• Проведение заключительного совещания

По окончании аудита СМК проводится заключительное совещание в проверяемом подразделении, на котором руководитель аудиторской группы:

• предоставляет для ознакомления заполненные акты о несоответствии, чтобы руководители проверяемых подразделений или ответственные должностные лица правильно поняли результаты аудита, подписали их, определили корректирующие мероприятия и согласовали сроки их устранения;

• подводит итоги аудита СМК и делает предварительные выводы (заключение) о соответствии СМК критериям аудита.

Руководители проверяемых подразделений разрабатывают корректирующие действия, назначают ответственных лиц и сроки исполнения по каждому несоответствию.

В случае если руководитель проверяемого подразделения (или ответственное должностное лицо) отказывается подписывать акты о несоответствиях, но не может предоставить необходимых доказательств, чтобы отклонить их, руководитель аудиторской группы фиксирует это в отчёте, представляя на рассмотрение руководителю предприятия.

• Оформление отчёта (акта) по результатам аудита

По результатам аудита СМК руководитель аудиторской группы оформляет отчёт (акт).

К отчету, как правило, прикладываются план аудита СМК и акты о несоответствиях (включая отклоненные и аннулированные).

Копии актов о несоответствиях с соответствующими подписями руководитель аудиторской группы передаёт руководителям проверенных подразделений или ответственным должностным лицам для устранения несоответствий.

Более подробно оформление отчёта (акта) по результатам аудита СМК будет изложен в следующем разделе.

7. Оформление результатов аудитов смк

Þ Оформление результатов аудитов СМК

После проведения заключительного совещания руководитель аудиторской группы оформляет итоговый отчёт по результатам аудита СМК.

Руководитель аудиторской группы отвечает за подготовку и содержание отчёта (акта) по аудиту. Отчёт (акт) по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту и должен включать следующие основные сведения:

• цели аудита;

• область аудита, в частности, идентификация проверенных организационных и функциональных подразделений или процессов и охватываемый период времени;

• идентификация руководителя и членов аудиторской группы;

• даты и места проведения аудита на месте;

• критерии аудита;

• выводы аудита;

• заключения по результатам аудита.

• план аудита;

• свидетельства, полученные в ходе аудита (протоколы о несоответствиях);

• подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита (при необходимости);

• области, не охваченные аудитом, но находящиеся в области аудита;

• неразрешенные противоречия между аудиторской группой и проверяемым подразделением (должностным лицом);

• рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями аудита;

• заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета (при необходимости);

• перечень адресов рассылки отчета по аудиту.

Отчёт подписывается руководителем аудиторской группы, аудиторами, осуществлявшими аудит СМК, и утверждается руководством предприятия.

Отчёт (акт) по аудиту должен быть подготовлен в согласованные сроки. Если это невозможно, то о причинах задержки необходимо сообщить руководству предприятия и согласовать новый срок подготовки отчёта.

Отчёт (акт) по аудиту должен быть датирован, проанализирован и утверждён в соответствии с процедурами предприятия.

Отчёт (акт) по аудиту должен быть разослан заинтересованным получателям.

Члены аудиторской группы и все, кто получает отчёт (акт) по аудиту, должны соблюдать требования конфиденциальности содержимого отчёта (акта).

Аудит считается завершенным, если все процедуры, предусмотренные планом аудита, выполнены, и утвержденный отчёт (акт) по аудиту разослан.

Документы, имеющие отношение к аудиту, следует хранить или уничтожать на основании соглашения между участвующими сторонами в соответствии с процедурами установленными на предприятии, нормативными требованиями и требованиями контрактов.