20. Коммуникации между организацией и внешней средой, уровнями и подразделениями

Характер взаимозависимых работ и людей в организации определяет тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует командного подхода.

Информация внутри организации перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким путём подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах.

Коммуникация по восходящей, то есть снизу вверх выполняет функцию оповещения руководства о текущих или назревающих проблемах. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.Коммуникации между подразделениями или горизонтальные коммуникации служат для координации задач и действий подразделений. Дополнительная выгода от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений, которые являются составляющей удовлетворённости работников организации.

Коммуникации руководитель – подчинённый составляют основную часть (около 2/3) коммуникационной деятельности руководителя. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчинённым связаны с прояснением задач, обсуждением проблем эффективности работы, сбором информации о назревающей проблеме, об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Коммуникации между руководителями и рабочей группой дополняют обмен информацией между руководителем и подчиненным и позволяют повысить эффективность группы в целом. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах, приоритетах, о том как следовало бы работать вместе.

Канал неформальной коммуникации можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передаётся намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения информации.

21. Преграды на пути межличностных коммуникаций.

Руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на разговоры, поэтому наиболее важным является прямой межличностный обмен информацией.

Преграды на пути межличностных коммуникаций:

1) восприятие;

2) семантика;

3) невербальная информация;

4) некачественная обратная связь;

5) неэффективное слушание.

Восприятие. Люди, как правило, реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет некоторых факторов, влияющих на восприятие в процессе обмена информацией, позволяет устранить преграды, обусловленные восприятием.

Одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному, в зависимости от накопленного опыта.

Расхождение между основами суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и влияния окружения людей.

Преграды при обмене информации могут быть обусловлены социальными установками людей. Если мы имеем негативный опыт взаимодействия с определёнными работниками или отделами, это окажет влияние на процесс коммуникации.

Семантика – изучает способы использования слов и значения, передаваемые словами. Значение слова выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста, ситуации, в которой оно использовано.

Невербальные преграды. В невербальной коммуникации используются любые символы кроме слов. Зачастую невербальная коммуникация происходит одновременно с вербальной и может вступать с ней в противоречие, изменяя смысл слов.

В большинстве посланий с помощью слов передается всего 7% информации; 37% тональностью голоса; 55% выражением лица.

Отсутствие обратной связи может ограничить эффективность межличностного обмена информацией.

Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен отправляя и принимая сообщения. Важно услышать конкретные излагаемые вопросы. Но мало обращать внимание на факты – нужно прислушиваться к чувствам. Это поможет лучше понять ситуацию, даст понять говорившему, что вы уважительно относитесь к его информации.