1. Документування управлінської діяльності в органах місцевого самоврядування

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним або друкарським, такі документи, оформлені відповідно до певних правил називають управлінськими, а їх сутність управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

З погляду використання в управлінні розрізняють такі документи:

1.офіційні, власні і власного походження;

2.справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, витяги з офіційних документів.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків.

Власний - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов’язки, службове або громадське становище і у ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Документ власного походження – це документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов’язків.

Справжній - документ, відомості про час і місце створення якого і про автора яких є в самому документі або виявлені будь-яким способом    відповідають дійсності.

Оригінал офіційного документу - це перший або єдиний примірник офіційного документу.

Витяг з офіційного документу - це копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку.

Управлінські документи мають  такі   особливості:

·       створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань;

·       служать  засобом закріплення функцій    органів управління;

·       містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

·       процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов’язковості виконання. [8]

2. Перспективні напрямки документаційного забезпечення управлінської діяльності органів місцевого самоврядування

Основними перспективними напрямами документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні слід вважати:

1. Упровадження новітніх технологій шляхом: створення та широкого запровадження у діловодну практику діяльності автоматизованої системи аналізу вхідних, вихідних та внутрішніх документів; розроблення і впровадження типових інформаційних технологій для структурних підрозділів органу місцевого самоврядування; зниження випадків втрати документів; оперативності проходження та виконання документа; посилення контролю виконання документів; підвищення якості документування завдяки шаблонам документів, які зберігаються у пам’яті персонального комп’ютера тощо.

2. Використання електронних інформаційних ресурсів, зокрема веб-ресурсів органів державної влади в діяльності органів місцевого самоврядування, а також засобів Інтернет.

3. Проведення перевірок державними архівами стану документаційного забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування, систематичне консультування ними служб документаційного забезпечення органів місцевого самоврядування та проведення занять з їх персоналом з питань організації діловодства та роботи архівних підрозділів; застосування норм національного стандарту ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами». [1]