационной системы зависит от того чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. Чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы, но при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Информационная система оперативного уровня

Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне — отвечать на запросы о текущем со­стоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непре­рывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с задан­ным алгоритмом.

Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию.

Пример. Информационные системы оперативного уровня:

• бухгалтерская;

• банковских депозитов;

• обработки заказов;

• регистрации авиабилетов;

• выплаты зарплаты и т.д.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего уп­равленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия реше­ний и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;

• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по те­кущим событиям, как на оперативном уровне;

• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информа­ции о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных опера­ций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем:

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

• ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обста­новке;

• опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;

• имеют негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. (Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями.) Информацию полу­чают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти систе­мы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;

• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические информационные системы

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспек­тивных долгосрочных задач.

Стратегические информационные системы — обеспечивают поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации, помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи и осуществлять долгосрочное планирование. При этом необходимо учитывать воздействие на фирму внешних факторов:

• конкурентов, проводящих на рынке свою политику;

• покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

• поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

• создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;

• отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных при­знаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;

• создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;

• снижение стоимости продукции без ущерба качества.

Основная задача — сравнение происходящих во внешнем ок­ружении изменений с существующим потенциалом фирмы.

Общие (основополагающие) принципы построения АИС

• Принцип системности является важнейшим при создании, функционировании и развитии АИС. Он позволяет подойти к исследуемому объекту как единому целому; выявить на этой основе многообразные типы связей между структурными элементами, обеспечивающими целостность системы; установить направления производственно-хозяйственной деятельности системы и реализуемые ею конкретные функции.

• Принцип развития заключается в том, что АИС создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечения. АИС должна наращивать свои вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.

• Принцип совместимости заключается в обеспечении способности взаимодействий АИС различных видов, уровней в процессе их совместного функционирования.

• Принцип стандартизации и унификации заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизованных элементов функционирования АИС.

• Принцип эффективности заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание АИС и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании.

Частные принципы построения АИС

• Принцип декомпозиции используется при изучении особенностей, свойств элементов и системы в целом. Он основан на разделение системы на части, выделении отдельных комплексов работ, создает условия для более эффективного ее анализа и проектирования.

• Принцип первого руководителя предполагает закрепление ответственности при создании системы за заказчиком-руководителем предприятия, организации, отрасли, т.е. будущим пользователем, который отвечает за ввод в действие и функционирование АИС.

• Принцип новых задач - поиск постоянного решения возможностей совершенствования системы, совершенствования процесса управления, получение дополнительных результативных показателей с целью оптимизировать управленческие решения. Это может сопровождаться постановкой и реализацией, при использовании ЭВМ и др. технических средств, новых задач управления.

• Принцип автоматизации информационных потоков и документооборота предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результативных показателей и формирования управленческих решений.

• Принцип автоматизации проектирования имеет целью повысить эффективность самого процесса проектирования и создания АИС на всех уровнях народного хозяйства, обеспечения при этом сокращения временных, трудовых и стоимостных затрат за счет внедрения индустриальных методов и на их базе автоматизированных рабочих мест проектировщика.

Организационно-технологические принципы построения АИС

• Принцип абстрагирования заключается в выделении существенных (с конкретной позиции рассмотрения) аспектов системы и отвлечении от несущественных с целью представления проблемы в более простом, общем виде, удобном для анализа и проектирования.

• Принцип формализации заключается в необходимости строгого методического подхода к решению проблемы, использованию формализации методов описания и моделирования, включая бизнес-процессы, функционирования системы.

• Принцип концептуальной общности заключается в неукоснительном следовании единой методологии на всех этапах проектирования автоматизированной системы и всех ее составляющих.

• Принцип непротиворечивости и полноты заключается в наличии всех необходимых элементов во вновь создаваемой системе и согласованном их взаимодействии.

• Принцип независимости данных предполагает, что модели данных должны быть проанализированы и спроектированы независимо от процессов их обработки, а также от их физической структуры и распределение в технической среде.

• Принцип структурированности данных предусматривает необходимость структурирования и иерархической организации элементов информационной базы системы.

• Принцип доступа конечного пользователя заключается в том, что пользователь должен иметь средства доступа к БД, которые он может непосредственно использовать.

Структура АИС

АИС состоит из двух частей (подсистем)

- Функциональная

- Обеспечивающая

Структура ФЧ определяется на основе анализа целей и функций системы управления для обеспечения деятельности, которая создается АСУ или АИС, выбранные для автоматизации (планирование, контроль, учет, анализ, регулирование деятельности предприятия), т.е. ФЧ определяет как бы цели и основные функции АСУ.

Структура ОЧ включает виды обеспечения (организационные, информационные, технические, программные и т.п.), необходимые для реализации подсистемы и задач ФЧ АСУ (АИС), т.е. ОЧ представляет собой средства для достижения целей АСУ.

Организационная структура АИС определяется составом и взаимосвязью структурных подразделений в условиях эксплуатации АИС.

Обеспечивающая подсистема

Структура ОЧ включает следующие виды обеспечения:

1. Информационное обеспечение;

2. Техническое обеспечение;

3. Математическое обеспечение;

4. Программное обеспечение;

5. Организационное обеспечение;

6. Лингвистическое обеспечение;

7. Эргономическое обеспечение;

8. Правовое обеспечение.

Информационное обеспечение.

Назначение данной подсистемы состоит в формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

• ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

• выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

• совершенствование системы документооборота;

• наличие и использование системы классификации и кодирования;

• владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации.

Техническое обеспечение.

Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;

• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

• устройства передачи данных и линий связи;

• оргтехника и устройства автоматического съема информации;

• эксплуатационные материалы и др.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать частично децентрализованный подход - организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из ПК и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение.

Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

• средства моделирования процессов управления;

• типовые задачи управления;

• методы математического программирования, математической статистики и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.