- •Основные понятия и терминология доу.
- •2. Нормативно – методическое обеспечение доу.
- •3. Унифицированные системы документации
- •4. Унификация и стандартизация в системе организационно – распорядительной документации.
- •5. Совершенствование состава и форм документов
- •Роль службы доу в повышении эффективности работы управленческого аппарата.
- •7. Основные задачи, функции, права, ответственность службы доу.
- •8. Типовые структуры службы доу
- •9. Нормативное обеспечение деятельности службы доу
- •10. Положение о службе доу.
- •15. Требования к оформлению документов усорд
- •16. Состав и требования к оформлению реквизитов.
- •17.Виды бланков. Особенности создания.
- •18. Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.
- •19. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.
- •20.Анализ структуры документооборота.
- •21. Общие принципы организации документооборота и их закрепление в нормативных и методических документах.
- •22.Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.
- •24. Цель, задачи регистрации
- •25. Виды и формы регистрации отдельных групп документов
- •26. Процедура регистрации.
- •27. Цель создания поисковых систем.
- •28. Признаки, используемые для справочных картотек
- •29. Технология работы с традиционными картотеками.
- •30. Понятие контроля за исполнением документов и его цель.
- •31.Сроковый контроль и контроль исполнения по существу.
- •32.Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле исполнения
- •33. Построение контрольной картотеки
- •35.Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов
- •37. Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
- •39.Понятие номенклатуры дел.
- •40. Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение
- •41. Методика составления номенклатуры дел.
- •42. Формирование дел. Понятие и основные требования.
- •43. Принципы систематизации документов внутри дела
- •44. Понятие и организация экспертизы ценности документов
- •45. Организация работы экспертной комиссии
- •46. Основные требования к оформлению дел
35.Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов делятся на:
типовые, устанавливаемые законодательством (сроки исполнения обращений граждан), нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, вышестоящей организацией или коллегиальным органом (срок обычно указывается в документах); типовые сроки исполнения писем предприятий, актов приемки, телеграмм приведены в приложении к ГСДОУ;
индивидуальные устанавливаются резолюцией руководителя, текстом документа (в приказах), внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов).
Перечни документов со сроками исполнения, составляемые на предприятии, могут являться приложением к инструкции по ДОУ или самостоятельным документом, подписанным руководителем службы ДОУ и утвержденным руководителем предприятия. Руководитель имеет право изменить типовой срок исполнения документа, если этого требует конкретная управленческая операция. При невозможности установления точного срока исполнения устанавливают условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях:
-
поступивших от других организаций – с момента поступления,
-
отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения.
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: «… исполнить до 12.12.2007» или «… исполнить к 12.12.2007».
Изменение сроков исполнения проводится: типовых – введением нового нормативного акта, индивидуальных– руководителем, который их установил. Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.
Продлевать срок исполнения документа нужно в письменной или устной форме не менее чем за 23 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока исполнения. При продлении срока исполнения в регистрационной системе делают соответствующую отметку. Перенос срока исполнения задним числом не допускается. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется отметка «Контроль». Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, то есть после выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документального подтверждения факта исполнения. Результат исполнения (например, направлен комплект документов, подписан договор, отправлено письмо) записывается в регистрационную карточку.
37. Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих. Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются: общее количество документов на исполнении; количество исполненных документов в срок (%); количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%); причины задержек исполнения документов. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами