Лекция 5,6. Оформление и составление основных видов документов

Рассматриваемые вопросы:

1. Организационные документы.

2. Распорядительные документы.

3. Информационно-справочные документы.

4. Кадровые документы.

1. Организационные документы

Организационные документы - комплекс взаи­мосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и работников предпри­ятия. Документам этой группы присущи следующие общие ха­рактерные черты:

• подготовке организационных документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуще­ствления процедура их проектирования, разработки, уточне­ния и согласования;

• введение организационных документов в действие всегда осу­ществляется после утверждения документа соответствующим руководителем в зависимости от категории документа - руко­водителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения;

• организационные документы относятся к документам бес­срочного действия и сохраняют свою юридическую силу до мо­мента их отмены (введения в действие новых взамен устарев­ших). Практика показывает, что при нормальном режиме ра­боты организации большинство организационных документов подвергается переработке примерно один раз в 4—6 лет. Значи­тельно чаще (в среднем один раз в год) содержание рассматри­ваемых документов уточняется. Внесение изменений и допол­нений в организационные документы производится приказом (распоряжением) руководителя организации;

• организационные документы — документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных во­просов;

• для абсолютного большинства организационных документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

К наиболее распространенным организационным доку­ментам относятся: учредительные документы (учредительный договор, устав), положение о структурном подразделении ор­ганизации, правила внутреннего трудового распорядка, поло­жение о персонале, штатное расписание, инструкции по от­дельным видам деятельности, должностные инструкции.

Устав - правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерче­ской или общественной деятельности.

Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен содержать:

• полное и сокращенное фирменные наименования организа­ции;

• наименование вида документа (УСТАВ);

• дату (датой устава является дата его утверждения);

• номер;

• место издания (город);

• заголовок к тексту (Устав — чей?);

• гриф утверждения;

• текст;

• подпись.

Текст устава состоит из определенных разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

1. Общие положения.

2. Цели, задачи, предмет деятельности.

3. Правовой статус.

4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).

5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, ос­новные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).

6. Учет и отчетность.

7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.

8. Права и обязанности участников.

9. Порядок ликвидации и реорганизации.

Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

Уставы коммерческих предприятий утверждают владель­цы, коллективы при регистрации.

Уставы муниципальных предприятий утверждают район­ные или городские администрации.

Уставы общественных организаций принимают и утверж­дают съезды этих организаций.

Положение - нормативный акт, определяющий порядок об­разования, структуру, функции, права и обязанности органи­зации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Положения оформляется на общем бланке организации, на котором указываются:

• полное официальное наименование организации;

• наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ);

• дата (датой является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом) и номер документа;

• место составления (написания);

• заголовок к тексту документа, отвечающий на вопрос «о чем?» (например: «Положение об аттестации»);

• гриф утверждения;

• текст;

• подпись разработчика (руководителя подразделения);

• печать (при необходимости);

• визы согласования.

Текст может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи и функции.

3. Управление и структура.

4. Права и обязанности.

5. Контроль деятельности.

6. Служебные контакты.

7. Ответственность.

Инструкция по отдельному виду деятельности - норматив­ный акт, регулирующий организационные, производствен­ные, финансовые и иные вопросы деятельности организации, подразделений организации и должностных лиц.

Инструкции могут издаваться: органом государственного управления, отраслевым органом управления, муниципаль­ным органом управления, руководством организации.

Инструкции бывают двух видов - типовые, разрабатывае­мые для однотипных организаций, структурных подразделе­ний, и индивидуальные, разрабатываемые для конкретной ор­ганизации, структурного подразделения. Инструкция должна содержать:

• наименование организации;

• наименование вида документа (ИНСТРУКЦИЯ);

• дату (датой инструкции является дата ее утверждения руково­дителем или вышестоящим органом) и номер;

• место составления (написания);

• заголовок к тексту;

• гриф утверждения;

• текст;

• подписи составителей;

• печать (при необходимости);

• визы.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководи­телем организации или распорядительным документом (при­казом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к приказу.

Должностная инструкция - основной организационный доку­мент, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Ее значение состоит в том, что она имеет силу юридического документа.

Различают должностные инструкции типовые и конкрет­ные.

Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть типовая должностная инструкция кассира.

Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить обезличенный ха­рактер и объявляться работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

Составление должностных инструкций обязательно только для государственных учреждений. Однако и коммерческим ор­ганизациям должностные инструкции могут быть весьма по­лезны. Например: известны случаи, когда уволенные по ка­ким-либо причинам работники обжаловали действия админи­страции в суде, ссылаясь на то, что они не были официально предупреждены о круге их должностных обязанностей.

Должностные инструкции служат основой при аттестации персонала, при увольнении работника в период испытательно­го срока, при проведении сокращения численности или штата работников.

Наличие должностных инструкций в организации позволяет: разрешать трудовые споры внутри организации без привлече­ния государственных органов;

равномерно распределять обязанности между работниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и глав­ным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей; работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Недостатком должностных инструкций можно считать сложность разработки оптимального документа.

Разрабатывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, визируется юрисконсультом ор­ганизации и кадровой службой, утверждается руководителем организации или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

• наименование организации, разработавшей инструкцию;

• наименование вида документа (ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУК­ЦИЯ);

• дату и номер;

• заголовок к тексту (отвечает на вопрос «кого?», например: «Должностная инструкция бухгалтера»);

• гриф утверждения;

• текст;

• подпись разработчика;

• печать (при необходимости);

• визы согласований.

Существует несколько методик составления должностных инструкций. Возможна методика, состоящая из четырех разде­лов:

1. Основные задачи.

2. Должностные обязанности.

3. Права. 4. Ответственность.

В наибольшем объеме должностная инструкция может со­держать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Служебное взаимодействие.

7. Оценка работы.

Необходимость в пересмотре должностной инструкции возникает в связи с изменением структуры и функций подраз­деления и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ.

Одним из обязательных реквизитов должностной инструк­ции является отметка об ознакомлении работника с должност­ной инструкцией. Должностная инструкция составляется в двух экземпля­рах и более, один из которых передается работнику;