2 Способ:

• В окне открытого листа перейдите к вкладке «Формулы».

• В группе «Определенные имена» раскройте меню кнопки «Присвоить имя» и выберите пункт «Присвоить имя» (рис. 2.121).

Рис. 2.121. Вкладка «Формулы». Меню кнопки «Присвоить имя». Пункт «Присвоить имя»

• В окне «Создание имени» в графе «Имя» наберите нужное название диапазона (рис. 2.122).

Рис. 2.122. Окно «Создание имени»

• Раскройте список графы «Область» и выберите уровень действия имени – на всю книгу или на конкретный лист.

Не так уж это все и сложно, не правда ли?

15,   Переходим к созданию таблицы подстановки. Формулы, используемые в таблицах подстановки с одной переменной, должны ссылаться на ячейку ввода. Ячейка ввода – это ячейка, в которую подставляются значения из таблицы данных. В нашем случае, ячейкой ввода является ячейка C4, а диапазон ячеек B6:C15 – таблицей данных - она содержит формулы и значения подстановки. Итак,

1. Выделите диапазон ячеек B6:C15.

2. Выполните команду Данные/Таблица подстановки. На экране откроется диалоговое окно Таблица подстановки. В нашем случае аргументы функции составляют столбец, поэтому мы должны вводить ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по строкам.

3. В поле Подставлять значение по строкам укажите ячейку $C$4. Это ячейка ввода, в которую последовательно вводились бы значения, если бы не было средств таблицы постановки.

4. Нажмите кнопку OK.

    После этого таблица заполнится требуемыми значениями.

20. Если данные списка требуется структурировать и сгруппировать, можно создать структуру, содержащую до восьми уровней, по одному для отдельной группы. Каждый внутренний уровень, который представлен более высоким номером в символах структуры, содержит подробные данные для родительского уровня, отображаемого в символах структуры более низким номером. Структура позволяет быстро вывести на экран строки или столбцы итогов, а также при необходимости отобразить исходные данные по любой из групп.

Доступно создание структуры по строкам (как показано в примере, расположенном слева), столбцам и одновременно по строкам и столбцам.

Структурированные по строкам данные о продажах с группировкой по географическим регионам и месяцам, где показаны нескольких строк итогов и данных.

  Чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующие символы структуры .

  Уровень 1 содержит итоги по всем строкам данных.

  Уровень 2 содержит итоговые продажи по каждому из регионов за каждый месяц.

  Уровень 3 содержит строки подробных данных (в настоящий момент видны только строки 11 – 13).

• Чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните соответственно значок «плюс» или «минус» в символах структуры.

22. Термин информационная система (ИС) используется как в широком, так и в узком смысле.

В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией^[1].

Так же в достаточно широком смысле^[2] трактует понятие информационной системы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»^[3].

Одно из наиболее широких определений ИС дал М. Р. Когаловский: «информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей»^[4].

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации^[5].

В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин «информационная система» на практике сливается по смыслу с термином «система баз данных».

В идеале в рамках предприятия должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и т.д. Часть задач бывает «покрыта» одновременно несколькими ИС, часть задач — вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название «лоскутной автоматизации» и является довольно типичной для многих предприятий^[6].

23. Типы данных

  1.Текстовый - макс. 255 байтов

2. Мемо - до 64000 байтов

3.   Числовой - 1,2,4 или 8 байтов

     для числового типа размер поля м.б. следующим:

·      байт - целые числа от -0 до 255, заничает при хранении 1 байт

·      целое - целые числа от -32768 до 32767, занимает 2 байта

·      длинное целое - целые числа от -2.147.483.648 до 2.147.483.647, заничает 4 байта

·      с плавающей точкой - числа с точностью до 6 знаков от -3.4*10³⁸  до 3.4*10³⁸, занимает 4 байта

·      с плавающей точкой - числа с точностью от -1.797*10³⁰⁸  до 1.797*10³⁰⁸, занимает 8 байт

 

4.   Дата-время - 8 байтов

5.   Денежный - 8 байтов, данные о денежных суммах, хранящиеся с 4 знаками после запятой

6.   Счетчик - уникальное длинное целое, генерируемое Access при создании каждой новой записи - 4 байта

7.   Логический - логические данные 1бит

8.   Объект OLE - до 1 гигабайта, картинки, диаграммы и др. Объекты OLEиз приложений Windows.

9.   Гиперссылки - поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC (стандартный формат для указания пути с включением сетевого сервера файлов), либо URL(адрес объекта, документа, страницы или объекта другого типа в

24. Поля типа Счетчик

Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой; записи в таблицу.

Их значения являются уникальными, последовательно возрастающими на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любыми случайными числами.

Такие поля позволяют проводить автоматическую перенумерацию данных вне зависимости от того, в какое место таблицы вставляются данные, что бывает очень удобно при ведении различных кодификаторов, ключей и упорядоченных массивов данных, так как создает условия для применения алгоритмов быстрой сортировки и поиска данных.

 

Поля дат/время

Использование для хранения дат и времени полей, в которых данные представлены в специальном формате, предоставляет Вам ряд дополнительных преимуществ:

1. MS Access позволяет вводить и отображать даты в нескольких форматах. Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При хранении данных эти форматы автоматически преобразуются во внутреннее представление данных.

2. При вводе дат MS Access осуществляет проверку формата данных и допускает ввод только правильных дат.

В поле данного типа может содержаться любая дата и любое время: от 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. Данные этого типа занимают 8 байт.

Логические поля

Логические поля используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений. Свойство Формат поля логического поля позволяет использовать специальные форматы или один из трех встроенных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл. При этом значения Истина, Да и Вкл эквивалентны логическому значению True, а значения Ложь, Нет и Выкл эквивалентны логическому значению False.

Если Вы выберете встроенный формат, а затем будете вводить эквивалентное логическое значение, то введенное значение будет отображаться в выбранном формате. Например, если значение True или Вкл вводится в элемент управления типа Поле, для которого в свойстве Формат поля указано Да/Нет, то введенное значение тут же преобразуется в Да.

При создании специального формата удалите текущее значение из свойства Формат и введите свой собственный формат.

 

Текстовые поля произвольной длины

Текстовые поля произвольной длины (поля MEMO) могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличие между этими полями заключается в том, что длина полей типа MEMO может быть очень велика по сравнению с размером текстовых полей.

Поля объекта OLE

MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись). Для этих целей служит тип данных Поле объекта OLE. Фактический объем данных, который Вы можете ввести в поле данного типа, определяется объемом жесткого диска Вашего компьютера (до 1 Гигабайта). Числовые поля

Познакомившись с текстовыми полями, Вы знаете, что в качестве допустимых символов этот тип поля может содержать цифры. В связи с этим возникает вопрос, с какой целью вводится числовой тип полей? В качестве основных аргументов по использованию числовых полей приведем следующие соображения:

1. При вводе данных числового типа автоматически производится проверка данных. Если данные содержат текстовые или специальные символы, MS Access выдаст предупреждение и ошибочные данные не будут введены.

2. Только над числовыми полями возможно выполнение математических операций.

Прежде, чем установить размер поля, подумайте, какие значения Вы будете хранить в нем. Выбрав оптимальное значение, Вы сэкономите место для хранения данных. Для указания количества десятичных знаков используется свойство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматической установки количества знаков после запятой.

26. Одной из целей создания хорошей структуры базы данных является устранение избыточности данных (повторяющихся данных). Для этого нужно распределить данные по нескольким отдельным, тематически организованным таблицам, чтобы каждый факт был представлен один раз. В приложении Microsoft Office Access 2007 будут предоставлены средства сбора разбросанных данных — это делается путем помещения общих полей в связанные таблицы. Но чтобы корректно выполнить это действие, нужно сначала понять взаимосвязи между таблицами и описать эти взаимосвязи в базе данных Office Access 2007.