Квалификация персонала по уровням управления

Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней управления.

1. менеджеры высшего звена (руководства организации и его заместители). Основная их задача - стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления;

2. менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, смены, участка.). Основная задача - тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;

1. исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, мастера, лаборанты и т.д.). Основная задача - оперативное реагирование на изменение ситуации.

Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала.

Тип информационной системы зависит от того чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. Чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы, но при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Информационная система оперативного уровня

Информационная система оперативного уровня поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне — отвечать на запросы о текущем со­стоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Чтобы с этим справляться, информационная система должна быть легкодоступной, непре­рывно действующей и предоставлять точную информацию.

Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. Решение запрограммировано в соответствии с задан­ным алгоритмом.

Информационная система оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Это основной поставщик информации для остальных типов информационных систем в организации. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию.

Пример. Информационные системы оперативного уровня:

• бухгалтерская;

• банковских депозитов;

• обработки заказов;

• регистрации авиабилетов;

• выплаты зарплаты и т.д.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы уровня менеджмента используются работниками среднего уп­равленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия реше­ний и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;

• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по те­кущим событиям, как на оперативном уровне;

• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.

На этом уровне можно выделить два типа информационных систем: управленческие (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений.

Управленческие ИС. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информа­ции о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных опера­ций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем:

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;

• ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обста­новке;

• опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;

• имеют негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. (Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями.) Информацию полу­чают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти систе­мы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;

• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;

• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;

• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические информационные системы

Развитие и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспек­тивных долгосрочных задач.

Стратегические информационные системы — обеспечивают поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации, помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи и осуществлять долгосрочное планирование. При этом необходимо учитывать воздействие на фирму внешних факторов:

• конкурентов, проводящих на рынке свою политику;

• покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;

• поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.

Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

• создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;

• отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных при­знаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;

• создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;

• снижение стоимости продукции без ущерба качества.

Основная задача — сравнение происходящих во внешнем ок­ружении изменений с существующим потенциалом фирмы.

Общие (основополагающие) принципы построения АИС

• Принцип системности является важнейшим при создании, функционировании и развитии АИС. Он позволяет подойти к исследуемому объекту как единому целому; выявить на этой основе многообразные типы связей между структурными элементами, обеспечивающими целостность системы; установить направления производственно-хозяйственной деятельности системы и реализуемые ею конкретные функции.

• Принцип развития заключается в том, что АИС создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновления функций системы и видов ее обеспечения. АИС должна наращивать свои вычислительные мощности, оснащаться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширять и обновлять круг задач и информационный фонд, создаваемый в виде системы баз данных.

• Принцип совместимости заключается в обеспечении способности взаимодействий АИС различных видов, уровней в процессе их совместного функционирования.

• Принцип стандартизации и унификации заключается в необходимости применения типовых, унифицированных и стандартизованных элементов функционирования АИС.

• Принцип эффективности заключается в достижении рационального соотношения между затратами на создание АИС и целевым эффектом, получаемым при ее функционировании.

Частные принципы построения АИС

• Принцип декомпозиции используется при изучении особенностей, свойств элементов и системы в целом. Он основан на разделение системы на части, выделении отдельных комплексов работ, создает условия для более эффективного ее анализа и проектирования.

• Принцип первого руководителя предполагает закрепление ответственности при создании системы за заказчиком-руководителем предприятия, организации, отрасли, т.е. будущим пользователем, который отвечает за ввод в действие и функционирование АИС.

• Принцип новых задач - поиск постоянного решения возможностей совершенствования системы, совершенствования процесса управления, получение дополнительных результативных показателей с целью оптимизировать управленческие решения. Это может сопровождаться постановкой и реализацией, при использовании ЭВМ и др. технических средств, новых задач управления.

• Принцип автоматизации информационных потоков и документооборота предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результативных показателей и формирования управленческих решений.

• Принцип автоматизации проектирования имеет целью повысить эффективность самого процесса проектирования и создания АИС на всех уровнях народного хозяйства, обеспечения при этом сокращения временных, трудовых и стоимостных затрат за счет внедрения индустриальных методов и на их базе автоматизированных рабочих мест проектировщика.

Организационно-технологические принципы построения АИС

• Принцип абстрагирования заключается в выделении существенных (с конкретной позиции рассмотрения) аспектов системы и отвлечении от несущественных с целью представления проблемы в более простом, общем виде, удобном для анализа и проектирования.

• Принцип формализации заключается в необходимости строгого методического подхода к решению проблемы, использованию формализации методов описания и моделирования, включая бизнес-процессы, функционирования системы.

• Принцип концептуальной общности заключается в неукоснительном следовании единой методологии на всех этапах проектирования автоматизированной системы и всех ее составляющих.

• Принцип непротиворечивости и полноты заключается в наличии всех необходимых элементов во вновь создаваемой системе и согласованном их взаимодействии.

• Принцип независимости данных предполагает, что модели данных должны быть проанализированы и спроектированы независимо от процессов их обработки, а также от их физической структуры и распределение в технической среде.

• Принцип структурированности данных предусматривает необходимость структурирования и иерархической организации элементов информационной базы системы.

• Принцип доступа конечного пользователя заключается в том, что пользователь должен иметь средства доступа к БД, которые он может непосредственно использовать.

10