Тема 6.2 Исправление ошибок в учетных записях

Заполняя учетные регистры, бухгалтер может допускать ошибки из-за утомления, небрежности или неисправности вычислительной техники.

Ошибки могут быть:

1. локальные – информация искажается только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата);

2. транзитные – если ошибки автоматически проходят через несколько учетных регистров (например, неправильная запись суммы в журнале хронологической регистрации ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).

Ошибки могут быть допущены в тексте операции, тогда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке и в числах (наиболее распространенные).

Часто бухгалтер, записав сумму в дебет одного счета, забывает записать ее в кредит другого счета или, наоборот, записав сумму в журнал, забывает разнести ее по счетам.

Иногда, заполнив регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом учете.

Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами:

1. корректурным;

2. дополнительных проводок;

3. сторнировочным

Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое.

При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Содержание исправленной ошибки может быть оговорено примерно такой записью:

«Исправлено 210 (двести десять) рублей на 260 (двести шестьдесят) рублей»

Подпись: бухгалтер Григорьева Т.И. 2.06.2007г.

Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. Неоговоренные исправления в учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операций не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы учета до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета – до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются.

В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, в которой со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана.

Такая справка представляет собой документ бухгалтерского оформления и является основанием для исправления бухгалтерской ошибки.

Данные справки заносят в Главную книгу отдельной строкой, где они хранятся при соответствующих регистрах обособленно.

Корректурный способ применяется и для исправления в кассовой книге, а также других регистрах аналитического учета (например, в карточках расчетов с разными дебиторами и кредиторами) в тех случаях, когда соответствующие записи в синтетическом учете сделаны правильно. Исправления, сделанные корректурным способом в кассовой книге, заверяются подписями кассира и главного (старшего) бухгалтера.

Когда в учетных регистрах итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем отчетном периоде, т.к. необходимая отчетность уже представлена в соответствующие адреса.

Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов. Например, из кассы организации выдано подотчетному лицу 8 000 рублей.

В учете отражена сумма 800 рублей

Д71 К50 800 руб.

При обнаружении ошибки составлена справка, на основании которой производится дополнительная проводка

Д71 К50 7 200 руб.

Таким образом, сумма обеих проводок отражает произведенную операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств 8000 рублей (800 + 7200).

Сторнировочные записи – это исправленные записи методом «красное сторно» (от итальянского storno – перевод счета).

Этот способ применяют:

1. При исправлении ошибок в корреспонденции счетов.

2. Когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции.

Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю.

После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.

Например, в кассу предприятия с расчетного счета поступило 20 000 рублей. Бухгалтер ошибочно указала неправильную корреспонденцию счетов:

Д50 К51 200 000 руб.

Для исправления ошибки составляется такая же бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красными чернилами

Д50 К51 (- 180 000) руб.